檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位

劉海柱 胡麗 王銀

【摘要】隨著信息化技術的革新，當前我國醫院改革工作開創了新的局面。面對激烈的社會競爭，醫院檔案管理工作必然要實現信息化，并與時俱進，進一步提高工作服務質量和效率，凸顯檔案信息化在醫院檔案現代化管理中的重要地位和功能價值。

【關鍵詞】醫院檔案;信息化建設;檔案管理;價值;地位

傳統模式下，我國醫院檔案管理工作效率不高，檔案管理水平和質量完全取決于檔案管理人員的責任心、業務素質能力和領導對檔案管理的重視程度，而在信息化時代，醫院檔案管理信息化基礎設施建設，在很大程度上決定了醫院檔案管理發展趨勢、服務質量和效能等。

一、當前醫院檔案管理現狀

（一）缺乏信息化管理意識。雖然檔案信息化是當今時代發展的必然趨勢，但目前仍有醫院在檔案信息化管理方面思想意識薄弱，部分領導不重視對醫院檔案的信息化管理和保護。例如，資金投入力度不足，由此導致醫院檔案信息化管理思想與時代發展步伐脫節，有些醫院資金短缺，不能及時針對醫院檔案信息化管理基礎設施、設備進行更新換代，這在很大程度上限制了醫院檔案管理工作高效開展。

（二）人員素質有待提升。目前，我國部分縣級或鄉鎮醫院規模小，運行管理秩序較為混亂，尤其現有檔案管理人員缺乏計算機網絡和信息技術相關理論、實踐知識，業務技能相對欠缺，在職人員年齡偏大，重理論而輕實踐，對信息化時代的醫院檔案管理手段、技能缺乏正確認知，業務操作能力培訓力度不夠，導致管理技能偏低，加之受傳統醫療管理體制束縛，個別醫院檔案管理人員非專業出身，甚至存在身兼數職的情況，致使醫院檔案信息化管理工作的開展捉襟見肘。

（三）檔案信息化建設水平滯后。雖然目前我國大部分三級醫院均已建立起比較規范和完善的信息管理系統，且將信息化管理方式運用到醫院電子取號、網絡掛號、甚至病號入院、發藥、收費、出院結算、醫囑處理、藥品入庫、采購等計算機管理日常工作中，但在檔案管理方面，依然采用常規做法。紙質辦公環境下，醫院醫療檔案卷宗管理難度大大提高，而檔案信息化建設水平滯后，無法實現從紙質卷宗的管理到光盤網絡信息數據存儲的轉變，也為信息瀏覽、檔案資源檢索、保存增加了難度。

二、檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值

（一）節約資源，實現對檔案資源的永久性保護和存儲。醫院檔案信息化建設，可利用字符識別儀、高速掃描儀、光盤刻錄機等檔案數據存儲與錄入設備進行檔案資源數據轉化與數字化掃描管理，徹底改變了傳統紙質檔案管理方法、流程與模式，有利于節約資源和空間，同時還可實現對醫院檔案資源進行環保、綠色、高效永久性保護和存儲。

（二）使檔案管理更為高效和便捷。傳統體制下，我國醫療機構大多采用紙質介質進行檔案資源的存儲和管理，而這些紙質檔案介質容易腐爛、受潮、發霉甚至生蟲變質。因此，對醫院檔案資料的管理要求、環境、建筑面積、室內溫濕度控制參數等均提出很高的要求，而在信息化時代，海量化的數字檔案資源均可通過計算機網絡數據庫進行存儲，不僅易于隨時隨地保存，且減少了財力、物力和人力成本。

（三）可實現對檔案資源加密、共享。傳統條件下的檔案資源查詢效率低，流程繁瑣，出于保護需求，醫療機構某些珍貴檔案資源嚴禁隨意外借查閱，所以不利于資源共享，而通過建設信息化的醫院檔案管理基礎設施，則能夠對所有檔案資源進行共享，同時還可設置網絡訪問權限，讓用戶在線基于自身權限查閱和檢索檔案資源，優化和簡化了檔案利用流程，足不出戶便可實現資源共享，提高了檔案管理利用效率。

三、檔案信息化建設在醫院檔案管理中的對策

（一）應重視人才培養及對信息化檔案管理技術的應用。醫院檔案管理是醫院可持續發展的重要基礎，在醫院檔案信息化建設過程中，應抓住機遇，更新人才培養理念和思路，重視醫院檔案信息化與現代化管理，創新人才培養和信息化技術運營，調動醫院各職能科室積極投入到信息化檔案建設管理工作實踐中，實現由傳統向現代管理的轉變。

（二）要完善醫院檔案信息化管理機制和基礎設施建設。醫院檔案信息化管理必然要依賴先進的技術保障體系，只有建立安全、實用、先進的醫院檔案信息化管理基礎設施，才能遵循前瞻性、協作性原則，采用歸檔雙軌制手段，將資金和精力投入到軟硬件基礎設施配置中。

（三）應建立健全醫院各項信息化檔案管理制度。制度是各項工作順利有效開展的保障，醫院必須要上下齊心，從領導到員工，嚴格遵循既定規章制度，進行檔案信息化管理，嚴格管理網絡檔案信息資源的查閱權限，進一步規范電子存檔步驟，減少網絡技術風險，從檔案的保存、檢索到共享，均要做到有章可依、有法可依。

四、結語

在社會日益進步和發展的網絡信息化時代，檔案信息化建設為醫院檔案管理創造了良好條件，隨著社會管理水平、信息化能力不斷提高，傳統檔案管理手段和思維已無法適應時代發展步伐。因此，在醫院檔案管理工作實踐中，必然要尋求一種創新化、適應當今網絡時代工作要求的檔案信息化管理模式，提升醫院檔案信息化建設管理水平和質量。

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