規(guī)范教務(wù)檔案數(shù)字信息化管理的實踐研究

賀麗　宋愛梅　賀輝

【摘要】本文將從當(dāng)前教務(wù)檔案管理的概況出發(fā)，對運用數(shù)字信息化規(guī)范教務(wù)檔案管理的策略進行分析與探究，希望為相關(guān)人員提供一些幫助和建議，更好地管理教務(wù)檔案。

【關(guān)鍵詞】信息化;教務(wù)檔案;檔案管理

對教務(wù)進行管理能夠確保教學(xué)機制運行正常，教務(wù)檔案則在其中發(fā)揮著提供管理決策、統(tǒng)計分析、查證參考等重要的教育教學(xué)作用，提供給教學(xué)分析評估所需的重要評價依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐。伴隨教育事業(yè)飛速發(fā)展和辦學(xué)規(guī)模擴大，當(dāng)前教學(xué)模式得到了更新與豐富，而教務(wù)檔案的作用也越來越大，應(yīng)做好信息化管理。

一、當(dāng)前教務(wù)檔案管理的概況

在學(xué)校進行教育教學(xué)工作時，教務(wù)檔案是不可或缺的工作資源。近年來，信息技術(shù)的普及使得教務(wù)檔案管理向著數(shù)字信息化不斷邁進，但是其信息化管理工作或多或少存在一些問題，妨礙了教務(wù)檔案規(guī)范化、信息化的管理，具體表現(xiàn)為：第一，學(xué)校缺乏教務(wù)檔案信息化平臺，離開了平臺，信息化管理便無從談起。第二，學(xué)校教務(wù)檔案安全性低，由于網(wǎng)絡(luò)具有不安全性，因此信息化管理也存在不安全性。第三，信息化發(fā)展不全面，未對各種技術(shù)充分運用。第四，缺少信息化軟件支持，導(dǎo)致教務(wù)檔案降低了信息化管理的效果。

二、運用數(shù)字信息化規(guī)范教務(wù)檔案管理的策略

（一）建立教務(wù)檔案信息化平臺。依托數(shù)字信息化的巨大優(yōu)勢，學(xué)校應(yīng)建立一個教務(wù)檔案信息化平臺，用于共享檔案中的信息資源，這樣一來，既可以提供給教育教學(xué)所需的平臺支持，還能提供學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層制定教務(wù)方案所需的依據(jù)與標準。從這里不難看出，建立教務(wù)檔案信息化平臺，能夠讓不同學(xué)校做到資源共享，讓校內(nèi)資源缺乏的現(xiàn)狀得以改善。與此同時，教務(wù)管理部門需要和學(xué)校具體狀況相結(jié)合，創(chuàng)建一個集教案管理、教學(xué)管理、課程管理于一體的規(guī)范化教務(wù)檔案體系。依托信息化技術(shù)，促進不同學(xué)校間的教務(wù)往來及溝通，建立起跨地區(qū)的教務(wù)檔案信息化平臺，將其盡早列在學(xué)校發(fā)展日程中，從而讓不同學(xué)校通過交流與溝通教務(wù)檔案實現(xiàn)資源共享與取長補短。例如，某醫(yī)學(xué)院校建立了“班班通”教務(wù)檔案信息化平臺，此平臺能夠發(fā)揮校內(nèi)教師的集體智慧，全面提高教師備課效率與質(zhì)量。進行課堂教學(xué)時，該校教師能夠在多媒體設(shè)備中直接選取平臺上的優(yōu)質(zhì)教學(xué)視頻、課件等資源，讓醫(yī)學(xué)課程的教學(xué)趣味性大大提高。

（二）確保教務(wù)檔案信息化安全。現(xiàn)階段，教務(wù)檔案信息化的系統(tǒng)有一定安全隱患存在，可能被他人破解、竊取密碼與用戶名。對于數(shù)字化檔案、電子文件來講，信息系統(tǒng)、存儲器、計算機、網(wǎng)絡(luò)是其重要的組成部分，與其安全性有著十分密切的關(guān)系，只有保證了系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的安全，數(shù)字化檔案、電子文件才能夠更加安全，由于它們都存儲在教務(wù)檔案系統(tǒng)中，因此維護信息化系統(tǒng)安全成為安全建設(shè)的重點內(nèi)容。這要求教務(wù)管理人員不斷強化教務(wù)檔案系統(tǒng)的定期更新和維護，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞應(yīng)及時修補，實現(xiàn)信息化系統(tǒng)中具有完整齊全、真實準確的教務(wù)檔案內(nèi)容。

（三）加強教務(wù)檔案信息化發(fā)展。現(xiàn)階段，人們進入了信息化時代，運用信息技術(shù)后，各行各業(yè)都獲得了不同程度的發(fā)展。因此，教務(wù)部門也要充分運用信息技術(shù)，加強教務(wù)檔案信息化發(fā)展，在這一過程中，對教務(wù)檔案進行網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化是首要環(huán)節(jié)。通過多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、計算機技術(shù)的全面支持，教務(wù)檔案正在朝著信息管理的全新形態(tài)轉(zhuǎn)變，把檔案資源向數(shù)字檔案進行轉(zhuǎn)化并存儲，然后以網(wǎng)絡(luò)化方式連接各種檔案信息的存儲設(shè)備，借助計算機系統(tǒng)來開展統(tǒng)一管理的工作，讓檔案信息庫更加規(guī)范，打破時間、空間等多種限制來共享教務(wù)檔案資源。

（四）開發(fā)教務(wù)檔案信息化軟件。規(guī)范化、信息化發(fā)展教務(wù)檔案過程中，應(yīng)加強其信息化建設(shè)，軟件則是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)與前提。為了有效開發(fā)教務(wù)檔案信息化軟件，需要教務(wù)管理人員對本校數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)進行充分利用，建立一個教務(wù)檔案信息化的數(shù)據(jù)庫。學(xué)校在共享教務(wù)檔案信息時需要通過網(wǎng)絡(luò)檢索來進行，這樣才能更好地獲取數(shù)據(jù)庫中的教務(wù)檔案信息。構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括全文信息、卷內(nèi)文件、立案卷等目錄數(shù)據(jù)庫，這樣有利于推動教務(wù)檔案的一體化管理。與此同時，不同的教學(xué)檔案種類會需要不同的著錄項目，因此教務(wù)檔案在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時，應(yīng)加強其靈活性和可擴展性，從而符合當(dāng)前教務(wù)管理的實際需要，讓存儲的數(shù)據(jù)得到標準管理與靈活訪問。

三、結(jié)語

總而言之，研究運用數(shù)字信息化規(guī)范教務(wù)檔案管理的策略具有十分重要的意義。相關(guān)人員應(yīng)對當(dāng)前教務(wù)檔案管理的概況有一個全面了解，通過建立教務(wù)檔案信息化平臺、確保教務(wù)檔案信息化安全、加強教務(wù)檔案信息化發(fā)展、開發(fā)教務(wù)檔案信息化軟件等途徑來做好教務(wù)信息化檔案的相關(guān)管理工作，從而推動教育事業(yè)的長期、穩(wěn)定發(fā)展。

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