檔案標準化監管長效機制研究

楊麗娜 張猛 劉宇同 楊偉超

摘要：檔案管理標準化是新時期檔案事業發展的必然趨勢，是實現檔案管理現代化的重要基礎工作。本文以北京市水務局下屬水管單位北運河管理處實施“檔案管理標準化工程”為例，從檔案管理的現代化理念、標準化體系、監管機制、保障措施等方面綜合設計，建立了一套檔案“1+2+3+4”管理模式，提升各項工作過程質量和效率的監管能力，為其他行業檔案管理體系建設提供了一定的參考價值。

關鍵詞：水務行業檔案標準化監管機制

檔案是“留史存真”的載體，詳細記錄了史事演變的“軌跡”。檔案管理標準化涉及對檔案接收、整理、保管、利用等環節進行規范化、標準化，強化檔案全過程的“閉環”監督管理，提高管理效率與質量，實現檔案管理現代化。強化水務事業單位檔案管理標準化，對全面提高水務事業單位各項管理工作的效率和質量具有重要意義。

北運河管理處系市水務局直屬的全額撥款事業單位，目前共有科技檔案4627卷、文書檔案1529件、會計檔案2653件、實物檔案426件、聲像檔案609件，檔案管理工作始終處于“收”和“守”的狀態。如何打破傳統水務檔案管理的桎梏，倒逼上游工作鏈條標準化機制的建立，是當前北運河管理處實現檔案現代化管理面臨的難題。北運河管理處以“檔案管理標準化工程”為契機，深入全面開展檔案軟硬件及制度建設，制定了涵蓋形成收集、整理歸檔、保管保護、鑒定銷毀、利用開發、統計移交六大方面的系列制度匯編，探索了一套科學有效的檔案長效管理機制，形成了檔案“1+2+3+4”監管模式，建立了一套“全方位、無死角”的管理體系，實現了末端的檔案管理向中端過程管理及前端的程序管理轉變，進而推進其他工作整體水平的精細化和標準化。

一、檔案“1+2+3+4”標準化管理模式

北運河管理處結合實際情況，以“北京市水務系統標準化建設的窗口單位、科研型的水管單位、檢驗北運河上游9區水務工作成效的平臺、展現水務公共服務能力的示范區、北京水岸經濟的承載區”五大功能定位為目標，逐步推進隊伍建設、制度完善、流程優化。面對體現內業運行及項目建管水平的“考核斷面”——檔案管理，北運河管理處著力促進過程管理的規范化、精細化、標準化，督促各級管理人員高標準、規范地推進工作的各個環節，形成制度約束體系，倒逼過程的查缺補漏，建立了檔案“1+2+3+4”管理模式。

（一）“1”指一條剛性底線，即入檔清單。北運河管理處實行兩級兩類檔案管理，兩級為處檔和科所檔，兩類為科技檔案和文書檔案。管理處按照檔案歸檔制度對機關科室、基層單位的檔案編制了歸檔范圍和歸檔要求，作為剛性要求和入檔底線，不達要求絕不歸檔，確保了所有歸檔檔案的質量及完整性。

（二）“2”指組織及制度，即有專人負責及各流程的制度保障。北運河管理處成立了檔案領導小組，由主任直管、各科所主管領導分管，辦公室負責牽頭，各科室及基層單位均設立固定兼職人員；建立了差異化、接地氣的檔案工作流程及制度，接受專業的管理理念和技能培訓，破解領導不重視、人員更換勤、專業素養差、重硬不抓軟的痼疾，用專業的人、專業的頭腦做專業的事情，達到事半功倍的效果。

（三）“3”指保障機制，即專家定期檢查考核通報機制、單位年度評優重要組成事項、專項培訓實操及閉卷考查機制。檔案主管部門聘請檔案專家組成考核小組，每季度對處檔、科所檔進行檢查評比并通報，將每季度的評分作為年底部門評優的重要組成內容；每年組織進行兩次檔案知識培訓和兩次實操考試，通報成績，約談工作差距大的部門領導和人員。上述措施能夠促使檔案管理員把枯燥的檔案工作做細、做實。

（四）“4”指管理機制，即通過檔案規范化建設、檔案軟硬件建設、檔案信息化管理及服務、檔案形成的科技成果四個“抓手”，建立檔案標準化的閉環管理模式，完善檔案管理組織體系，有力地保障檔案的精細化管理。

二、檔案標準化管理存在的問題

盡管全面推進檔案管理工作各環節標準化、系統化的監管，利用檔案“斷面”考核這個抓手倒逼上游工作鏈條建立標準化機制，是北運河管理處在實施“檔案管理標準化工程”過程中始終追求的目標，但是在檔案標準化管理實施早期階段中，仍存在一些不足。

（一）思想重視不夠，監管機制不完善

有些科室只注重單位的基礎業務和經濟業務，即便把檔案標準化管理納入目標考評，也只是軟指標；有些科室在檔案標準化管理的發展過程中，只注重存，不重視管理的質量和效率，僅僅停留在文件資料的收集歸檔、保證文件檔案不丟失上。傳統檔案管理理念尚未根本轉變，長效監管機制尚未建立健全，制約了檔案標準化管理工作的順利開展。

（二）檔案專業人員缺少，管理水平不高

目前北運河管理處專門從事檔案管理的人員較少，并且在職的大部分檔案管理人員沒有接受過專業的檔案知識培訓，對檔案管理的流程不清楚，對檔案的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業務不專，對檔案的重要性、保密性、完整性、安全性意識淡薄。此外，因檔案管理人員更換頻繁，檔案移交手續不按程序辦理，導致檔案管理整體力量薄弱，總體管理水平不高。

（三）檔案管理崗位職責不清，監管把關不嚴

長期以來，相當一部分檔案管理人員認為管理檔案就是“守好攤”，不丟失、不泄密，應付外調、查檔即可，對檔案的重視程度不夠，致使檔案管理崗位職責不清晰、履職不到位，項目科室檔案管理混亂，分類、分項監管不力、把關不嚴。特別是，大部分科室都重視公文檔案的管理，而忽視了科技檔案的收集、管理，造成科技檔案入庫較少。原因在于：一是科技檔案源頭缺失；二是科技檔案不像公文檔案，大部分僅在機關流轉，容易收集；三是科技檔案在工程建設和后期養護過程中利用頻繁，部分建設單位不愿意將其納入管理部門的檔案標準化管理中。

（四）檔案編研不足，檔案信息資源利用率不高

傳統的檔案管理工作存在重業務指導輕檔案管理、重保管輕檔案編研的問題。對檔案編研工作認識不足，編研隊伍人才缺乏，經費不足，搞編研要么是臨時交辦的差事，要么成了業余事情。許多科室對于檔案的開發利用效率不夠，只停留在日常文件資料的查閱上，在編研創新、編研深度和廣度方面存在不足。

三、檔案標準化管理的對策建議

2019年是北京市水務局的“建管規范化、運行標準化”建設年，作為水務系統窗口單位的北運河管理處面臨年度更多的稽查、審計、考核和“四不兩直”的檢查，檔案作為痕跡管理的有效載體，集中反映了各個專業技術部門工作的內控水平和監管能力。北運河管理處明確要把這一存在明顯差距且不好抓、易反復的短板弱項補齊。

（一）完善監管機制，強化規范管理頂層設計

北運河管理處應不斷完善檔案標準化管理工作運行機制，將檔案標準化管理納入每年的考核目標，做到年度有計劃、有檢查、有交流、有總結、有考核；堅持以任務帶隊伍，創新管理方法，把檔案部門建成“受人尊重”的崗位；注重以法治檔，開展經常性的檔案行政執法監督檢查，嚴肅檔案管理工作紀律，推動檔案管理標準化向縱深發展。

（二）建立檔案專業平臺，確保人員素質提升

檔案管理工作是一項枯燥、煩瑣的工作，需要耐心、細心和責任心強的檔案人員。在招聘人員時，應考慮引入檔案專業出身的工作人員，彌補當前檔案管理人員“半路出家”、專業不精、監管不硬的問題。在檔案管理人員逐漸穩定之后，從時間、物質上支持和鼓勵干部接受各類檔案管理繼續教育，并積極參加檔案學會，開闊眼界、增長見識、提高能力。檔案人員更要注重自學，既要學習檔案專業知識，又要與單位實際緊密聯結好。

（三）厘清管理職責，加強檔案監督管理

各科室應明確檔案管理職責定位，確保履行檔案管理職責不缺位、不越位、不錯位；健全檔案管理各項制度，使檔案工作有章可循、有據可依；修訂和完善檔案人員崗位職責、檔案整理歸檔制度、借閱保密制度、檔案室管理制度等各項工作制度；堅持高標準、嚴要求的日常檔案管理，所有紙質、實物、聲像、電子等檔案統一由檔案部門保管；嚴格按照文件歸檔范圍及檔案保管期限，對所有資料進行分類整理和立卷歸檔，對所收集材料進行細致審核、鑒別和整理，建立統一領導與分層負責相結合的兩級管理，形成以處檔案室為核心，專兼職檔案人員密切配合，檔案人員與項目人員互為監督的監管模式。

針對水務工程檔案管理的實際情況，探索建立“一票否決制”“兩項協調制”“三同步三參加三納入制”等制度，建立檔案工作服務機制。“一票否決制”，是指開展工程質量評優時，實行檔案質量“一票否決”；“兩項協調制”是指檔案管理部門對建設單位的主動協調制和對工程監理部門的主動協調制；“三同步”是指工程建設一開始就與建檔工作同步進行，工程建設與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行，工程驗收與提交一整套標準的科技檔案同步進行；“三參加”制度是指檔案部門參加工程進度和質量分析會，參加設備和技術資料的開箱驗收會，參加單位、單項工程的工程驗收會，從源頭上把好入口關；“三納入”就是將檔案工作納入項目（工程）建設計劃，納入生產、技術管理各個環節，納入領導和工作人員的崗位責任制，真正實現檔案歸檔工作前移。

（四）梳理檔案編研理念，建立智慧檔案系統

檔案行政管理部門的領導對編研工作必須足夠重視，在制訂工作計劃、崗位目標方面，對編研工作要有科學合理的統籌安排和決策；檔案編研人員要從思想認識、工作態度、業務水平到協作能力等方面提高綜合素質，積極推動檔案編研工作，對每年的資料進行編研，撰寫歷史沿革、業務基礎數據匯編、大事記、處史等有參考價值的材料，讓檔案工作更好地為首都經濟建設和水務發展提供服務；要充分利用計算機、掃描、多媒體、存儲等高新技術把各種載體的檔案資源，轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結；將單位內部的OA系統與檔案管理專業軟件鏈接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享，最終實現自動收集、自動歸檔、自動編目、自主查閱、異地查閱利用的目的，提高檔案信息資源利用率，全面打造“智慧檔案”監管平臺。

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。在北京水務工作標準化之年，面對新形勢、新環境下檔案現代管理的壓力與挑戰，北運河管理處應摸清水務檔案管理工作軟肋，靶向診治管理思路痛點，深入推進水務事業單位檔案管理標準化建設，全面補齊水務檔案管理短板，全力推動水務管理工作高質量健康發展。

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作者單位：北京市北運河管理處