提升事業單位檔案管理信息化建設的對策

■張絮（靖宇縣移民服務中心）

隨著信息時代的到來，計算機已經成為當今社會發展的中流砥柱，因此建設事業單位檔案管理信息化是事業單位發現的必然趨勢，其發揮的作用自是不然而喻的。但就我國現階段事業單位檔案管理信息化建設的現狀來看，仍然存在一定的不足，并在建設過程中暴露出了一些問題，為了更好的促進我國事業單位檔案管理的信息化建設，必須的針對現階段的不足和問題進行有效的解決，才能不斷的推動我國事業單位檔案管理的信息化建設進程。

一、事業單位檔案管理信息化建設的意義

（一）永久性的保存事業單位檔案信息

在事業單位檔案管理工作中，傳統的檔案管理都是對紙質版檔案進行保存，但是紙質版的信息在保存過程中會受到環境中溫度、濕度等因素的影響，導致紙張出現發霉或者損壞的問題，特別是長期保存的文件還可能出現丟失問題，當出現突發事件時開會對檔案造成無法挽救的破壞，例如：水災，火災等。因此，紙質版的檔案很難完好無損的進行長期保存。但是在事業單位檔案管理信息化建設中，將使用數字化檔案取代傳統的紙質版檔案，將所有檔案信息存放到計算機磁盤中，不僅節約了檔案存儲的空間，還能做到永久性的保存，同時減少了破壞檔案管理的影響因素。

（二）提升檔案管理的有效性

傳統的紙質檔案在進行管理時比較煩瑣，所涉及的程序也較多，使得檔案管理工作人員工作量較大，并且工作的效率也不高。大量的紙質檔案也加大了工作人員查詢和整理檔案和難度。對其進行信息化建設之后，通過專門的系統可以對檔案進行有效的查詢，簡化了檔案管理工作人員查詢工作的同時提高了查詢效率。事業單位檔案管理信息化建設的使用使檔案管理工作變得簡單，最大化的提高了檔案管理的工作質量與工作效率。

（三）轉變管理方式

在事業單位中，傳統檔案管理都是以紙張作用媒介，采用人工錄入的方法對檔案進行管理的。而信息化檔案管理與傳統檔案管理方法相比有著很大的不同，信息化檔案管理是以網絡平臺作為媒介，采用電子錄入的方法對檔案進行管理。因此說檔案管理信息化建設改變了檔案和管理方式，使傳統檔案的存儲和運用轉換為對信息化檔案的管理、存儲、采集等。這樣可以實現在提升檔案管理有效性的基礎上推動事業單位檔案管理工作的持續發展。

二、事業單位檔案管理存在的不足與問題

（一）對事業單位檔案管理工作和重視程度不夠

檔案管理工作作為事業單位的基礎工作，很多領導沒有認識到檔案管理工作的重要性，導致管理工作不受重視。在事業單位的發展過程中，往往高度重視如何引進先進人才和提高工作效率上，認為檔案管理工作只是對個人檔案的保存，殊不知不當的檔案管理和保存會使單位措施優秀的員工，造成員工價值和員工潛力的浪費。

現階段，很多事業單位對檔案管理工作上要求只要是停留在妥善保管檔案信息，使其不發生丟失、破壞、遺漏等問題，并保障檔案能夠正常進行調度即可。由于事業單位對檔案管理工作的要求較低，也在一定程度上影響了檔案管理人員工作的積極性和熱情，無法保障檔案管理工作和連續性和完整性。

（二）事業單位檔案管理人員知識相對匱乏

很多事業單位檔案管理工作都不是專人負責的，很多單位以兼職的形式進行工作，還有很多檔案管理工作人員根本沒有相關工作經驗，屬于零基礎人員。這樣在檔案管理工作過程中，無法按照標準規范的對檔案進行收集、保存、歸檔以及立卷等工作。再加上很多單位不重視檔案管理工作，也缺乏對現有人員進行培訓，導致很多檔案管理人員在工作都是處于摸索的狀態。

三、提升事業單位檔案管理信息化建設的對策

（一）提高事業單位對檔案管理工作以及檔案管理信息化建設的重視程度

首先，事業單位的領導深刻的認識到事業單位檔案管理工作的重要性，明確其在單位發展和領導決策中的作用，并把檔案管理信息化建設列入到事業單位重點工作中，為事業單位檔案管理信息化建設的順利開展奠定良好的基礎。

其次，事業單位要為檔案管理工作提供專門的辦公地點，提高檔案管理設備的配置水平，并設立專人專崗，增加事業單位檔案管理的保密性。在對檔案進行管理時，嚴格執行相應的標準和要求，使事業單位的檔案管理工作更具嚴密性。

最后，事業單位要定期開展檔案管理知識的培訓，提高工作人員的業務水平和專業性，調動檔案管理人員的積極性，使其在工作崗位上提供良好的服務。

（二）建立完善的、健全的事業單位檔案管理信息化建設和管理制度

首先，事業單位要根據國家檔案管理標準和規定以及單位的實際情況指定出符合自身發展的事業單位檔案管理信息化建設和管理的制度，只有事業單位檔案管理制度是健全的、完善的才能更好的推動事業單位的長遠發展。此外，事業單位還要針對檔案管理崗位指定考核制度，利用獎懲制度激發員工的進取心，提高工作的積極性，加快檔案管理人員熟悉和掌握信息化檔案管理的工作技能，提高自身的業務水平。

其次，事業單位的領導要要求檔案管理人員認真學習國家出臺的所有與檔案管理有關的法律和政策，例如：《檔案法》，這樣不僅能對現行的檔案管理制度進行優化和完善，還能夠使事業單位的檔案管理工作做到有法可依，更具規范性。

（三）加強事業單位檔案管理信息化建設中先進技術的應用

事業單位檔案管理信息化建設離不開優秀的人才，但也同樣離不開先進的技術，例如：計算機技術、數字化技術。這就需要保障檔案管理人員能夠熟練的掌握與檔案管理相關的軟件、硬件設施，并且具備統計、分析檔案信息的能力。現階段，事業單位的檔案管理工作主要是挖掘和管理檔案資料知識，隨著事業單位的快速發展，需要不斷加大檔案資料潛在價值的挖掘力度，保障檔案管理的完整性的基礎上，運用先進的技術和科學手段加大對知識的挖掘力度，以便使事業單位的檔案管理工作更好的滿足各個部門的需求。

四、結束語

綜上所述，在社會快速進步的今天，事業單位檔案管理的工作方式也發生了巨大的變化。特別是在信息化時代中，推進事業單位檔案管理信息化建設，不僅使檔案管理的工作效率得到了大幅度的提升，還能夠使檔案管理工作更具規范性、時效性。這樣看來，事業單位檔案管理信息化建設是信息時代中的必然發展趨勢，因此事業單位要給予高度的重視，使信息化建設得已順利開展，使其進一步帶動事業單位的整體發展水平。