基于執(zhí)法檔案價值的事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的路徑分析

趙巖

【摘 要】對于具有執(zhí)法職能的事業(yè)單位而言，其不僅需要對公文檔案、人事檔案、財會檔案進行管理，更需要對執(zhí)法檔案進行管理。相較于國外，我國在執(zhí)法檔案管理領域的整體水平不高，執(zhí)法檔案對于單位執(zhí)法工作的推動作用不明顯，制約了檔案事業(yè)的整體發(fā)展。為此，如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理機制，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理內容，需要從理論上加以探討。本文從執(zhí)法業(yè)務與檔案管理聯(lián)系的角度出發(fā)，分析事業(yè)單位執(zhí)法檔案的價值，闡述自身關于事業(yè)單位執(zhí)法檔案管理工作的看法，希望能夠提升國內執(zhí)法檔案管理工作的整體水平。

【關鍵詞】執(zhí)法檔案;事業(yè)單位;協(xié)同;優(yōu)化管理

一、事業(yè)單位執(zhí)法檔案的概念以及特征

事業(yè)單位執(zhí)法檔案主要是指事業(yè)單位在執(zhí)法工作中形成的，作為原始記錄保存起來以供未來決策參考、備查、檢查的文字、聲像、影像以及其他信息資源的總稱。不僅是事業(yè)單位行政執(zhí)法活動的原始記錄，也是事業(yè)單位執(zhí)法工作的重要憑證[1]。相較于其他類型檔案，事業(yè)單位執(zhí)法當納具有以下特點：第一，業(yè)務性。事業(yè)單位執(zhí)法檔案中的信息資源均來源于事業(yè)單位執(zhí)法工作，具有明顯的業(yè)務性。第二，價值性。事業(yè)單位執(zhí)法檔案更具有價值，能夠為事業(yè)單位執(zhí)法工作提供決策依據(jù)，提升執(zhí)法工作效率以及質量。

二、事業(yè)單位執(zhí)法檔案的價值

（一）提升事業(yè)單位執(zhí)法工作的實效

事業(yè)單位執(zhí)法檔案可以全面反映事業(yè)單位各項執(zhí)法活動，能夠為事業(yè)單位未來執(zhí)法工作提供依據(jù)，提升執(zhí)法工作的實效。第一，執(zhí)法工作人員通過查詢執(zhí)法環(huán)節(jié)、執(zhí)法程序中形成的檔案資料，可以找出現(xiàn)階段執(zhí)法工作中存在的不足，確保執(zhí)法活動高效、扎實[2]。第二，執(zhí)法檔案是事業(yè)單位各項執(zhí)法活動的最終記錄，能夠為后期上級單位檢查提供明確的依據(jù)，準確評價執(zhí)法工作人員的履職行為，提升執(zhí)法工作人員規(guī)范意識以及責任意識，確保執(zhí)法活動規(guī)范、科學。第三，執(zhí)法檔案能夠有效防止執(zhí)法亂象的發(fā)生，真正實現(xiàn)有法可依、違法必究的目的，推動單位執(zhí)法工作轉型升級。

（二）促進事業(yè)單位長遠穩(wěn)定發(fā)展

第一，事業(yè)單位通過查詢執(zhí)法檔案，可以更好地了解、分析以及總結過去某一時期內單位執(zhí)法工作中存在的漏洞，有針對性地擬定相關決策，促進事業(yè)單位長遠穩(wěn)定發(fā)展[3]。第二，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式，能夠大幅度提升執(zhí)法文化制作、執(zhí)法信息資源收集、執(zhí)法信息資源整合的效率，節(jié)省事業(yè)單位人力、物力以及財力。第三，事業(yè)單位執(zhí)法檔案具有宣傳教育性、經驗成果性、憑證性等特性，能夠最大限度地促進公正、公平執(zhí)法，提升人民群眾對于事業(yè)單位執(zhí)法工作的滿意度。

三、事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的基本路徑

（一）立足于執(zhí)法業(yè)務實際，健全檔案管理機制

第一，事業(yè)單位要進一步優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的流程，明確執(zhí)法工作人員移交檔案資料時的流程、內容以及移交清單，確保相關執(zhí)法材料能夠完整、真實、準確的移交至檔案管理部門。第二，事業(yè)單位要優(yōu)化責任落實機制，明確檔案移交前后、檔案借閱前后、檔案調閱前后中的檔案保密責任以及檔案安全管理責任，提升檔案管理專責以及執(zhí)法工作人員的責任意識、檔案安全意識以及檔案保密意識。第三，事業(yè)單位要統(tǒng)一不同類型檔案的整理方法。例如，圖片、聲像、影像等檔案應當如何歸檔;紙質檔案應當如何裝訂組卷;執(zhí)法檔案材料應當如何排序等等，都需要事業(yè)單位從規(guī)章制度層面加以明確，進而規(guī)范檔案管理專責以及執(zhí)法工作人員的相關行為。

（二）加強業(yè)務協(xié)同，依托業(yè)務開展檔案管理工作

事業(yè)單位執(zhí)法檔案管理與事業(yè)單位執(zhí)法業(yè)務具有緊密的聯(lián)系。一方面，事業(yè)單位執(zhí)法業(yè)務中產生的執(zhí)法證據(jù)、執(zhí)法依據(jù)、文件材料以及其他信息資源需要進行歸檔。另一方面，事業(yè)單位檔案又能夠為事業(yè)單位執(zhí)法工作的開展提供決策依據(jù)以及工作指引。為此，必須要加強事業(yè)單位檔案管理工作與執(zhí)法業(yè)務之間的聯(lián)系，形成業(yè)務協(xié)同模式。第一，事業(yè)單位要提升檔案管理專責對于事業(yè)單位執(zhí)法業(yè)務的了解程度以及熟悉程度，確保檔案管理專責能夠根據(jù)執(zhí)法檔案的特點開展檔案管理工作。為此，事業(yè)單位可以探索建立輪崗機制，由檔案管理人員到具體的執(zhí)法業(yè)務崗位進行學習，了解執(zhí)法檔案信息資料收集、整理以及利用的重點，提升單位執(zhí)法檔案管理實效。第二，事業(yè)單位要加強執(zhí)法工作人員與檔案管理人員的溝通與協(xié)作，通過檔案信息化系統(tǒng)打通兩個部門的信息溝通壁壘，提升信息資源收集、移交、整合、歸檔的效率，形成一體化管理。

（三）優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)板塊，提升單位整體運行效率

事業(yè)單位要根據(jù)本單位具體的業(yè)務情況，對檔案信息化管理系統(tǒng)中的版塊進行優(yōu)化，確保相關執(zhí)法信息能夠及時傳輸、儲存以及歸檔。以路政執(zhí)法為例，事業(yè)單位可以在檔案信息化管理系統(tǒng)中設置路政執(zhí)法板塊。執(zhí)法工作人員根據(jù)執(zhí)法信息種類的不同，及時將路政應急處置信息、通信信息、收費信息、養(yǎng)護信息、路政賠償信息、路政處罰信息、路政強制信息錄入到相應的路政執(zhí)法板塊后，再由檔案管理人員進入相關操作系統(tǒng)進行歸檔，推動執(zhí)法工作與檔案管理工作的專業(yè)化。同時，通過這種方式，也可以為日后查找相關檔案提供指引，提升檔案檢索的便利性，實現(xiàn)檔案檢索的精準定位。具體到實踐中，還需要各個事業(yè)單位根據(jù)本單位的執(zhí)法業(yè)務情況，有指向性地設計相關板塊，才能實現(xiàn)歸檔效率最大化。

四、結束語

執(zhí)法檔案不僅是事業(yè)單位執(zhí)法工作的體現(xiàn)，也是執(zhí)法工作人員履職成果的表現(xiàn)。只有充分認識執(zhí)法檔案的價值，并結合單位執(zhí)法工作現(xiàn)狀開展執(zhí)法檔案管理工作，才能最大限度地提升事業(yè)單位執(zhí)法效率以及執(zhí)法質量，解決執(zhí)法過程中存在的漏洞。一方面，事業(yè)單位要進一步優(yōu)化內部檔案管理機制，加強頂層設計，指導執(zhí)法工作人員以及檔案管理人員開展相應的信息資源收集、整合工作。另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員要樹立整體意識、創(chuàng)新意識、協(xié)同意識以及網絡意識，充分利用現(xiàn)代化信息技術開展執(zhí)法檔案管理工作，借鑒其他單位在執(zhí)法檔案管理領域的先進經驗，不斷為單位執(zhí)法檔案管理工作建言獻策，實現(xiàn)自身職業(yè)價值以及人身價值。

【參考文獻】

[1]葛德鋒.淺談交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理[J].青海交通科技，2019（01）：14-16.

[2]凌莉莉.檔案見證改革開放[J].科學咨詢（科技·管理），2018（10）：43.

[3]蘇同磊.行政執(zhí)法檔案管理工作中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2018（04）：104.