把好公文辦理各環節　提高公文辦理質量和效率

董昊

【摘要】公文辦理是辦公室的一項重要工作職責，涉及登記、擬辦、承辦、傳閱、督辦、整理存檔等多個環節。只有處理好各個環節，才能有效提高公文辦理的質量和效率。本文就如何更好地處理公文進行研究，對做好各環節工作提出方法，希望為公文處理工作提供借鑒。

【關鍵詞】把關;公文辦理;質量和效率

公文辦理是辦公室的一項重要工作職責，看起來很平常瑣碎，但關系到各級有關精神能否及時傳達落實，反映出工作人員日常的工作作風、辦事效率及精神面貌。因此，日常工作中對公文辦理必須嚴格要求、精益求精。要通過把好公文辦理過程中的登記、擬辦、批辦、承辦、傳閱、督辦、整理存檔等各個環節，才能有效提高公文辦理的質量和效率。

一、把好公文登記關

對于收到的各級公文要按照發文機關分類并詳細登記，包括來文日期、發文字號、公文標題、來文份數、保密等級等，做到來文心中有數。除了做好來文登記外，在公文分發、傳閱過程中，也要隨時進行登記，掌握公文的傳閱和辦理情況。

二、把好公文分類關

（一）根據來文份數、公文內容對公文進行合理分類，提高工作效率，縮短公文辦理時間。收取的公文按照內容可分為送閱件和承辦件，送閱件按照來文份數又可分為分報件和傳閱件。所謂分報件是指公文同時分別報送各位領導和各部門閱讀，這類公文只需要閱讀，不需要具體落實;傳閱件是指由于來文份數不夠，只能由領導和涉及相關工作的部門進行傳閱，這類公文需要嚴格按照順序進行傳閱;承辦件是指公文有明確需要辦理的內容，要提出擬辦意見，待主要領導和主管領導批辦后，由相關部門具體辦理。

（二）熟悉、掌握領導分工和各部門工作職責。對于承辦件的辦理，必須要熟悉和掌握領導分工和各部門工作職責，這樣才能根據公文的內容，明確公文應該送誰批、送誰閱，由哪些部門承辦，需要多個部門共同辦理的，誰主辦、誰協辦。這樣，才能讓各級公文和領導的指示精神，及時、準確傳遞到位。

三、把好公文傳閱過程關

在公文傳閱過程中，要準確把握，靈活掌握其原則和特點，切忌機械地、教條地、僵化地傳閱。

（一）公文傳閱要講究程序性。收到公文后，文書人員在了解公文內容的基礎上，要對公文辦理提出擬辦意見，并將擬辦意見分別報辦公室和處室領導閱示，對公文辦理情況進行把關，以便公文辦理流程合理、內容準確，提高公文辦理效率。

（二）公文傳閱要講究有序性。待領導對擬辦意見同意后，按照公文傳閱順序進行有序傳閱。對于分報件，將公文分揀登記后，分發給各位領導和各部門進行閱讀;對于傳閱件，先按照領導班子順序傳閱后，再送達其他需要閱讀的部門;對于承辦件，待主管領導和分管領導批辦后，送達相關部門按照擬辦意見進行辦理。

（三）公文傳閱要講究及時性。及時性是確保公文處理工作時效性的基本前提，要做到隨到隨辦。要時刻牢記“勤送、勤取、勤催”，避免公文積壓，確保不誤事。遇到來文較多時，要優先處理與本單位有直接關系的公文。

（四）公文傳閱要講究特殊性。當遇到特殊情況時，要靈活處理公文傳閱順序，如遇上領導外出調研學習，可以根據領導外出時間，適當調整其他領導的傳閱順序，以保證公文傳閱的時間和進度。對于有領導批示意見的傳閱件，應當優先交由相關部門閱辦，再送達其他領導傳閱，以保證公文能夠及時辦理，領導意見得到及時落實。

（五）公文傳閱要講究安全性。隨著機關協同辦公平臺投入使用，公文傳閱流程更加扁平化，公文傳閱也更便捷、效率更高。但是，也要注意利用協同辦公平臺傳閱公文存在泄密風險的問題。因此，文書人員要時刻保持頭腦清醒，時刻牢記保密意識，嚴格做到“涉密不上網，上網不涉密”，確保公文傳閱的安全性，防止失泄密事件發生。

四、把好領導批示督辦關

要抓好對領導批示意見的落實工作，對需要督辦的公文，要按照主要領導提出的批示意見，明確辦理部門、辦結時限，跟蹤督辦落實情況，由辦理部門形成辦結結果報告及時反饋給領導，切實做到事事有結果，件件有回音，保證各項工作落到實處。

五、把好公文歸檔關

公文歸檔作為公文傳閱的最后一環，也是重要的組成部分，做好公文的歸檔工作，保證公文的完整性，有利于提高公文管理工作的效率和水平。因此，公文辦結后，要將公文回收整理、分類存放、便于隨時取用。本年度公文全部整理后，要及時移交檔案室立卷、存檔。

六、把好公文保密關

公文特別是涉密公文中包含著許多國家秘密信息，因此，做好公文辦理中的保密工作是至關重要的。日常工作中，要時刻牢記保密法、保密規章制度，增強保密意識，切實做好公文辦理全過程的保密工作。特別是涉密公文，要嚴格按照保密要求辦理，嚴禁隨意擴大閱知范圍。對閱辦完畢的公文要及時回收、存放，防止遺失，對有明確要求需要退回的上級公文，要按時退回。

總之，公文辦理工作涉及廣泛、工作方式靈活多變，需要不斷總結和改進，才能有效提高工作效率和服務水平。

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