試析醫院人事檔案管理信息系統創新

吳敬榆

【摘要】對于醫院信息管理和人事管理來說，人事檔案具有重要意義，與此同時，人事檔案也是醫院檔案的重要組成部分。不夠完善的醫院人事檔案管理信息系統，是目前醫院人事檔案管理的形勢。因此，為了實現一體化的醫院行政管理，要求把人事檔案信息管理作為醫院信息管理系統的根基。

【關鍵詞】醫院;人事檔案;管理信息系統;管理信息系統創新

醫院人事檔案再現個人的發展，關鍵在于要求保存個人有價值的諸如文字、聲像、圖表等不同形式的歷史記錄?？茖W的檔案材料搜集方式以及整理方式能夠使得醫院的人才管理朝著更好的方向發展和進步。改革開放以來，我國政治經濟改革的步伐不斷加快，隨之而來的是不斷深化的醫院人事制度改革，大大增加了人員的流動性，人們現有的需求早已無法適應以往傳統的人事檔案管理方法，因此探討醫院人事檔案管理信息系統的發展與創新具有極大的現實意義。

一、醫院人事檔案管理信息系統的缺陷

（一）歸檔不及時的人事檔案管理。醫務人員的檔案若不及時進行更新，則會使得在諸如人事調動和工資變動的時候，醫務人員的檔案可信度低下，而這過程中檔案人員往往做的不足。因此，醫院工作人員入職至調離這一段時間，檔案管理人員都應該根據其實際情況進行人事檔案的定時更新工作。檔案審核的第一步在于人才選拔、職稱評定以及人事調動時具體工作的進行，所以若檔案不能夠及時更新歸檔的話，人才將會陷于不斷流失的地步，也終會導致醫院人事檔案管理信息系統的進一步發展和進步。

（二）方法落后的人事檔案管理。現在傳統的人事檔案管理大多是手工操作，通過手工操作對人事檔案進行存儲、分類、檢索、保管和運用，此種方式需要大量的人力投入，但是由于醫院普遍存在“重醫療、輕管理”的思想，不充足的人員配備以及管理方法落后，使得人事檔案材料失去真實性，并且最后導致人事檔案管理的工作效率不斷低下。雖然目前大多數醫院使用了excel進行輔助辦公，這在一定程度上提高了檔案管理效率，但是excel并不是專門的人事檔案管理軟件，很多管理中需要的功能并不存在，因此引進專門的人事檔案管理系統是非常必要的。

（三）專業素質不足的人事檔案管理人員。很多醫院的檔案管理人員工資和職務普遍較低，說明這些工作人員的受重視程度不夠。另外，身兼數職的檔案管理人員，很多無法專職做檔案管理工作，因為其大部分時間都用于應付其他工作，久而久之容易使得隊伍不穩定。目前醫院開展人才培養時忽視了對檔案管理人員的培養，一直未將其納入必要的計劃，卻常常強調醫療技術人員素質的提高和繼續教育，正因為如此，檔案管理人員缺乏系統的檔案知識培訓，而且其管理水平仍停留在經驗上，這導致檔案管理人員落后的思想觀念和管理水平，從而使得其缺乏創新和活力。

二、醫院人事檔案管理信息系統的創新

（一）檔案管理制度的健全與完善。為了確保人事檔案的完整性、機密性和準確性以及為人事決策提供依據和信息，需要健全和完善人事檔案管理制度，而這一制度也是人事管理工作中一個重要組成部分。當檔案管理制度健全時，檔案管理員的責任才能明確，才能根據檔案材料的及時收集更新與否，在該有的制度下對歸檔的人員進行一定的處罰，從而確保檔案收集、更新的準確性和及時性;當檔案管理制度健全時，才能按照統一的標準對醫院所有職工的人事檔案進行系統的歸檔，這將有利于規范化、標準化、科學化管理醫院檔案，從而確保檔案信息資源的二次開發利用。

（二）人事檔案管理信息系統的引用和完善。在傳統的人事檔案管理方法越來越不適應目前檔案管理員的需求時，需要引進人事檔案管理信息系統來有效地保存檔案并從檔案中挖掘可以利用的資源。為了實現檔案的收集、更新、保存和使用，需要利用現代先進設備把檔案輸入到人事檔案管理系統中。此外，在系統中可加入人員任用與招聘、開發與培訓、員工職業生涯規劃、績效考核、分析和決策支持等功能，從而有效地對檔案資料進行數據挖掘，為人力資源管理部門提供可利用的信息。

（三）專業的檔案人才的培養?，F在很多高校里面將檔案管理設置為一門專門的學科。這有利于檔案管理的發展和進步，因為人才的選擇在檔案的管理上是一個非常重要的問題，想要使得檔案的管理更加有效，則需要引進更多先進的技術，這依托于高素質人才。

（四）人事檔案管理目的意識的增強。當今是信息化的時代，是科技時代，也是全民思想潮流開放的時代。醫院人事檔案管理信息系統需要融入這個時代，這也意味著參與到人事檔案管理工作的人員需要改變觀念，增強人事檔案管理目的意識，這樣才能夠保證醫院的人事檔案管理信息系統的進步和發展。也只有從思想上走到前面，具體措施的施行才能夠有理論和思想的指導。

三、結束語

當今世界日新月異，在醫院的發展中，人事檔案管理信息系統一直處于不受重視的狀況，長久以來，由于新的市場形勢以及現有人事制度的變化，使得醫院人事檔案的內容發生了巨大的變化。若依舊持有傳統的管理方法以及信息系統，則無法跟上時代發展的潮流。醫學變得更加科學化、規范化，需要醫院引進更為先進的人事檔案管理信息系統以及培養更為優質的檔案人才。

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