醫院辦公室檔案管理工作的優化建設思路探索

摘 要：醫院辦公室檔案管理內容主要包含有病例、人事、文書以及生相等等，這些都是醫院工作的原始記錄。在信息技術不斷發展之下，給醫院檔案管理工作提出了越來越高的要求，因而這就需要對其實施進一步的優化探索。基于此，本文將從當下檔案管理存在的問題入手分析，最后重點探討優化建設途徑。

關鍵詞：醫院;辦公室檔案管理;優化建設

一、 引言

在管理醫院辦公室檔案的過程中，實施信息化管理是非常重要的，但是目前在其管理當中還是存在較大的問題，比如信息安全比較弱、過于依賴各項設備等等。將其辦公室檔案進行優化能夠進一步提升醫院的社會及經濟效益，并進一步促進資源利用率的提升，確保檔案信息資源的作用可以被充分發揮出來。因此，這就需要對其檔案管理工作實施進一步的優化。

二、 存在的問題

（一） 安全意識薄弱

有關檔案安全所涉及的內容相對比較多，并且相關管理人員的安全意識一般都比較薄弱，所以這就導致檔案經常會被損壞。對于紙質檔案而言，比如，在梅雨天氣的時候以及其他陰雨天氣中不做好防潮措施就會致使文件被損壞;在晚上的時候倘若其管理人員沒有做好防盜工作，那么就有可能會導致檔案被丟失;在天氣比較干燥的時候如果沒有做好防火工作，那么就有可能會引發火災。對于電子檔案而言，在進行管理的過程中如果相關人員沒有加強安全防范，那么就會使整體網絡處于不安全的環境之中，進而導致系統被損毀，防火墻崩潰，進而感染木馬病毒以及被黑客入侵，最終使檔案資料被盜或者是直接損壞;如果管理人員自身缺乏一定的安全意識，并未對資料進行備份，那么在資料被損毀之后就有可能會無法復原;如果在調取檔案的時候，管理人員沒有在應用完畢之后將其放回原處，那么也會導致檔案丟失。

（二） 與時代發展不符

信息技術在不斷進步，時代在不斷發展，但是當下很多醫院的檔案管理都是在使用傳統的管理方法，進而導致無法滿足時代的基本需求。原先的檔案管理模式不僅費時費力，還無法保證管理人員的工作效率;還有一些醫院其相關管理人員存在學歷低、專業能力薄弱以及科學知識缺乏等問題，因而導致檔案長期以來都沒有實施良好的整理和歸類。傳統的管理模式在其檔案的查找、利用以及保存方面都存在一定的問題，致使檔案自身的價值無法被有效發揮出來。所以實現檔案管理系統化就必須要以先進的管理模式作為基礎。

三、 優化建設措施

（一） 提升人員管理意識

對于醫院來說應該先對管理人員實施思想教育，使其明確檔案資料本身的重要性，進而明確自身工作的重要性，這樣他們才會擔負起責任，在具體工作的時候才會做到認真仔細。對于檔案管理者來說，還需要讓其明確在收集檔案資料的過程中需要注意的各方面問題，并在資料保存的過程中將天氣等因素考慮進去，做好防潮、防火以及防盜等方面的工作，確保檔案資料可以一直處在安全的狀態之下，進而才能夠在保存的過程中不會出現問題，破壞資料的完整性。

為了進一步確保檔案管理工作，還應該要進一步強化源頭管理，建立起來相應獎懲制度，進而提升管理人員的工作積極性與責任心，防止在工作的過程中出現失誤，這樣一來在給人員提供信息資料的時候就能夠保證及時性與準確性。在具體實施源頭管理的時候還應該要讓各個科室都參與進來，并進一步明確檔案管理的重要性，由此實現相互之間的協作管理。為了將各個科室人員的積極性提升上去，還需要在其年終評審的過程中將檔案管理加入進去，對于表現優異的可以給予相應的物質及精神獎勵，從而提升其管理責任心和管理意識。

（二） 運用先進的管理方式

原先的管理模式已經無法適應當下醫院的發展需求，所以，這就需要將這種傳統管理方式加強改進。其中，可以先對用戶的真實情況加強調查與整理，從中找出相應的信息重點，并將其當作管理的突破口。在檔案管理過程中，為了實現信息化建設的進一步發展，還需要不斷加強信息化建設。從網絡建設、流程簡化以及立卷改革等內容入手，逐一對其進行突破和加強，進而在確保經濟效益的過程中，實現相應的社會效益。在系統之中將醫院檔案錄入進去，還應該要細化工作的每一項環節，然后再歸入同一個系統之中，進而確保管理的有序性。為了進一步確保檔案在管理的過程中保持基本的完整性，實現價值的進一步延伸，還應該要將電子文件管理流程和歸檔流程進一步規范，進而實現整個醫院檔案管理的數字化和信息化。

（三） 工作開展需要循序漸進

在具體的檔案管理過程中還應該始終運用全局的眼光去對待。在其檔案管理過程中，要想利用和開發信息資源的話，還應該要對其結構體系進一步觀察，注重其完整性和科學性特征，這是因為這兩項特征主要與醫院的社會和經濟效益緊密相關。在具體實施檔案管理的時候，還應該要循序漸進，逐層遞進，進而保證實現管理工作的可持續發展。不僅如此，在具體實施管理工作的時候，還需要進一步加強檔案資源建設，充分實現信息化管理。并加強對管理方式的創新，最后促進整個醫院檔案管理工作的良性發展。

（四） 加強物質與技術的支持

物質支持主要包含有在檔案管理工作之中涉及的設備、存儲空間以及環境內容等等;技術支持主要指具有極強專業性的管理人員所掌握的先進的計算機技術以及專業技術等。物質與技術支持兩者之間缺一不可，一旦兩者相互脫離，那么勢必會會導致檔案信息資源開發及管理無法實現。因而，這就需要加強對其檔案管理物質方面以及技術方面的支持，進而實現檔案管理的長效性發展。

（五） 構建起檔案信息資源開放服務中心

實施檔案管理最主要的目的就是服務與醫院的工作難過，所以實施資源信息的科學合理開放，是所有檔案管理人員最重要的職責與使命。因此，在其管理過程中還需要重視起來檔案信息資源開放服務工作，進而實現檔案信息的有效利用，進一步促進醫院的良性發展。

四、 結束語

在實現醫院檔案資源優化建設的過程中應該要從意識與行為兩個方面入手。通過對這兩方面內容的優化建設，并在管理的過程中緊跟時代發展步伐，通過網絡技術與計算機技術實現信息化管理，進而促進檔案管理工作的優化及完善。在這之中要進一步提升安全意識，在行為上要從源頭抓起，循序漸進;并強化物質及技術支持，實現醫院社會與經濟效益的提升。

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作者簡介：

邱彬，四川省內江市，內江市市中區全安鎮衛生院。