工程建設項目檔案質量的思考與實踐

付亞冰

【摘 要】隨著我國現代化腳步不斷加速帶來的工程建設的全面發展，在工程建設項目上需要進行施工的細節化檔案質量管理，對于設備和生產技術資料進行匯總并在后期進行嚴格的審查來提高工程質量，本文主要先對目前形勢下我國工程建設常出現的非預期質量管理問題進行剖析，再針對問題從時間軸上提出一些檔案管理的有效方法。

【關鍵詞】工程建設項目;檔案管理質量;思考探究

目前從我國工程領域建設發展趨勢來說建設資料和設備檔案正逐漸合并形成一體化管理方式，眾多工程領域需要在相關管理部門的共同努力下完成對項目檔案的質量監管和檔案傳承。

一、項目檔案進行工程建設中的非預期質量管理問題

（一）在工程建設中具體的檔案質量管理不按照檔案管理規定進行

在工程建設過程中對項目檔案的管理需要嚴格按照檔案管理的相關流程和規定進行，一般來說在目前成熟的工程企業內部都具有較完善的設備檔案建設體系和一定的規定要求，檔案管理執行人員需要結合工程建設項目的具體特點貫徹執行對工程文件的信息歸檔管理，在工程建設內部常會在工程初期對項目檔案管理缺少一定的管理基礎，無論從人員的意識層次還是企業工程的資源投入等都阻滯了項目檔案的正常管理，相關人員不按管理規定或者缺少響應的管理要求意識而造成非預期檔案管理問題[1]。

（二）在工程建設中具體的檔案質量管理無法平衡內部資料需求

在我國目前的工程建設領域里仍缺乏對工程項目的檔案質量管理系統完善步驟，具體來說體現在工程建設過程中一個無法避免的矛盾，工程建設的施工資料在同一時間將面向眾多施工單位而產生內部資料供需不平衡的矛盾，檔案管理與圖紙管理在具體的工程建設中存在很多不同點，圖紙管理分為施工和竣工兩個階段進行時間把控，且設計圖紙和竣工圖紙分別為施工單位和建設單位單獨負責，而檔案管理則采取直線式管理模式，同一時間同一資料只為一個調取部門負責，在具體工程的安裝、調試、運行三大步驟完成后就因立刻歸檔來為后續人員的使用做好準備。

二、對工程建設過程中非預期質量管理問題的項目檔案改進方法

（一）對工程建設中具體的檔案質量進行資料的早期管理

1.對工程建設項目進行檔案管理體制流程上的完善

一般設備檔案管理在前期發展不成熟時主要依靠工程建設雙方的簽署合同進行內部資料和設備資源的供需平衡管理，這種方式形成早且負責范圍廣泛有著形成檔案管理體制的完好前提，在工程企業內部建設的自我要求下需要進行檔案質量管理的體制流程建設來改善工程項目的早期運行機制，在保障工程早期管理無誤的前提下要合理進行內部檔案管理的投資、設計和設備采購等信息的匯總歸檔管理，明確雙方之間的合同內容來完成制定的工程開展流程，要建立合理的檔案資料交接方式和明確無誤的歸檔程序[2]。

2.對工程建設項目進行檔案管理制度的合理管控

在現金的工程項目檔案質量管理過程中需要對工程建設的早期工程事件進行早期控制來為進一步深入管理打好基礎，早起管理需要工程內部建設合理的檔案管理制度來確保企業自身的設備資料能與簽署合同內容一致，要成分將歸檔責任和部門職能進行責任和義務上的掛鉤來提高企業制度的運行能力，制度上重點要培養相關工程人員的檔案歸檔意識，加強各部門之間的相互聯系和資料共享來提高工程內部的檔案流通和儲存質量，需要多部門共同聯合進行設備檔案管理來形成管理上的合力。

（二）對工程建設中具體的檔案質量進行過程化管控

1.加強工程建設項目進行檔案管理的資料開箱驗收

工程內部需要對設備資料的開箱驗收環節格外重視來完善內部資料檔案化管理流程，作為率先接觸到設備資料的有關部門要充分發揮自身的部門職能來充分反映到檔案資料管理的質量至上，要對開箱的設備進行名單上的確認和細節上的記錄以便進行名單目錄的整理和反饋，將反饋及時進行歸檔處理來作為后期工程資料審查調取的依據，審核完成后要對設備進行按類型和種類的統一化管理劃分，并自動新建一個存儲空間來對設備資料進行獨立管理形成企業檔案。

2.保證對工程建設項目進行安裝調試運行的全過程檔案管理

在具體的工程建設過程中對設備資料進行常規的安裝、調試和運行具有很高的必要性，運行測試的設備結果是企業內部設備資料的強力佐證，在檔案管理環節上驗證了設備資料初步開箱驗收的質量水準同時也為后續的設備資料運行進行了一定的檔案資料積累，對于實地應用的設備資料現實化管理是漸進的分段過程，在每一個環節都需要各部門發揮職能來充分進行設備資料的整合處理。

3.強化對工程建設項目進行檔案管理的檔案交接環節

在工程建設環節進行檔案的正常交接是對整個設備資料管理的延續和發展，充分發揮了資料檔案化管理的具體意義即為整個工程項目進行理論背后的輔助，在施工單位完工后進行建設工地轉移前要進行設備檔案的完整交接，交接內容需要完整和數據記錄需要完善來提高交接內容的權威性和有效性，設備檔案資料要及時上交給上級部門來確保相關管理流程的不間斷，要定期且分時段的進行設備資料的提交來化整為零地進行檔案核算管理[3]。

（三）對工程建設中具體的檔案質量進行后期完善

1.加強工程建設項目進行檔案管理的審核簽證確認

工程建設項目需要對檔案的審核簽證完成度進行反復確認來確保檔案處理的有效性，在一般的工程建設內部均以部門任務完成后進行匯報完成度的方式進行工程上的進度依據，相關管理、施工、檢測部門需要嚴格貫徹自身部門的職能，在自我責任范圍內進行審核查算驗收來確保簽收質量，要進行一定的設備資料完成質量改進來作為財務記錄上有效的數據資料依據，對于設備資料的管理需要各部門自覺承擔責任來有效解決環節的細微問題，對于檔案管理過程中的審核簽證環節要隨著工程進度進行不斷完善。

2.強化工程建設項目進行檔案管理的案卷核查體系

介于在工程建設中應用設備的檔案管理因設備和工程規模不同而形成檔案類型復雜、檔案管理要求眾多和管理設備內容豐富等檔案管理阻礙，且隨著現代化不斷發展，對于設備資料的檔案化管理需要與時俱進地不斷進行細節上的更新，這些方面的不斷改善都需要建立在完整的案卷歸檔的基礎上，要進行檔案核查體系的不斷完善來提高工程共享項目的檔案管理質量，要做到在案卷統一化管理的基礎上實現對多載體資料的檔案應用[4]。

3.完善工程建設項目進行檔案管理的驗收流程

對于檔案管理的最終驗收需要建立在真實性的操作基礎上，對于檔案的案卷控制要進行嚴謹的核算來確保檔案質量，驗收過程需要多方單位共同努力來提高驗收質量，需要各部門單位合理分工針對不同的檔案特點進行人性化驗收，一旦出現驗收問題需要設備檔案資料來進行責任追究。

三、結束語

就目前我國的工程建設來說仍缺少一定的設備檔案管理體制，再檔案統一化管理的效率上不能進行有效的改善，從管理技術和人員素質上得不到有效保證，隨著我國工程建設的不斷發展需要對項目檔案進行制度和流程上的質量管理來提高工程完成效率和質量。

【參考文獻】

[1] 熊叢文. 淺談基建工程檔案信息資源共享實踐思考[J]. 智能城市， 2018， 4（20）：149-150.

[2] 趙麗芳， 邱懷紅. 淺談對電企重點電網建設項目檔案管理的思考[J]. 中國電子商務， 2011（5）：327-327.

[3] 高永青. 高校質量工程項目檔案材料建設的整體思考[J]. 蘭臺世界， 2013（14）：48-49.

[4] 鄭建民， 王艷紅. 臨汾市水土保持工程項目檔案收集管理的實踐與思考[J]. 中國水土保持， 2016（3）：9-11.