征求檔案形成單位意見的思考

李瑛

摘要：本文立足檔案開放鑒定工作實際，分析了在檔案開放鑒定中征求檔案形成單位意見環節常見的問題，總結了面臨的主要矛盾和難點，提出將征求檔案形成單位意見環節前置，統一開放鑒定標準，加強開放鑒定人員隊伍建設等建議。

關鍵詞：檔案開放鑒定征求意見矛盾和難點

檔案開放鑒定是檔案館工作的重要組成部分，也是深化檔案信息資源開發，擴大檔案利用服務范圍，保障公民知情權的重要途徑。因此征求檔案形成單位意見作為檔案開放鑒定工作中的一個關鍵環節，直接影響著檔案開放的質量與利用效果。

一、征求檔案形成單位意見的依據和目的

依據《中華人民共和國檔案法》第二十五條第（一）款、《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十三條第（一）款：“保存在檔案館的，由檔案館公布，必要時還應當征得檔案形成單位的同意，或者報請其上級主管機關后批準公布”及《北京市區縣檔案館館藏檔案開放工作管理辦法》（京檔發﹝2014﹞8號）第四章第十二條：“檔案鑒定工作小組要逐件逐頁鑒定檔案，必要時，征求檔案移交單位或相關單位意見”的要求，各檔案館對館藏檔案開放鑒定工作一般都采取初審、復審、審批的步驟進行實施，即由開放鑒定工作小組初審，檔案鑒定工作委員會復審，檔案局（館）長會審批。為此，一些檔案館在初審后都設置了征求檔案形成單位意見這一環節，這一環節的設置主要是基于以下幾個方面的考慮：

一是檔案形成單位的檔案與其業務工作聯系密切，相對檔案館來說對檔案的具體內容了解比較透徹；二是對涉及本單位不宜開放的檔案內容能夠把握得比較準確，尤其是涉及本單位內部或專業性較強的檔案時更容易區分哪些可以開放，哪些應該控制使用；三是在征求意見的過程中便于檔案形成單位進一步了解本單位以往工作的經驗、方法，增進對本單位的全宗概覽和組織沿革的認識。

二、征求檔案形成單位意見環節的常見問題

筆者在開放鑒定工作中發現，征求檔案形成單位意見過程中存在著一些現象和問題。一是有的單位對檔案開放鑒定的意義認識不夠，對此項工作有排斥心理，簡單地認為征求意見加大了本單位、本部門的工作量，不愿意過多投入精力做好這項工作。二是有的單位雖然從思想上重視，但在實際給予開放鑒定意見時走馬觀花，蜻蜓點水似地走走過場，對所征求意見的檔案內容沒有細致的把關。三是有的單位保密意識過強，有“重藏輕用”觀念，過度重視對檔案的保管和保密工作，抱著能不開放就不開放，能少開放一點就少一點的心態，或者害怕本單位的檔案開放出去有不良影響，從而大大降低了檔案的開放率。為此，我們要進一步從思想上、行動上扭轉這些片面認識。

三、征求檔案形成單位意見環節面臨的主要矛盾和難點

當前，在征求檔案形成單位意見過程中面臨著一些主要矛盾和難點，這些矛盾和難點解決與否直接關系到征求檔案形成單位意見的實效，需要認真進行研究和探討。

難點一：征求檔案形成單位意見的先后順序問題。

檔案開放初審鑒定工作是先征求檔案形成單位意見還是本館初審鑒定后再征求意見，如果先征求意見可能會造成檔案形成單位的誤解，認為檔案館在推卸鑒定責任，將本該檔案館鑒定的任務交給了檔案形成單位；如果初審鑒定完再征求意見，若遇到檔案形成單位反饋回來的目錄全部或部分不開放，則工作人員需要進行二次鑒定，無形中加大了檔案館工作量，浪費人力。

難點二：征求檔案形成單位意見的標準統一問題。

目前北京市各檔案館判定檔案開放與否的依據，主要是《北京市區縣檔案館館藏檔案開放工作管理辦法》（京檔發﹝2014﹞8號）中第五款第（一）至（十一）條所涉及的不宜公開內容的檔案的相關條款，這些條款只是在原則和范圍上做了規定，卻無法精確到每一件檔案。同時，在實際工作中，檔案形成單位的領導及檔案員不是一成不變的，在征求開放意見時，由于歷史背景及個人主觀意識的不同，以前征求意見時確定可以開放，而現在征求意見時，某些內容相近的檔案（文件及報表）又不能開放，這樣勢必出現同類型或相似內容的檔案開放鑒定標準前后不一致的問題。

難點三：征求檔案形成單位意見時以全宗為單位還是以卷宗內文件責任者為單位的問題。

以全宗為單位還是以卷宗內文件責任者為單位征求檔案開放意見需要根據實際情況而定，采用不同的單位征求開放意見的效果則不同。一般情況下，檔案館是以全宗為單位征求意見，但在實際工作中筆者發現，若以全宗為單位征求意見，全宗單位勢必對全宗內不是本部門形成的檔案難以給出鑒定意見，有的單位會采取再發函征求相關單位意見的方式，無形中加大了向檔案館反饋意見的時間成本；有的單位會以這部分檔案不是本單位形成的文件為由，直接在反饋給檔案館的單位意見欄中填寫“非本單位鑒定權限或無權認定”等理由，反饋意見效果與不征求意見效果實際相當。但是，若以檔案卷宗內文件責任者征求立檔單位意見，又會出現檔案形成部門在確定開放與延期問題時要查看檔案實體，而歸檔文件又不在本單位全宗內的問題，查閱時則必須要征求全宗單位意見，從而會給全宗單位及檔案形成單位增加一些不必要的工作量。

難點四：檔案內容的利用查閱與控制問題。

在征求檔案形成單位意見時，各單位會到檔案館利用窗口查詢相關檔案內容，并需要將某些把握不準的檔案內容進行復印帶回單位給主管領導審核，這樣不僅增加了查檔利用的工作量，而且增加了對檔案內容的控制難度，造成檔案內容的擴散和管理上的不便。

四、征求檔案形成單位意見的建議

（一）打破既定環節，進一步改進開放鑒定工作流程和標準

改進檔案開放鑒定工作流程可以更好地縮短檔案開放鑒定的時間，筆者建議將征求檔案形成單位意見環節前置，即各檔案形成單位在本單位檔案進館前給出開放與否的預判意見及原因，進館后則由檔案館在充分考慮檔案形成單位給出的預判意見的基礎上進行開放鑒定即可，這樣將會大大節約開放鑒定的時間成本。同時，檔案行政執法部門可以將檔案進館前的預判意見納入執法檢查的內容，更好地督促各單位開展檔案開放鑒定工作。

（二）擴大培訓范圍，提高檔案開放鑒定業務能力水平

在做好本檔案館鑒定人員業務培訓的前提下，主動將檔案形成單位的檔案員、辦公室主任和分管領導納入開放鑒定工作業務培訓的范圍。通過培訓使他們不僅熟悉檔案開放鑒定工作的流程，還進一步加強了對檔案開放鑒定工作標準和操作方法的學習，提高了對本單位檔案的開放鑒定能力。

（三）夯實業務能力，建設一支專業的開放鑒定人員隊伍

培養和造就復合型檔案專業人才是檔案事業可持續發展的有力保證，努力建設一支高素質檔案干部隊伍是各級檔案部門面臨的一項重大而緊迫的任務。隨著各檔案館檔案開放鑒定數量的不斷增多，使得檔案開放鑒定的工作量大與現有鑒定人員少之間的矛盾日益突出。為此，各檔案館應該在人員編制緊張的情況下，大大調動現有檔案館工作人員的學習積極性，建立獎勵激勵機制，營造“想干事、能干事”的良好環境，鼓勵他們提高檔案專業技術水平，進一步全方位、多層次培養一批工作嚴謹踏實、專業素質過硬的檔案開放鑒定專業人員，為檔案開放鑒定人員隊伍不斷注入新鮮血液，為開創檔案事業發展科學性、規范性、創新性的新格局發揮重要作用。

（四）利用社會資源，改善開放鑒定專職人員不足的局面

當前，有的檔案館通過政府購買服務的方式與社會上的數字化、信息化公司簽署合同開展檔案目錄的完善工作，由于在長期的合作過程中，某些相對固定、有經驗的公司人員可以通過培訓手段達到從事檔案開放鑒定工作初審的要求，因此可以嘗試與其簽訂服務協議和保密協議后聘用為開放鑒定工作專職人員，解決檔案館開放鑒定人員不足的問題。

總之，征求檔案形成單位意見雖然看起來只是檔案開放鑒定流程中的一個環節，但具有基礎性、全局性意義，與其他各環節密切相關，我們只有著眼于新時代的使命、任務，始終強化政治意識、擔當意識、創新意識，深入挖掘檔案文化，著力豐富檔案資源，才能使檔案開放鑒定工作更加契合檔案的政治屬性、歷史屬性、文化屬性，才能真正發揮檔案資政育人的重要作用，才能向著檔案工作發展建設的全新目標前進。

作者單位：北京市豐臺區檔案館