企業行政管理中存在的問題及對策研究

摘 要：企業未來的發展需依靠具體的行政管理政策和相關措施，實行智能高效的管理模式，企業行政管理對企業的整體建設有著重要作用，影響著企業的發展方向。我國企業發展勢頭迅猛，但是在行政管理中依然存在管理隊伍素質低、行政管理體系不完善、不符合企業實際等問題。文章先簡單闡述了行政管理的含義及優勢，再對其存在的問題進行了具體分析，并提出了相應的對策以供借鑒。

關鍵詞：企業行政管理;問題;對策

中圖分類號：F272.9

文章編號：2095-624X（2019）24-0105-03

一、企業行政管理工作

每個企業都會設立行政管理部門，該部門對企業的日常運營及經濟發展有著促進作用，它也是市場經濟催生的產物。行政管理以企業原則及規章制度為基準，保障企業日常工作的順利運行，有效構建企業內部文化體系，順利施行企業的運營戰略及理念，從而使企業獲得最優的運行效果和最大的經濟收益。企業行政管理內容復雜多樣，下面主要介紹四點。

一是應對企業未來的發展，行政管理相關人員需要制訂詳細周密的計劃，并以表格形式清晰呈現，提供給企業有價值的數據信息。例如，企業在月度需要完成的工作及任務目標，半年度的工作目標等，這些都需要行政管理者做好完整的工作計劃，并對有關部門進行監督和敦促，以保證計劃順利完成。

二是企業行政管理者要做好組織統籌工作。企業的其他員工要明確自身的工作任務，認同企業文化，行政人員要引導其他員工朝著正確方向發展。上級領導會隨時分配一些任務給下級員工，這時就需要行政管理部門對上級分配的任務進行分析總結，并將任務分攤到相應的部門，統籌管理，讓各部門員工有序開展工作。

三是行政管理部門要做好監督和敦促工作。任務分攤到各部門后，行政管理者要指揮各部門按照時間先后展開工作，讓員工清楚自己負責的工作內容，例如，一些時間緊、任務重的工作要優先做，一些時間富余的工作可推遲做，行政管理者要監督各部門工作完成的進度，督促其他員工依照要求和計劃完成這些工作。

四是做好企業內部的人員協調工作。對于企業內部出現的糾紛、矛盾，行政管理者要及時化解，對這些員工進行心理疏導，幫助其擺正態度，客觀評價自己，從而更好地服務企業，發揮員工的個人價值。此外，由于企業發展具有長久性、綜合性、整體性的特征，因此，企業的行政管理人員要具備全局意識，充分理解行政管理的內涵，清晰認識到行政管理工作對于企業發展的重要性。

二、行政管理對企業發展的積極影響

1.增強企業綜合競爭力

企業進步的內在動力就是企業的綜合競爭力，它是企業整體實力的體現，為企業的良性發展提供了基礎保障。企業行政管理的目的是更好地服務企業，該部門的發展目標是發掘企業內部現有資源的潛能，將企業打造成極具上升空間和發展潛力的優秀企業。行政管理者的細化目標是引導員工認同企業文化，全面提高企業員工的素質，充分運用各種資源，使企業在行業市場中能夠占有較高的地位，樹立良好的企業形象，保證企業發展方向能夠與時代需求適應，增強企業在所屬行業中的綜合競爭力。

2.企業經濟收益顯著

企業開展各項活動及任務是為了獲取更多的利潤，各部門努力工作也是為了盈利這一終極目標。行政管理人員可科學合理地運用現有資源，將人力與物力協調好，發揮資源的最大作用，盡可能用最低的成本獲取最大的經濟利益。實質性、時效性是行政管理工作的突出特點。所謂實質性就是各項工作在遵守企業內部規章制度的基礎上，其流程變得簡單、可操作性強，讓各項工作變得切實可行、簡捷高效;時效性是確保各項工作在規定時間內完成并最大限度地節約成本。此外，企業行政管理人員在開展工作時靈活性較強，該部門需要接觸很多部門的員工，各個部門之間工作方法存在一定的差異，這就要根據各部門間不同的工作性質靈活轉換工作方法，促進企業各項工作高效有序地完成，從而獲取更多的經濟收益。

3.促進企業健康持續發展

行政管理工作內容復雜，涉及范圍廣，不僅需要制訂詳細周密的發展計劃，還要統籌規劃好各部門與各項任務之間的合理分配工作，避免因任務交接不及時而耽誤時間，影響整體工作進程，最大限度地降低各部門間的矛盾發生率，營造良好的工作氛圍，調動企業員工的主動性，高效地完成各項工作任務。例如，在企業轉型升級時，受到裁員風波的影響，員工積極性不高。對此，行政管理部門要向全體員工解釋轉型升級的目的和企業的經營理念，讓員工明白這是促進其發展的機會，做好心理疏導工作，使員工擺正工作態度。在企業今后發展中，行政管理的重要工作內容是制訂詳細周密的計劃，讓企業全體員工都有明確的目標，保證各項任務順利施行;讓員工明確工作要求及內容，依照流程保證各項任務有效進行;讓各部門互相協助、合作共贏，保證企業健康持續發展。

三、企業行政管理中存在的問題

1.管理隊伍的專業能力較低

對于企業的行政管理來說，管理人員綜合素質的高低決定著行政管理工作是否能高效地完成，行政管理工作的特殊性要求管理人員具備崗位專業知識、豐富的工作經驗和良好的職業道德素質。從崗位專業知識來看，伴隨著企業整改和革新的浪潮，目前我國企業發展迅速，現有的企業管理人員并不能掌握更專業的崗位知識，管理觀念老舊，沒有擴充行政管理知識儲備的意識，更不能結合企業實際情況，掌握特殊的崗位技巧，容易發生管理制度與企業實際發展脫節的情況，從而不能適應企業實際的需求。從工作經驗來看，行政管理崗位所涉及的是公司全部的工作內容，需要管理人員每時每刻接觸公司各個部門的員工，但是管理人員缺乏相應的管理技能，不能靈活應對各種各樣的突發狀況，與人溝通能力差，不能勝任員工與部門間的接洽工作，而且絕大多數企業在招聘時對管理人員的工作經驗及溝通能力沒有硬性要求，反而對員工的工作能力過多重視。管理崗位不同于其他崗位，所涉及的不僅僅是專業知識，更多的是與企業各部門員工溝通的能力，管理崗位工作經驗的缺失不僅僅會造成管理崗位工作效率的降低，還極有可能使得公司各個部門交流困難，進而造成整個公司出現工作效率降低的情況。

職業素養是每個企業內部文化發展的核心，職業素養的缺失會影響整個企業員工的工作積極性，然而很多企業并不關心員工的職業素養問題，也沒有利用制度來約束員工，讓員工形成良好的職業素養，久而久之，公司的企業文化會逐漸消失，員工會出現消極怠工，玩忽職守等不良現象，使得企業行政管理部門的工作質量及效率大打折扣。

2.行政管理體系不完善

受傳統企業管理的影響，行政管理部門存在很多負面因素，阻礙了企業良性發展。例如，某些企業行政管理部門中機關行為和固化思維嚴重，企業的行政管理方式只是照搬其他優秀企業，工作內容流于形式，并沒有實質用途，不符合企業內部發展規律，沒有考慮管理工作的實質性和時效性。相關行政管理人員認為機關傳統工作作風與行政管理工作內容如出一轍，在辦公室坐一整天等待下班，除了讀書、看報、喝茶，一整天無所事事。這些人員不會考慮企業未來的發展和實際工作進展情況，工作中處于被動狀態，不會主動詢問各部門工作進程或企業運營狀況，對企業存在的內部矛盾也不能及時溝通解決，很多行政管理內容也都是形同虛設，根本無法發揮管理作用。

此外，有上述觀念的行政管理人員在開展實際工作中，多是根據自己的主觀意愿辦事，缺乏相關的理論依據，多數工作計劃都與其自身利益有關。一個企業若是缺乏完整的行政管理體系，沒有明確的規章制度，內部員工也沒有一個嚴謹的工作程序可遵循，會導致工作出現無序運行、行政管理混亂、任務分配不清、賬目繁雜等不良現象。這種行政管理體系不僅耗費企業的人力資源，還降低了企業的經濟收益，提高了管理成本支出，這些資金屬于不必要的浪費，企業養閑人不干事還會影響其他員工的工作積極性，激化內部矛盾，不利于企業的長期穩定經營。

3.行政管理工作與企業實際情況不符

憑借改革開放的東風，市場經濟地位顯著，但是市場經濟中現有的企業行政管理方式呆板、僵化，企業的政策制度和管理戰略都不能及時實行，大多數管理內容只是假大空，提到落實就成了發展的難題。在這一過程中，企業耗費大量的資金來管理形式上的物力和人力資源，不考慮實際，導致企業管理效果差，不利于企業長期健康地發展。

在企業行政管理工作中，最普遍的現象是管理工作內容與企業實際情況脫節，有些管理工作模式無法有效運用到企業日常工作中，只停留在書面層次。例如，行政管理人員在開展工作時，有些管理者的思想滯后，不能跟上時代的發展理念，通常他們把行政管理的工作重心都放在員工檔案管理、文書保存、辦公用品管理、總務管理及后勤保障工作上，這些工作內容確實歸屬于行政管理部門，但是它們只是企業管理中的最基礎的部分，這些管理工作高效與否并不能決定企業今后能否穩定發展。行政管理部門在開展各項工作任務時，幾乎都會忽視企業內部員工的綜合管理，只是一味地分配任務下去，都不了解各部門的實際職能及優勢，這樣也就無法進行內部的人力資源整合。管理工作不考慮實際情況就無法引導企業朝著正確方向發展，這也是目前企業行政管理工作中需重點關注的問題。

四、提高行政管理水平的有效對策

1.加強行政管理人員的素質培訓

隨著市場經濟的不斷發展，市場對我國企業的行政管理標準提出了更高的要求，特別是對企業行政管理工作人員的綜合素質要求愈發嚴格。為了跟上市場改革的步伐，我國企業要注重行政管理員工綜合素質的培養，改變單一的培訓教育模式，進行多渠道、全方位綜合培養。

在崗位專業知識層面，企業要制定嚴謹的審核標準，嚴格要求管理人員，在人員選拔時要設置好崗位門檻，不符合崗位需求的一律不要;在崗前培訓時，企業要加大資金投入，聘請專業的管培人員對行政管理人員進行崗前培訓，并對培訓期的學員進行定期考核，考核成功后允許試崗，對于考核成績優異的員工采用部門輪崗的方式進行交流學習，以便員工更加了解企業各部門的工作職能及情況，這樣還能夠增進各部門員工的情感交流，方便后續工作配合;在員工職業道德建設上，企業也要做好內部文化宣傳工作，一個良好的企業文化可以有效提升員工的積極性，一個良好的工作氛圍是保證各項工作質量的前提，更是提升員工職業道德素質的基礎。例如，企業可定期開展文化學習活動、小組交流會，組織員工學習優秀企業文化，形成主人翁意識，進一步提升企業員工的職業道德素質;在管理人員開展實際工作的過程中，公司要重視管理人員綜合能力的提升，企業可定期組織優秀管理人員赴外學習，及時掌握市場動態對于管理人才的需求。

在工作中，對行政管理人員制定獎懲或考核制度，進一步提升管理人員工作積極性，對于優秀員工給予物質獎勵。同時企業還要積極聽取員工意見，對企業管理工作中的不足及時改進，讓員工有“企業就是家”的感覺，多維度開展工作，使行政管理人員綜合素質不斷提升，進而促進公司的良性發展。

2.健全行政管理制度體系

完善的管理制度體系對企業的健康發展有著極其重要的作用，無數歐美發達國家的先進企業已經向我們證明了管理制度的必要性，一個真正的好企業依靠的不是企業的營業利潤和員工的綜合素養，而是一個完善嚴格的管理制度。對我國企業來說，大部分企業管理制度還存在很大的漏洞。從整體上來講，企業行政管理制度體系的主要構成為管理架構、管理制度和執行力。在這三個方面，首要的是管理架構，目前我國大部分企業的管理架構還停留在20世紀90年代，架構不僅落后于時代的發展，并且架構較為單一、實施效果差。對于管理架構的問題，企業應及時進行調整，引進國外的優秀管理體系加以創新，結合企業實際制定出一套符合企業現有發展模式的網格式管理架構。網格式管理架構將管理職能分成幾個模塊，交叉進行，這樣一來可以有效解決公司管理手段單一、部門管理職權過大、工作效率低等問題。

網格式管理架構可能會存在一些問題，比如，部門職權沖突。對此，企業應加大重視力度，督促行政管理人員做好各部門的溝通工作，盡量避免該問題的出現。從管理制度來看，企業需針對市場需求和實際情況制定符合自身的管理政策，對公司內部資源進行全面分析，傳統的行政管理制度已經跟不上經濟發展的步伐。企業應剔除老舊管理內容，及時更新，管理制度的制定需科學合理，新的管理制度一定要聯系員工的自身利益，盡可能在不影響企業自身利益的情況下保障各部門員工的生活需求、心理需求。企業在制度執行上要做好監督，建立完善的監督機制，在不違背基本制度的前提下，讓員工積極參與進來，進一步完善行政管理體系，保證公司行政管理制度的公開透明。

3.結合實際開展行政管理工作

行政管理不僅要滿足企業的發展需求，還要為社會創造良好的效益，同時還要契合企業內部員工的實際需求，這樣才能夠保證企業長期穩定運營。對此，企業行政管理人員要充分掌握企業自身情況，根據企業經營的業務和發展目標選擇適合企業發展的行政管理模式，行政管理部門的人員也要多與員工交流，掌握員工的思想動態，發現問題及時分析、及早處理。

在構建行政管理架構時，行政管理人員要以企業的經營業務和生產狀況為基準，避免管理工作走形式，堅持腳踏實地的管理作風，加強自身的知識積累，摒棄一勞永逸、坐享其成的不正風氣，營造積極向上的工作氛圍。行政管理人員還要加強部門間的溝通交流，將任務準確分配到各個部門中。行政管理部門可根據企業制定的長短期目標，合理組織內部員工，引導其積極參與工作，降低部門開展工作的問題頻發率，部門將各項工作目標細化到各個員工，遇到問題員工及時交流，確保溝通交流無障礙，不能讓行政管理工作效率影響到企業的綜合競爭力和經濟收益。行政管理人員應以企業利潤最大化為目標，明確崗位的職責，不斷優化行政管理工作內容，取其他企業的長處彌補自身的不足，強化管理措施，運用先進的管培教育方式，促進企業各部門間的合作互通。

近些年，企業很重視自身的行政管理工作，管理者清楚地認識到，想要在市場中占有一席之地必須做好行政管理工作。雖然部分企業對行政管理建設投入了大量的人力和物力，但是管理不到位的問題依然存在，管理工作效果無法達到企業預期。對此，本文提出加強管理人員的培訓工作、健全行政管理體系、結合企業自身情況等策略，不斷調整、更新行政管理工作內容，以期促進企業行政管理工作的進步。

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作者簡介：張捷（1999—），女，江蘇阜寧人，本科在讀，研究方向：人力資源管理。