企業(yè)檔案管理中大數(shù)據(jù)分析法的應(yīng)用

黃華

[摘? ? 要] 伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，信息化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式已經(jīng)是整個(gè)時(shí)代的發(fā)展的必然，方便人們查詢和共享信息，為人們獲取信息提供了方便。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)檔案管理也受到一定程度的影響。為了提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，企業(yè)必須不斷加強(qiáng)管理，合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析法，進(jìn)而促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)的現(xiàn)代化管理。完善現(xiàn)有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化工作流程，提高工作效率和質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞] 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;企業(yè)檔案管理;大數(shù)據(jù)分析法

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 21. 071

[中圖分類(lèi)號(hào)] G271? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）21- 0180- 02

0? ? ? 引? ? 言

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)企業(yè)人力資源管理提出了更嚴(yán)格的要求，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的主要工作內(nèi)容，必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息管理。大數(shù)據(jù)分析法作為一種科學(xué)的管理模式合理應(yīng)用可以提升管理質(zhì)量與效果。

1? ? ? 大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理技術(shù)手段

1.1? ?數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是通過(guò)對(duì)信息內(nèi)容所包含的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的挖掘和分析，探索其在大量數(shù)據(jù)信息中的內(nèi)在規(guī)律。在實(shí)踐中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)主要是通過(guò)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、查詢和實(shí)施等幾個(gè)過(guò)程來(lái)實(shí)現(xiàn)的。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用可以有效地提高決策的效果和質(zhì)量。通過(guò)日常管理中數(shù)據(jù)信息的集中處理和集成，一些企業(yè)會(huì)發(fā)現(xiàn)企業(yè)的數(shù)據(jù)信息量大、信息量大，信息冗余問(wèn)題嚴(yán)重。毫無(wú)疑問(wèn)，這種情況的存在給數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的準(zhǔn)備帶來(lái)了一些困難，因?yàn)槠髽I(yè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的功能還不完善，即信息數(shù)據(jù)的登記、檢索和統(tǒng)計(jì)。在大量信息數(shù)據(jù)中找不到的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)的值。在這方面，有必要對(duì)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行系統(tǒng)的分析和深入的挖掘，挖掘其內(nèi)在規(guī)律和價(jià)值。

1.2? ?數(shù)據(jù)收集和傳播技術(shù)

從計(jì)算機(jī)的角度來(lái)看，在信息傳遞過(guò)程中，無(wú)論什么樣的信息是可變的，為了保證信息的真實(shí)性，都有必要在信息傳遞過(guò)程中對(duì)信息進(jìn)行系統(tǒng)的處理。因此，在信息發(fā)布過(guò)程中，員工應(yīng)加強(qiáng)信息的處理，加強(qiáng)管理，確保信息的有效傳遞。然而，在信息傳輸過(guò)程中，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)相對(duì)煩瑣，其工作過(guò)程相對(duì)復(fù)雜，因?yàn)樵谛畔⑹占驼磉^(guò)程中，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)必須高效、方便，需要通過(guò)數(shù)據(jù)采集和傳播技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理配置，并進(jìn)行整理、系統(tǒng)處理，以確保信息的內(nèi)在價(jià)值和功能。

在信息管理中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)并不簡(jiǎn)單地處理各種信息數(shù)據(jù)，而是要對(duì)不同信息技術(shù)的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性進(jìn)行探討，深入分析，綜合其關(guān)聯(lián)性特點(diǎn)，強(qiáng)化安全管理，要針對(duì)各種信息進(jìn)行系統(tǒng)的驗(yàn)證和分析，進(jìn)而在根本上保證各種信息的安全性。信息安全技術(shù)的應(yīng)用可以達(dá)到這一效果。信息安全技術(shù)的管理不僅可以提高信息處理的質(zhì)量，而且可以保證信息的準(zhǔn)確性。

1.3? ?信息處理與存儲(chǔ)技術(shù)

在“大數(shù)據(jù)”環(huán)境下，由于信息量大、內(nèi)容復(fù)雜，這些信息在網(wǎng)絡(luò)中有著密切的關(guān)系，形成了相關(guān)的結(jié)構(gòu)。在這種情況下，信息處理必然存在一些問(wèn)題和不足，為了提高信息處理的質(zhì)量和速度，在短時(shí)間內(nèi)在海量信息中快速、準(zhǔn)確地找到信息內(nèi)容，準(zhǔn)確分析用戶的瀏覽信息，就要通過(guò)信息技術(shù)數(shù)段，利用信息處理與存儲(chǔ)技術(shù)存儲(chǔ)和分析用戶的相關(guān)數(shù)據(jù)信息以及數(shù)據(jù)庫(kù)中周?chē)南嚓P(guān)內(nèi)容，以加快數(shù)據(jù)的響應(yīng)速度。

2? ? ? 大數(shù)據(jù)時(shí)代下的企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

2.1? ?高準(zhǔn)確率

傳統(tǒng)的檔案管理中，管理者主要是通過(guò)手工記錄，核對(duì)，最后確認(rèn)。沒(méi)有計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，只能通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，很難保證在整個(gè)過(guò)程中出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤，并且最為重要的一點(diǎn)就是會(huì)計(jì)人員的信息造假可能直接導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)運(yùn)作出現(xiàn)危機(jī)。相比于傳統(tǒng)的檔案管理，信息化的使用給檔案管理工作者帶來(lái)一個(gè)良好工作途徑，大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理基于信息化進(jìn)行，一方面保證了整個(gè)運(yùn)行過(guò)程的透明化，另一方面可以直接保證檔案管理統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確度。能夠及時(shí)地反映公司的整個(gè)檔案管理情況，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，為決策者提供一個(gè)良好的數(shù)據(jù)依據(jù)。數(shù)據(jù)化的檔案管理在保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，防止相關(guān)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)造假，能夠給公司的運(yùn)行提供及時(shí)的指導(dǎo)意見(jiàn)。

2.2? ?高效化管理

信息化的發(fā)展給檔案管理者帶來(lái)了良好的管理途徑，管理者獲取信息的途徑增多，企業(yè)的各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系增多，信息的傳遞更加透明化。檔案管理部門(mén)能夠第一時(shí)間獲取公司的生產(chǎn)資料和生產(chǎn)情況，根據(jù)公司的運(yùn)營(yíng)情況及時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略計(jì)劃，完善整個(gè)公司的發(fā)展。大數(shù)據(jù)同樣能夠在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理和整合，對(duì)于同行業(yè)或者公司的發(fā)展，大數(shù)據(jù)能夠提供一個(gè)良好的檔案管理，調(diào)動(dòng)信息的流通，從而提高公司效益。

2.3? ?深入分析數(shù)據(jù)

智能檔案管理中，管理者可以通過(guò)大數(shù)據(jù)了解公司的運(yùn)行的基本情況，對(duì)于數(shù)據(jù)反映的問(wèn)題能夠做出及時(shí)的調(diào)整，保證公司的正常運(yùn)行。大數(shù)據(jù)的好處之一就是能夠?qū)崟r(shí)地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的監(jiān)控，在公司的運(yùn)行過(guò)程中，如果出現(xiàn)了一個(gè)方面的數(shù)據(jù)異常或者偏差較大，管理者可以很好地通過(guò)分析了解問(wèn)題的本源，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)計(jì)，智能化的檔案管理就能夠很好地利用數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的價(jià)值，同時(shí)能夠把各個(gè)部門(mén)的資金流向詳細(xì)的展示出來(lái)，方便公司管理和提高效率。

3? ? ? 大數(shù)據(jù)分析法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用分析

在企業(yè)檔案管理過(guò)程中要合理的應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)與手段，在實(shí)踐中要重視管理技術(shù)與設(shè)備的引入，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)提升服務(wù)質(zhì)量，其具體如下。

3.1? ?引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備

加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析法整合企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)際情況，并無(wú)縫銜接。只有這樣，才能為人力資源管理信息化的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。因此，在實(shí)踐中，運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)手段和設(shè)備，建設(shè)一個(gè)完整的網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)。

對(duì)此，在實(shí)踐中更要重視硬件與軟件設(shè)備的管理，基于企業(yè)檔案管理的實(shí)際狀況合理的配置相關(guān)設(shè)備，基于大數(shù)據(jù)為支持，應(yīng)用智能化的軟件系統(tǒng)，在軟件硬件以及大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的支持之下，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案管理的信息化、智能化管理。

3.2? ?加強(qiáng)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)在查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)和快速生成表格方面具有顯著的優(yōu)勢(shì)，但在實(shí)踐中不能滿足相關(guān)人員對(duì)檔案信息的組織識(shí)別。通過(guò)實(shí)踐中的全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，對(duì)材料評(píng)估等工作可以從根本上提高企業(yè)檔案利用的工作效率，系統(tǒng)地整合各類(lèi)信息，深化企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。有效提高工作效率和質(zhì)量，是保護(hù)單位檔案的重要途徑。全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)可以根據(jù)咨詢的需要進(jìn)行簡(jiǎn)化。

完善的企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)，以具體的管理權(quán)限為基礎(chǔ)，可以實(shí)現(xiàn)逐層企業(yè)檔案局域網(wǎng)的建設(shè)，利用局域網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)信息的鏈接，并可以進(jìn)行檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。它可以提高檔案管理的有效性，真正實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化。在實(shí)踐中，必須構(gòu)建完善的企業(yè)管理信息中間線，充分發(fā)揮其指導(dǎo)和技術(shù)支持的作用，規(guī)范企業(yè)檔案信息的流通渠道。

3.3? ?通過(guò)大數(shù)據(jù)分析提升服務(wù)質(zhì)量

通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)資源流向、流量和流量的分析，計(jì)算分析了數(shù)字檔案的需求和服務(wù)能力，合理確定了數(shù)字檔案的服務(wù)資源，實(shí)現(xiàn)了資源共享。同時(shí)，利用信息數(shù)據(jù)對(duì)顧客滿意度、資源的利用和分配以及發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行深入分析，通過(guò)信息循環(huán)的方式進(jìn)行反饋處理，實(shí)現(xiàn)了信息導(dǎo)航、讀者服務(wù)等功能，真正實(shí)現(xiàn)了以數(shù)據(jù)為導(dǎo)向的服務(wù)模式。

基于大數(shù)據(jù)庫(kù)的資源平臺(tái)改造，通過(guò)資源整合和統(tǒng)一調(diào)度應(yīng)用，解決了資源共享和專業(yè)資源與本地資源在不同領(lǐng)域的整合問(wèn)題。作為整體綜合資源的重要組成部分，對(duì)用戶不同維度的信息內(nèi)容進(jìn)行了匯總和細(xì)化，并基于這些維度構(gòu)建數(shù)據(jù)立方體，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)資源的預(yù)測(cè)和分析。這將有效地提高資源利用的效率和質(zhì)量。

4? ? ? 大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)轉(zhuǎn)型與大數(shù)據(jù)檔案的管理策略探究

4.1? ?轉(zhuǎn)變觀念

企業(yè)的檔案管理人員是整個(gè)檔案工作順利進(jìn)行的保證，檔案人員的辦事效率直接決定了公司檔案的管理。因此，在檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員要及時(shí)改變傳統(tǒng)的管理思路，積極地借助于大數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和檔案的分析，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)反映和統(tǒng)計(jì)出來(lái)，給決策者提供一個(gè)良好的數(shù)據(jù)依據(jù)。在檔案管理方面，增加檔案管理人員的積極性，及時(shí)掌握相關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)軟件的基本知識(shí)，加強(qiáng)檔案知識(shí)的掌握，提高綜合能力。能夠?qū)φ麄€(gè)檔案運(yùn)行情況進(jìn)行一個(gè)客觀的分析，對(duì)于屬于中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反映，降低檔案風(fēng)險(xiǎn)，保證公司的正常良好運(yùn)行。

在檔案管理過(guò)程中，及時(shí)培養(yǎng)從業(yè)人員的管理意識(shí)，指導(dǎo)具體的管理意見(jiàn)能夠落實(shí)到具體的管理中，及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，建立完善的管理體系，確保檔案管理從根本上發(fā)生改變和革新，增強(qiáng)公司的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力和掌控能力，提高公司的運(yùn)行效益。

4.2? ?提高企業(yè)的信息化建設(shè)

智能檔案依靠大數(shù)據(jù)和信息化，主要是在信息化的背景下進(jìn)行的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，因此，信息化的建設(shè)對(duì)于企業(yè)的檔案管理有著重要的作用。智能檔案一方面能夠減少?gòu)臉I(yè)人員的計(jì)算量和核對(duì)的時(shí)間，另一方面也對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度有一個(gè)良好的保證。檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)意義，對(duì)于數(shù)據(jù)反映出來(lái)的問(wèn)題及時(shí)報(bào)告出來(lái)。信息化建設(shè)能夠很好地整合各個(gè)部門(mén)之間的資源，能夠很好地反映每一個(gè)部門(mén)出現(xiàn)的問(wèn)題，方便管理者有針對(duì)性地提出解決方案。同時(shí)，加強(qiáng)信息化建設(shè)能夠很好地保證檔案的管理的透明度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)應(yīng)的調(diào)整公司發(fā)展戰(zhàn)略，提高整個(gè)市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

5? ? ? 結(jié)? ? 語(yǔ)

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的管理工作。在管理過(guò)程中，管理者要與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善自己的管理理念，在實(shí)踐中探索合適的檔案管理方法和手段，全面促進(jìn)檔案管理的有效發(fā)展。完善企業(yè)制度，強(qiáng)化檔案管理觀念，提高企業(yè)檔案工作者的綜合素質(zhì)和能力，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理模式，為企業(yè)的發(fā)展提供寶貴的檔案信息資源。

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