企業印章管理存在問題及建議探析

【摘要】隨著企業的發展，企業印章在生產經營中的使用越來越頻繁，印章管理的風險日益增大，管理難度越來越高。因此，本文對企業印章管理存在的問題進行了探討，對印章使用中存在的風險提出建議，希望對印章管理工作有一定的參考借鑒意義。

【關鍵詞】企業印章管理 問題和建議

1、印章管理的意義

印章是企業行使職權的合法象征物，在與外界發生法律關系的過程中，印章起著在形式上代表企業意志的作用。企業印章代表著企業全部或某方面的意志，不正確使用可能會給企業帶來巨大的損失。蓋有企業印章的文件，是受法律保護的有效文件，同時意味著企業對文件的內容承擔法律責任。印章是企業經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理，關 系到企業正常的經營管理活動的開展，甚至影響到企業的生 存和發展。

2 印章的管理與使用范圍

2.1 確保印章的安全管理

在現實生活中，經常因印章管理不嚴而出現問題，印章必須要嚴加管理，并建立一套比較規范的制度。

（1） 企業要建立專人保管制度，所有印章都指定專人管理，固定辦公場所保管，這樣不僅可增強管章人責任感，而且一旦發生問題也便于查找原因、追究責任。

（2） 應設立印章使用登記制度，登記簿應由印章保管人專人保管和登記。在使用時應細心、謹慎，嚴格按用印內容及用印審批流程進行蓋章，不能盲目蓋印。保管員尤其要認真審查相應級別領導人批準的用印審批意見。

（3） 嚴禁將印章帶出企業，嚴禁在空白貸款合同或協議便箋上蓋公章。因特殊情況需要攜帶印章外出使用的，需經領導審批，并由保管員負責攜帶公章。保管員對所蓋印章的文書審批手續必須認真審閱，對證明材料、合同協議、重要報表、往來函件等應審閱清楚。保管員蓋出的各種印章、位置要恰當，字跡要端正、圖形要清晰，還要明確印章使用登記項目。

2.2 印章的使用范圍

由企業名義簽發的文件、文書、通知、通報、報告、決定、計劃、紀要、函件、報表等，代表企業對外工作的介紹信、證明、承諾書、授權書等材料的簽章。企業紅頭文件、重要數據、賬目款項、項目協議、授權書等重要材料需加蓋公章的，必須辦理審批手續。公章不得用于涉及個人銀行信用等擔保證明材料。

3、 印章管理存在問題及管理弊端

（1） 保管人員不專業，印章保管責任落實不到位。雖然目前很多企、事業單位都制定了專人管理印章，可并沒有安排專業的管理人，很多企業的印章都交給文秘或者檔案管理工作者管理，甚至有些單位存在多人共用一章的情況，這樣會造成印章管理困難。

（2） 用章審批流程不夠完善。目前絕大多數企事業單位都有用章審批的相關規定，但是并沒有完全得到貫徹落實，審批流程仍有欠缺。

（3） 用章登記要素不齊全。用章審批必須要包括時間、用印單位、主要內容、經辦人、批準人等，但是很多單位在實際中并未對所需要蓋章的內容進行認真審核，嚴重影響了印章的管理，導致產生錯誤糾紛時舉證責任不明確。

（4） 失效印章未能及時回收進行科學管理。印章有時會因機構變動、單位更名等原因造成停用，或是到了有效期需要更換，甚至有時主管部門也會提出印章的規格需要改變等，這會造成一部分印章失效作廢，這些作廢的印章若處理不當，后果將不堪設想。

4 用印信息化

4.1 用印信息化管理是企業發展的必然趨勢

隨著信息技術的全面推廣，我國已逐步邁人了信息化管理的時代，信息化管理已經成為當今社會企業管理的發展方向。為了適應現代化管理，增強企業的核心競爭力，不少企業已逐步向信息化管理方向轉變。

傳統的印章管理，管理員需要花費許多的時間審核用印手續以及用印內容。而印章的信息化管理不僅能方便管理員的審核工作，而且能夠有效節省企業上下級單位以及分支機構業務人員異地往來審批、簽字、蓋章的時間、精力以及往返的交通花費。

4.2 用印信息化管理的優勢

用印信息化，是利用先進的電子信息技術和現代辦公設備構成的印章使用審批系統，輔助管理人員進行印章管理活動。它涉及計算機與通信技術科學、管理與行為科學與系統工程等學科，該管理系統可以防止印章被篡改和非法復制，從而保證公文、合同的惟一性、合法性，同時實現了與紙質蓋章效果相同的對 Web 文檔的簽章行為，使企業簽章活動更為智能、方便、快捷，提高了企業辦公效率、為企業發展提供了有力的技術支持和安全保障。

5 加強印章管理的建議

（1） 嚴格印章的申請及使用審批權限。嚴格執行印章使用的審批流程，申請人填寫相關申請表格之后按照企業規范要求走完一系列流程之后方可取印。使用印章需登記項目：時間、用印單位、用印內容、用印數、經辦人、批準人等。嚴格用印手續，使用印章應履行登記批準程序，批準人應有文字批準手續，并在用印登記本上簽名，妥善保存備查。嚴格用印范圍，不在規定范圍內的內容不予蓋章。

（2） 增強印章管理意識。企業應大力普及印章管理知識，提高管理人員對印章的管理意識，使他們自覺遵守印章管理條例規則，同時也要提高企業管理層的印章管理意識，促進印章管理的規范化建設。此外，企業還應積極向全體職工宣貫印章管理知識，讓職工明白印章管理的重要性，以及忽視印章管理所帶來的危害，讓職員熟悉印章管理，對于印章的使用引起足夠的重視，防止產生違法使用印章的行為。

（3） 完善印章管理制度。一方面，建立健全有關印章管理的法律法規，加速印章管理規范化進程，對偽造、濫用印章的不法分子進行嚴厲地懲罰，在印章管理上做到有法可依，執法必嚴。同時，要加強對印章管理的備案制度建設，嚴厲整治刻假印章的違反亂紀行為，消除印章管理中存在的盲區，印章刻制必須按照一定的程序，到公安機關備案之后方可使用，否則一律無效; 另一方面，建立健全公平公正的監管制度，讓印章管理員依據印章的正確使用流程，確保印章的正確使用，杜絕不法分子的犯罪行為，加強印章管理規范化，維護企業交易活動的公平公正。

（4） 科學管理失效印章。印章從刻制啟用到作廢銷毀全過程的規范化管理是相當重要的。廢棄印章應當由印章管理員填寫印章作廢的相關申請，交由企業管理層審核批準之后，由相關管理部門進行統一處理。

6結語

隨著涉及的業務越來越廣，科研項目及成果越來越多，用印的頻率也越來越高，印章管理也要規范化。總之，印章的使用及管理應引起企業的高度重視，對印章的管理部門和人員要制定相關的措施和懲罰機制，使印章在企業經營管理活動中發揮其真正的作用。

作者簡介：楊長敏（1988.11-），女，漢族，河南新鄉人，助理經濟師，畢業于鄭州大學行政管理專業。