淺談事業單位文書檔案管理

李瑋

【摘要】作為我國主要的社會服務性部門，事業單位的工作效率和人們的生活有著十分密切的聯系，而在事業單位的日常管理中，文書檔案管理工作所占的比例非常大，將文書檔案管理工作的效率與質量不斷提升，既有助于服務質量得到保障，也可促進人們生活水平顯著提升。筆者結合自身工作實踐，就如何管理事業單位文書檔案展開詳細探討，以供大家參考。

【關鍵詞】事業單位;文書檔案;管理

隨著社會改革進程的日益加快，事業單位文書檔案規范化管理取得了很大發展，同時相較于過去來說，如今我國事業單位已越來越重視文書檔案管理工作。新時期，愈加突顯出事業單位文書檔案工作的重要性，其能夠清晰展現出事業單位的工作成績。所以，對事業單位而言，文書檔案管理工作至關重要。

一、高度重視文書檔案管理工作

諸多分析取證證實，之所以一直以來事業單位文書檔案管理工作的效率、質量均不高，主要是因為相關領導不重視這一工作。須知，只要是成績突出、進展順利的工作幾乎都得到了領導的高度重視和密切關心，其中自然也包括文書檔案管理工作。所以，事業單位檔案管理部門領導應從自己做起，端正工作態度，擺正工作方法，對檔案管理工作的重要性充分認識，將傳統的工作理念和工作態度摒棄，關注檔案管理工作和服務大眾，要求下級工作人員努力將本職工作完成。除此之外，還應積極宣傳檔案管理工作，使全社會均將檔案管理工作的重要性認識到，尋求上級領導部門和財政部門政策與資金支持 ，真正讓檔案管理工作中各種問題（資金短缺、人員匱乏、檔案管理混亂、人員責任心不強等）得到有效解決，建立一個綜合性的、具有完備性能的、擁有更高工作效率的大型綜合檔案室。

二、建設完善的文書檔案管理制度

若要提升工作的規范性就必須要依靠嚴格的制度，所以在規范化管理事業單位的文書檔案時，第一步需將完善的文書檔案管理制度建立起來，對事業單位各工作人員的工作責任予以明確，把責任落實到人頭上，如此方可進一步創新與發展文書檔案管理工作。同時，完善的管理制度還可把文書檔案工作人員的工作積極性給調動起來，獎懲機制也需納入到制度中，獎勵有突出表現的文書檔案工作人員，使之主動參與工作，嚴厲批評工作不積極的員工，并給予其指導，使之對自身存在的問有一充分認識，更好地投入文書檔案管理工作。

三、完善文書檔案管理配套機制

完善相關配套機制可極大支持事業單位文書檔案規范化管理工作。所以，事業單位應對相關配套機制予以完善，以順利開展文書檔案管理工作，具體措施包括：第一，結合文書檔案管理部門每個人員的職責，將詳細的問責機制制定出來，以相應的懲罰措施來處理文書檔案管理不規范、材料丟失等問題，進而使文書檔案管理人員能夠端正自身工作態度。第二，制定科學合理的績效考核機制與激勵機制。借助合理的物質獎勵和精神表彰來促進文書檔案管理動力的提升，把管理人員的上進心激發出來，高效完成文書檔案管理工作。

四、建立信息管理平臺

如果要規范化管理文書檔案，就需電子化轉化檔案信息，將文書檔案的數據庫和信息庫建立起來，并以此為基礎，建立檔案管理系統和信息共享平臺。數據信息錄入和字段對應功能是檔案管理系統所必須具備的，要保證能夠批量上傳和導入檔案，對檔案的編號和立卷規則作出規定，同時掛接和掃描附件的能力也不可缺少。與此同時，全面共享也是檔案信息管理系統和共享平臺在事業單位內部網絡的范圍內要實現的，值得注意的是，為了使檔案的安全性、完整性得到保證，就需限制系統訪問權限，對訪問等級予以明確，又或是通過隨機生成手機驗證碼的方式達到加密效果，讓信息安全得到有效保障。

五、定期培訓事業單位檔案文書管理人員

對事業單位文書檔案管理工作來說，檔案管理人員的綜合素質起到決定性作用，只有文書檔案管理人員具備較強的專業素質，再與科學合理的管理制度相配合，方可順利開展文書檔案管理工作。而事業單位領導在對文書檔案管理工作人員進行選擇時，不僅要把專業知識能力強的人員作為優先考慮對象，還應對其各方面予以考量，包括工作積極性高低、職業責任意識強弱以及自身的工作開展能力等。否則即使擁有一身好武藝，若無法將工作好好完成，又或是在工作上具有懈怠心理，則還是不能讓文書管理工作的工作質量得到保證。針對現有的文書檔案管理人員，事業單位領導應定期開展相關培訓活動，諸如專業知識、心理素質、道德修養等均屬于培訓內容。如此方可將一個真正發揮自己價值的人培養出來，使檔案管理工作的效用得到發揮。

六、結語

總而言之，對單位管理水平進行衡量的一個重要標準就是文書檔案管理工作，其是單位一項重要組成部分，其管理水平和檔案資料的完整性直接掛鉤，在單位管理中是不可缺少的一項內容。所以，應規范化銜接文書工作與檔案管理工作，切實促進文書檔案利用率的有效提高。

【參考文獻】

[1]于月.事業單位文書檔案的規范化管理探究[J].辦公室業務，2017（03）：128.

[2]王玲.淺談事業單位文書檔案的規范化管理[J].黑龍江史志，2015（11）：120.

[3]甘宜英.淺談事業單位文書檔案的規范化管理[J].門窗，2014（04）：285+287.