事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對策

康昆展

【摘要】事業(yè)單位的人事檔案對員工的個人信息予以真實的記錄，其能夠幫助領導對員工的工作情況和個人情況進行了解。人事檔案與員工、企業(yè)的發(fā)展密切相關，而這種需要已無法從傳統(tǒng)的紙質檔案中得到滿足，為此需要借助信息化管理來提高效率。

【關鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理

在事業(yè)單位各項工作和業(yè)務活動中，往往會有大量的人事檔案資料產(chǎn)生，其內容涉及全體人員的年齡、學歷、職稱、獎懲等，保存價值較高，可將可靠的信息提供給事業(yè)單位的人才選拔，順利開展各項工作。針對這一情況，事業(yè)單位應充分認識信息技術的優(yōu)勢，并在人事檔案管理工作中應用信息技術，促進檔案管理工作效率的顯著提高。同時加快開發(fā)和利用檔案資料，保障事業(yè)單位人才建設順利進行。

一、健全人事檔案管理制度

事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作與諸多事項有關，內容復雜，為了讓信息化建設取得實質性效果，需要建立健全相關規(guī)章制度，將其貫徹落實。事業(yè)單位需把《檔案法》中的相關規(guī)定結合起來，并立足于自身實際，將完善的人事檔案管理制度建立起來，對信息化建設工作的要求予以明確，為每個環(huán)節(jié)的管理工作提供理論支持。與此同時，利用制度明確檔案管理人員職責，對其工作行為進行約束和規(guī)范，以順利進行事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設。

二、提高檔案管理的安全意識

計算機是事業(yè)單位開展人事檔案信息化管理工作的基礎，所以檔案管理者應將計算機的安全保護好。可培訓檔案管理者包括如何防范黑客、怎樣管理電腦等在內的計算機安全技術。在工作時，檔案管理者不得隨便把一些手機、移動硬盤、U盤等外接設備插入計算機。同時管理人事檔案的電腦不得用作他用，要安排專人對其進行管理，不得和外網(wǎng)相連接。在對人事檔案進行保存時，需把防輻射、防高溫以及防潮等一系列工作做好，備份人事檔案。將完善的人事檔案管理制度建立起來，規(guī)范人事檔案管理工作。建立健全計算機安全制度和相關安全標準，使人事檔案信息的安全得到有效保證。

三、開發(fā)和改進人事檔案信息管理軟件系統(tǒng)

更加嚴密地界定人事檔案的信息密級，讓電子檔案的安全性得到保證。數(shù)據(jù)庫對更為先進的人事檔案管理軟件進行開發(fā)與改進，通過對人事檔案管理軟件予以完善能夠自動分析、整理人事檔案的數(shù)據(jù)，促進人事檔案管理工作效率的顯著提高，而這也是人事檔案管理信息化的必然要求和必經(jīng)之路。對人事檔案管理軟件進行開發(fā)與改進，還要實現(xiàn)遠程控制、遠程查閱和數(shù)據(jù)共享等多種功能。簡單來說，就是在準確快速的同時，方便簡潔，使管理人員的工作量大大減輕，促進管理效率提高、管理成本降低。同時還能夠實現(xiàn)遠程操控，共享檔案數(shù)據(jù)信息，對事業(yè)單位人員的基本信息進行快速查閱，使辦事效率進一步提高。另外，還需備份檔案管理的信息數(shù)據(jù)，將其妥善存儲，避免因電腦操作失誤而致使信息數(shù)據(jù)丟失。除了深入研究人事檔案管理的相關政策外，還需借助信息化工具，如計算機更加嚴格地界定與加密各種信息資料的密級，將人事檔案信息泄露的風險有效降低。

四、加大資金投入，保障檔案信息化建設進程

完善基礎設施是檔案信息化建設的基礎條件，所以事業(yè)單位需在完善基礎設施上投入更多資金，以讓檔案信息化建設進程得到保障。事業(yè)單位與時俱進的必然選擇就是進行人事檔案信息化管理，同時其也是檔案管理者現(xiàn)階段的首要任務。第一，對人事檔案庫房進行合理配置，并按照檔案庫房管理的“八防”要求，對相關設施予以充分配備，包括防火、防盜、空調、滅火裝置、溫濕度測試儀等。第二，將信息化管理儀器配置齊全，包括高配置的計算機、掃描儀、刻錄機、打印機、數(shù)碼相機等技術裝備。除此之外，還應在人事檔案工作者的培訓費用上加大投入，從專業(yè)上培訓與指導工作人員。

五、完善管理人員的專業(yè)素質

雖然在構建信息環(huán)境中技術進步起到了重要作用，但決定性作用還是人，須知，檔案信息化的核心就是提高檔案管理者的素質，培養(yǎng)其電子環(huán)境下的工作意識，為此必須組建一支專業(yè)化干部隊伍。信息時代的來臨，開始更高的要求所有檔案人員的業(yè)務素質，管理人員需積極學習專業(yè)知識，將自己的知識面不斷拓寬，促進自身文字能力、綜合分析能力的提高，同時深入學習計算機知識和人事檔案管理軟件知識，對現(xiàn)代信息管理技術做到熟練掌握，努力讓自己成為具有雙重知識結構的復合型人才，即不但對檔案管理業(yè)務知識非常熟悉，又將計算機管理技術掌握得非常好。除此之外，在檔案建設與管理中，人事檔案工作人員的職責重大，所以還需對其政治思想和職業(yè)道德加強教育，使其政治思想覺悟較高，政治責任感更加堅定，具備較強的政治敏銳性與政治鑒別力。

六、結語

總而言之，事業(yè)單位最重要的一項信息資源就是人事檔案，若想將檔案的作用充分發(fā)揮出來，需要檔案工作人員付出更多精力，對管理新模式予以大膽創(chuàng)新，使日益增長的檔案信息資源需求得到滿足，真正用活、用好檔案資料。

【參考文獻】

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