信息化時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究

文/山西省孝義市陽泉曲鎮(zhèn)辦公室 王勝紅

辦公室檔案管理是企業(yè)管理的重要內容，加強檔案管理能夠為人事管理提供可靠的信息支持。在信息化時代，辦公室檔案管理工作內容更加繁多，要想適應人事管理的需求，就一定要采取有效的措施來創(chuàng)新檔案管理工作，要充分利用信息化手段來進行改革，讓辦公室檔案管理能夠適應時代的發(fā)展。

一、現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）辦公室檔案管理工作與信息化社會不相適應。在信息化時代，辦公室檔案管理工作的范圍越來越大，工作內容越來越多，整個部門面臨著更大的工作壓力，信息化的發(fā)展給辦公室的檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，只有充分利用信息技術和信息手段才能夠提高辦公室檔案管理工作的效率和質量。但是從實際的情況來看，很多企業(yè)在辦公室檔案管理工作中并沒有充分利用各種信息技術和信息手段，檔案管理的信息化程度較低，導致檔案管理工作的整體水平偏低，和現(xiàn)代社會不相適應。

（二）辦公室檔案管理工作人員具備的信息技術能力不足。信息化時代要想充分利用信息技術和信息手段來創(chuàng)新辦公室檔案的管理工作，就要求辦公室檔案管理具備高素質的信息人才，充分利用信息化手段來促進檔案管理的發(fā)展。但是從實際的情況來看，很多企業(yè)對辦公室的檔案管理工作不夠重視，認為現(xiàn)有的辦公室檔案管理已經(jīng)具有完善的體系，所以不需要引入專業(yè)的人才來進行管理創(chuàng)新，這種不正確的思想嚴重影響了檔案管理的信息化發(fā)展，缺乏專業(yè)人才，檔案管理工作人員的信息化技術能力普遍偏低，嚴重影響了檔案管理的效率。

二、信息化時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新措施

（一）提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識和信息化技術水平。信息化時代要創(chuàng)新辦公室檔案管理工作，首先要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識和信息化技術水平。信息化時代辦公室檔案管理工作需要高素質的人才，所以要轉變檔案管理人員的思想觀念，讓所有的工作人員都能夠認識到檔案管理工作的重要性，增強工作人員對檔案管理工作的認知水平和敏感程度，這樣才能全身心投入到檔案管理的工作中。另外，還要不斷提升檔案管理人員的綜合素質，尤其是信息化技術水平，信息化時代辦公室檔案管理也應當與時俱進，加強檔案管理的信息化程度，這就要求相關的管理人員具備良好的信息化技術能力，因此需要加強對檔案管理人員的培訓，樹立終身學習意識，隨著時代的發(fā)展來不斷提升自身的專業(yè)知識以及專業(yè)技能，這樣才有能力積極參與到信息化檔案管理中。

（二）加強辦公室電子檔案管理。信息化時代辦公室檔案管理要改變傳統(tǒng)的服務方式，要轉變以往以紙質檔案為主的服務方式，加強電子檔案管理。因此，可以建立檔案管網(wǎng)站，及時收集相關的檔案信息和數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化和電子化。創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)中心，對所有部門的電子檔案進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)信息的共享，通過網(wǎng)站就能夠快速、高效地查詢相關的信息。和紙質檔案相比，電子檔案的保存更為長久，不會像紙質檔案一樣因紙質損壞而丟失信息。此外，電子信息在信息采集、整理和歸檔等方面的工作也更加便捷，能夠真正實現(xiàn)檔案管理的高效率，減輕管理人員的工作量。此外，可以在線采集各種數(shù)據(jù)信息和資料，并開展在線服務，這樣就能夠讓檔案的作用得到充分發(fā)揮，讓檔案管理發(fā)揮真正的用途，提高檔案資源的利用率，實現(xiàn)其應有的價值。

（三）建立檔案管理信息共享系統(tǒng)。信息化時代辦公室檔案管理工作要擴大管理的范圍，建立檔案管理信息的共享系統(tǒng)。信息化時代的檔案管理并不是簡單地將檔案收集保管起來，還要加強對檔案的利用，所以需要適當擴大檔案管理的范圍。辦公室檔案管理要建立信息共享系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代化的信息技術來管理檔案，創(chuàng)建有效的反饋機制，讓檔案信息的利用更加便捷，改善信息檔案的利用方式。在檔案管理信息共享系統(tǒng)中，對于特殊部門可以提供一些在線服務，讓這些部門能夠足不出戶就得到想要的信息，非常便捷，以此來更好促進部門的發(fā)展。建立檔案管理信息共享系統(tǒng)也要求創(chuàng)新工作環(huán)節(jié)，在檔案的收集、整理和利用的全過程都要充分利用信息化的技術。

三、結語

信息化時代辦公室檔案管理工作要實現(xiàn)創(chuàng)新，就要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識和信息化技術水平，加強辦公室電子檔案管理，建立檔案管理信息共享系統(tǒng)，才能促進辦公室檔案管理的信息化發(fā)展，順應時代的發(fā)展。