辦公室績效考核激勵作用研究與優(yōu)化

鄒超　胡蕊　蘇益華

【摘要】績效考核是企業(yè)/組織實施人才管理和隊伍建設(shè)的重要手段。以筆者所在企業(yè)為例，處室是企業(yè)架構(gòu)中最基層的組織單元，處室級的績效考核，除了具備公平、公正、透明等基本要素，符合企業(yè)關(guān)于考核的宏觀要求外，更要在指標細化、調(diào)整靈活、突出重點等方面下功夫。同時，績效考核是處室班子管理本處室的重要工具，對員工績效進行評價，既是一項管理要求，更是一種責任，處室考核組應(yīng)該以營造相對公平、透明、積極的工作環(huán)境為己任，不斷評估考核效果、完善考核機制，使大多數(shù)員工可以收獲與其付出相匹配的獲得感、認同感和價值感。

【關(guān)鍵詞】辦公室;績效考核;優(yōu)化

一、實施現(xiàn)狀和問題分析

處室考核工作涉及很多要素，既有員工崗位、業(yè)務(wù)劃分、考核系數(shù)等等一些理性指標，也要考慮員工情緒、整體穩(wěn)定等軟性因素。筆者所在辦公室的處室績效管理機制一直嚴格遵循企業(yè)的基本制度，從一段時期的運行效果看，考核結(jié)果與處室實際運行效果處在基本匹配的狀態(tài)。隨著部分工作、人員的發(fā)展、變化，初始的崗位設(shè)定與實際業(yè)務(wù)劃分開始產(chǎn)生錯位，受制于對所級考核、薪酬管理辦法中相關(guān)要求的僵化理解，以及原有處內(nèi)員工考核辦法相對粗框、形式化、平均主義的特點，導致處內(nèi)考核對員工的激勵作用不足，員工對原有考核辦法的滿意度相對較低，工作積極性和創(chuàng)造性有待提升。對辦公室原有的員工考核辦法進行分析不難發(fā)現(xiàn)，原有考核辦法對員工的實際工作量這一考核中最重要的部分缺乏測量手段，且在全部考核中占比過低，考核評分缺少數(shù)據(jù)支撐，導致員工工作量無法在考核結(jié)果中得到應(yīng)有體現(xiàn)，同時，也不可避免地衍生出考核導向模糊、激勵作用不足等諸多問題。

二、優(yōu)化思路

本研究旨在通過對現(xiàn)行處室考核辦法過程出現(xiàn)的問題的分析，研究制定出全面評價員工實際工作量和工作質(zhì)量的測量工具，并以此優(yōu)化員工處室級考核方案，使考核對員工的激勵作用得到加強，使績效考核結(jié)果與員工的實際貢獻值持續(xù)處在相對平衡的狀態(tài)。新版辦法的設(shè)計始終遵循以下幾個原則：

（一）貫徹企業(yè)級管理制度要求和精神。一是更強調(diào)處室的整體概念，二是更強調(diào)處室領(lǐng)導班子的導向作用。

（二）深度結(jié)合辦公室業(yè)務(wù)特點。辦公室各項工作之間關(guān)聯(lián)度低、臨時性事務(wù)多、基礎(chǔ)性服務(wù)性工作多，需要員工具備較強的綜合能力、勇于擔當?shù)呢熑胃小⒅艿椒?wù)的大局意識以及踏實鉆研基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的心態(tài)。

（三）聚焦并力求解決原版辦法中的主要問題。原版辦法中最核心的問題就是缺少對員工工作量的綜合評價工具，因此將此次修訂的主要精力放在了制定測評工具的工作上。實質(zhì)是通過經(jīng)驗的積累、數(shù)據(jù)的支撐，最終實現(xiàn)管理工作的顯性化。

（四）考核結(jié)果更加直接地在績效分配中體現(xiàn)。將考核結(jié)果與薪酬分配緊密聯(lián)系，減少人為因素、盡可能以數(shù)據(jù)說話，也會促進處室員工相對公平的良性競爭環(huán)境的形成。

三、設(shè)計與實施

基于上述問題分析和優(yōu)化思路，本研究將考核工作分為3部分，員工薪酬績效部分總額由基礎(chǔ)部分、考核部分和即時部分組成。

（一）基礎(chǔ)部分。打破原有崗位與具體工作的固有關(guān)系，將每位員工的各項工作重新組合為一個新的虛擬崗位。各項工作條目設(shè)置的顆粒度以人力資源部門提供的崗位資料為基礎(chǔ)，按實際情況予以增減，每項工作對應(yīng)一個基礎(chǔ)系數(shù)（詳見“表1”），每項工作的基礎(chǔ)系數(shù)=核心工作系數(shù)×工作量系數(shù)×重要程度系數(shù)×工作難度系數(shù)。為加大對核心工作的考核力度，設(shè)置核心工作系數(shù)，該系數(shù)作為核心工作的考核加權(quán)系數(shù)，按1、5、10取值，其余3項系數(shù)按照基礎(chǔ)維度測量表（詳見“表2”）中的標準取值。將每位員工所負責的工作基礎(chǔ)系數(shù)求和，得出每個人的基礎(chǔ)系數(shù)之和占所辦公室全部工作基礎(chǔ)系數(shù)總和的百分比，按照比例分配所辦公室季度績效總額的80%。基礎(chǔ)部分主要體現(xiàn)員工實際承擔的工作對于所辦公室整體的綜合貢獻度。

（二）考核部分。考核人對標員工季度內(nèi)的綜合表現(xiàn)對員工進行季度考核打分，一般情況下，得分第一名為“優(yōu)秀”，其他為“稱職”，特殊情況可為“基本稱職”或“不稱職”。根據(jù)考核結(jié)果將辦公室季度績效總額的20%按比例分配至每位員工。考核部分主要體現(xiàn)員工在考核期內(nèi)的臨時性（替代）工作、勞動紀律、工作態(tài)度、工作質(zhì)量等因素，不再重復考慮職責范圍內(nèi)正常開展工作的要素（即基礎(chǔ)部分）。

（三）即時部分。辦公室領(lǐng)導可根據(jù)實際情況對員工進行獎勵，并以即時績效工資的形式兌現(xiàn)。即時獎勵的行為包含完成硬性要求且需要投入大量精力的職能范圍之外工作的;因客觀需要在一段時期內(nèi)持續(xù)高強度（加班）工作的;高質(zhì)量完成臨時交辦的階段性急難險重工作等等事項。辦公室領(lǐng)導班子對即時獎勵事項、獎勵范圍以及分配額度有決定權(quán)。綜上所述，新方案整體上以量化主體、簡化主觀、強化主導為指導，力求明晰每部分考核的側(cè)重點。相對固化的分工體現(xiàn)在基礎(chǔ)部分，動態(tài)的、相對主觀的體現(xiàn)在主觀考核部分，突出導向和突出事項則體現(xiàn)在即時部分，做到基礎(chǔ)考核有數(shù)據(jù)支撐，主觀考核程序簡化，即時考核體現(xiàn)導向。

四、應(yīng)用預(yù)期

本課題研究成果已直接應(yīng)用在辦公室2018年四個季度員工績效考核過程中。處內(nèi)員工對新版考核辦法基本認可，但考慮到應(yīng)用時間較短、應(yīng)用范圍有限，該方案的合理性、準確性和導向性還需要進一步多維度考量。辦公室的業(yè)務(wù)特點決定，員工實際承擔的工作、完成各項工作的標準、甚至同樣工作在不同時段的復雜程度都是不斷變化的，需要動態(tài)管理。此次實施的新辦法并不是一步到位、一成不變的完美方案，辦公室將在不斷積累數(shù)據(jù)、聽取意見的基礎(chǔ)上，對方案進行逐步完善，力爭最大程度發(fā)揮績效考核這一管理工具的效能。同時，此次研究也是對量化機關(guān)管理工作的一次有益嘗試。以辦公室多年來各項工作的大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對各類管理工作之間的聯(lián)系和規(guī)律進行提煉，制定了各項工作測量維度和測量標準，一定程度上使員工工作得以數(shù)字化、顯性化，為同類型的其他機關(guān)處室的考核模式提供了一種新思路。