基于大數據基礎的高校檔案管理服務模式再造

張晶

【摘要】當前高校創新服務工作的重要舉措之一是建立高校檔案管理體系。在大數據理念之下，高校檔案管理服務系統具有較高的工作效能與效率，能夠有效地優化業務流程，能夠實現有效的遠程查詢和訪問數據等特點。筆者分析了大數據時代高校檔案管理面臨的挑戰，根據前人的研究對當前高校檔案管理模式進行了前景分析，以期為后續高校檔案管理服務模式提供發展依據。

【關鍵詞】大數據;高校檔案管理;服務模式

高校檔案是高校發展中最清晰的原始信息記錄方式。它們具有變化強度大、數據庫含量大、社會價值高、被需求力強等特點。它們對高校檔案管理模式和服務模式的改革產生了重大影響，是“數據”應用的重要領域。由于數據分析的便捷性和效率，大數據在高校檔案管理中的應用可以對相關數據進行全樣本、全流程、全方位的分析，提供更加快速的檔案服務體驗。

一、大數據時代高校檔案管理服務模式的構建

檔案服務和管理相關部門提供檔案服務的同時，改進和完善服務質量監督評價體系也很重要，重點應遵循用戶的要求。這應該包括，建立健全的評價指標，使用文檔的服務體系。數據服務平臺的高校檔案服務的功能反饋，及時整改發現的問題，不斷優化和標準化的服務流程，這些都會加快高校檔案服務水平的提高。案例數據的服務，滿足學生和教師多樣化的服務。隨著信息技術的不斷進步和社會經濟的快速發展，數據分析在促進社會各個領域的發展中發揮著重要的作用，這直接推動了大數據時代的到來。作為培養人才的重要場所——高校，不僅要為學生解決學習方面的困難，還要提供良好的教學教育資源。高校作為傳統的管理方法與教學的具體體現，已不能適應時代發展的現實需要。高校檔案管理部門如何應對大數據時代帶來的挑戰，已成為一個重要的課題。

很多需要開放共享的文檔資源由于傳統的文件管理和資源利用的局限性而導致無法及時提供給服務對象。在共享過程中進行操作和實現的大數據應用，可以形成滿足社會各界需求的數據庫，合理地整合大量的相關數據，實現校內外檔案數據的共享。檔案在高校的特點包括數量巨大、種類繁多等，數據的歸檔，文件的管理和存儲，可以開展數據云的建設，統一數據存儲標準，從而將各個渠道來源的數據、不同類型和各種格式以及不同利用形態的數據進行有效的收集，加快建立存儲標準、格式統一的高校檔案數據庫，建立數據模塊化的管理理念，實現各種數據集成與集成分析之間的協調。

利用科技數據技術構建實現學生檔案管理可視化的大數據平臺，收集學生檔案數據，包括數據的采集、存儲、利用等等。例如，高校檔案管理過程中，并不需要通過手工查詢來獲取各專業的學生人數和學生檔案信息中的成績，而是直接查看數據。很多需要共享的文件數據由于傳統文件傳輸和文件管理的局限性，無法及時提供給服務對象。大數據可以有效地整合大量相關數據并且共享數據存取過程中的操作和應用，以此來實現文件數據的共享，形成滿足校內外多種需求的數據庫。

高校檔案管理在大數據背景之下面臨著重大的風險與挑戰，當然，還有信息化時代的機遇。高校檔案管理服務模式應從傳統工作中解放出來，積極應對來自內部動力因素的挑戰。

二、如何優化高校檔案管理服務系統

檔案信息的統一管理機構對高校檔案信息服務工作舉足輕重，檔案信息的統一管理機構可以促進檔案信息化的建設，作為一個整體，打破信息傳遞阻礙，促進公開數據，建立文件管理、數據采集、數據交換格式文件信息管章程等，以此來確保有效地整合文件數據資源，并且實現文件數據的合理共享。同時，檔案管理部門應該建立統一的檔案信息管理標準，在提升自己的同時加強與其它單位的合作，學習其他高校的實踐經驗。

高校的檔案記錄了高校的歷史變遷、教學科研的發展和學生的成長經歷。這些資源在審查學校的規劃、教師的教學和研究以及學生的學歷和發展方面發揮著重要的作用。檔案部門要把檔案等學校資源轉化為社會資源，就必須把服務領域從學校擴展到地區、行業乃至整個社會。在做好學校師生校友服務工作的同時，積極聯系社會，及時做好解密文件和公開檔案的實地核查工作。此外，檔案部門應該建立和完善評價指標和服務體系，全面理解和準確把握后續需求，提前做好預防，建立整個過程的評估和監督系統面向服務質量的用戶需求。

在具體操作過程中，高校除了發揮自己的天賦優勢外，還應加強與科技相關企業的合作，利用現代科技公司的資源力量，有效實現資源的組合，把社會資源結合起來，實現學生利用檔案資源的質量。在現階段，很多高校充分利用信息化帶來的優勢，并通過與企業的合作，開發了一個學生信息管理系統，在學生管理和資助方面針對學校的情況開發了相應的信息管理系統，包括獎學金評定和宿舍管理都取得了良好的運行效果。

為了有效地管理和利用檔案資源，高校檔案管理服務部門應該加強大數據的資源利用，改善高校檔案管理服務流程，盡可能地滿足信息時代背景下檔案信息需求質量。在大數據理念下，高校檔案應實現大數據共享。引入大資源概念，形成綜合統一的數據資源集成系統;樹立大數據服務理念，積極挖掘檔案的使用價值，優化高校檔案管理服務體系的服務能力與服務質量。

高校檔案管理，包括教職工的檔案管理和學生的檔案管理，當然也包括高校在崗的其他人員的檔案管理，針對不同的檔案，需要采用不同的管理措施。這是可以為我們提供巨大的存儲空間，是大數據的技術優勢之一。這使得高校檔案的收集整理突破了傳統保存期限、檔案的內容和檔案范圍的限制。高校教學不同管理活動形成的數據的載體都將納入歸檔的范圍。對于學生檔案的管理，需要分析具體情況，設計出一套符合學生發展需求、適合學生在校檔案管理的大數據分析工具。

三、如何構建高校檔案管理服務體系

大數據時代背景下，學生的工作得到了有效改善，除了上述存在問題需要改進外，建立大數據平臺是高校檔案管理的可行方案之一，為了實現這一目標，應注意資源的整合，提升檔案數據分離能力的建設，分析工具的可視化等等。此外，學生檔案工作的自我管理也是十分重要的，可以培訓學生自己開展檔案工作的管理與服務，這樣一來，學生管理自己的問題，老師負責交接，一方面減少了教職工的工作強度，節省了學校的人員開支;另一方面，還可以有效地鍛煉學生的工作能力。

檔案管理和服務部門提供檔案服務的同時，改進和完善重點是遵循用戶的要求，建立健全服務質量監督評價體系并且貫穿整個過程，這包括建立一個良好的評價指標和服務體系文件和檔案的使用，功能服務反饋檔案數據的服務平臺，及時發現問題、不斷改正、不斷標準化和優化服務的過程，使檔案數據服務水平得到提升，這對學生檔案管理人員提出了更高的要求——不僅要學會分析數據信息，還需要具備專業的檔案知識，檔案管理服務人員要培養解決相關問題和分析數據的能力。學院和大學應該意識到培養人才的重要性，充分發揮自身可能存在的人力資源優勢，加強專業人員培訓，加強檔案管理技能和專業知識的培訓，提高他們的實踐能力，提高大學生的實踐能力，從而加強他們的綜合素質，滿足大數據時代的要求，促進高校學生檔案管理在各個高校的實施，為社會培養有價值的人才。

建立統一有效的質量控制平臺。檔案數據服務的質量和有效性要求建立數據服務平臺的有效功能。此外，還需要建立對數據服務質量的監控機制。服務質量是衡量檔案服務有效性的標準。衡量檔案服務質量的一個重要指標是用戶的滿意度。在大數據背景下，檔案館將通過云計算、移動互聯網等先進大數據技術，將傳統業務轉向數據資源的分析和揭示，為了實現這些目標，需要啟用檔案管理服務統計分析服務、在線互動服務等信息服務方式，此外，還要建立客觀公正開放共進的檔案數據服務平臺。

在大數據時代背景下，高校所擁有的學生檔案資源是一種珍貴的社會資源，應該好好利用起來，這樣一來，可以為后續學校的檔案工作服務。應該把高校檔案作為一種社會資源有效利用起來，而不是單純作為檔案進行保存。除了開發適合學生發展的檔案信息管理平臺，還可以為用戶的信息化需求提供個性化服務。通過網絡粘連信息的收集，可以通過分析數據了解客戶的真實需求，這樣就可以實時根據客戶的需求提供服務了。例如，高校檔案在大數據的背景下可以實現大學生學籍（包括家庭背景）等影響學生創業的因素，進而加快對學生就業和創業工作的指導，加快學生的自我成長。將成績單和畢業材料等系統研究數據進行關聯，進一步了解學生的基本信息，可以采用物聯網技術、大數據分析技術來構建用戶服務平臺，推出微信平臺服務，為用戶提供便捷的信息服務。

四、結語

學生檔案的收集分析過程中，認真分析問題的根源，發揮高校的人才優勢，有目的地利用大數據信息優勢，加快學校自身的發展;提高對學生檔案管理的重視，有效整合資源，建立大數據平臺，進一步實現學生檔案服務的提升。在大數據時代，檔案管理工作者應做好自己的本職工作，優化高校檔案管理服務模式，構建大型的檔案管理服務模式體系。不斷提高學生檔案管理水平，使得學生檔案管理與時代發展共同進步，解決學生困惑的問題，為學生的成長創造一個方便的環境，使得學生可以安心學習。

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