計算機信息技術在機關檔案管理中的應用

文/王雅喆

當今時代，科學技術已經成為了第一生產力，各種先進的專項科技被逐步滲透于居民日常生活及企業的生產與經營管理工作當中，促進了我國社會綜合生產力水平的整體性提高。檔案管理是我國事業單位的重要工作部分，該項工作設計的內容比較復雜，傳統人工檔案管理方式已經無法滿足當代機關檔案管理需求，因此，相關機關單位應充分認識計算機信息技術在檔案管理方面的重要意義，堅持以發展的眼光看待此項工作，積極引進現代化信息技術，提高檔案管理工作質量，細化每一個環節，簡化工作流程，為機關單位社會職能的有效發揮提供有效保障。

1 機關單位檔案管理工作應用計算機信息技術的意義

1.1 能夠促進檔案資源范圍的擴展

受檔案信息技術水平的限制，傳統檔案管理方式只能在有限范圍內進行信息的獲取，無法實現信息的及時共享。通過計算機信息技術的應用則可以沖破傳統檔案管理方式的束縛，不但可以將機關內部現存的檔案信息進行快速分類與整理，同時，還能夠通過各部門信息的共享實現檔案資料的開發，從而有效擴展檔案資源的范圍，使檔案信息更加全面。

1.2 實現檔案資源管理工作的系統化

通過計算機信息技術的應用，可以將檔案管理工作中的各項細節精準化，并將各環節相互聯系成為一個工作體系，同時還能夠擴大檔案信息的容量保障信息的可靠性，將所有內容都體現在專項信息化系統當中，保證內部檔案信息的完整與統一，促進檔案管理進入信息化時代。

1.3 促進管理人員科學規劃水平的提高

在機關單位檔案管理工作中應用計算機信息技術能夠確保機關內部相關工作人員落實嚴格的精細化管理工作，不斷提高自身計算機技術應用能力，采用先進的技術手段將各類檔案資源進行快速、準確的處理與整合，并將其加以保存，為后續檔案的查閱提供方便。

2 計算機信息技術應用中面臨的主要問題

2.1 檔案資源真實性存在風險

自進行檔案整理的過程中，檔案中所保存的信息資源容易被刪除，并且不會留下相關痕跡，原本的資源就會失去根據。在這種情況下，這部分資源就無法通過簽發標準，一旦這樣就會對這部分材料的真實性留下疑問。

2.2 檔案資源保密性存在風險

在當今科技時代背景下，通過網絡終端設備能夠獲取各種網絡平臺中的文件信息，更甚者多個網絡終端能夠接收到同一終端的文件信息，在這種情況下對于部分需進行保密的重要信息資源就會存在較大的風險，這也是技術部門重點攻克的問題。

2.3 檔案資源保留性存在風險

隨著計算機信息技術的普及，目前我國各地區企事業單位已經基本實現了信息化建設的普及，完成了無紙化辦公的轉變，而這種無紙化辦公的進行需要對網絡力量加以有效應用。這種信息化辦公方式具有操作快捷、輕松的特點，只要通過計算機鍵盤的敲擊操作就能獲取目標資源，可這種辦公方式也有一定弊端，一旦計算機系統的網絡突然中斷，那么就容易出現黑客及病毒的攻擊問題，致使整個辦公系統編程癱瘓狀態，任何操作都無法進行，且會導致檔案資源的丟失等。

3 如何完善檔案管理中計算機信息技術的應用

3.1 轉變檔案管理工作觀念

長期以來，我國各企事業單位收到傳統檔案管理工作思維的影響，不愿接受新的管理方式，無法落實新技術的引進，影響工作效率。因此，機關單位首先應沖破傳統束縛，轉變自身檔案管理工作的基本觀念，深刻認識檔案管理信息化的重要意義，形成信息化建設良好氛圍，堅持與時俱進，積極引進新技術與新設備，加強信息化檔案管理工作科學規劃，逐步提高信息化水平。

3.2 加強技術處理

檔案管理人員在落實資源管理工作過程中需要對大量信息資源進行細致的分析、整合、歸檔與存儲等，一定要確保各項資源的及時接收以及合理、規范處理，只有加強技術處理，才能夠進一步提高檔案資源的保護水平，同時，利用相應的科技手段進行目標信息的重組，充分發揮計算機信息技術的應用效果，對文件進行及時歸檔。

3.3 提高檔案保存安全系數

正如我們上文所說，檔案信息資源的保密性在當前計算機信息技術處理過程中存在一定風險，為了能夠提高檔案信息的安全性，在對檔案資源信息進行記錄的過程中應在密封的介質保護環境下進行，通過這種方式防止進行信息記錄的時候受到外界磁場的影響而產生安全風險。同時，針對在短時間內獲取的檔案資源信息在存儲操作時應設置信息驗證，防止檔案信息被人私自修改。

3.4 加強專項法規建設

在信息資源生成文本檔案時，要在完成信息的歸檔之后才能夠進行存儲。為了防止檔案信息丟失而對相關工作造成影響，可利用各個環節對電子檔案預先進行保存，一旦信息丟失可以及時找回。各不同地區以及不同階段，機關單位檔案管理工作需標準也需要進行相應的調整，需要不斷對管理措施加以調整和完善，并保證管理措施的全面落實。為了能夠更加有效地確保資源的原始性與真實性，還應就檔案管理工作制定專項制度體系與法律法規，提高管理制度的權威性，并對相關人員的行為加以約束，確保資源的真實性與保留性，防止惡意盜取機關內部檔案信息行為的產生。

3.4 加強員工計算機信息技術培訓

人員作為技術的載體，機關單位想要加強檔案管理工作信息化建設，那么就要重視人才的培養，定期組織管理人員參加專業性、系統性的計算機應用技術培訓，提高員工信息化操作水平，同時提高信息風險識別以及風險的緊急處理能力，全面提高機關檔案信息化建設質量。

4 結語

綜上所述，在當今科技飛速發展的時代背景下，我國機關單位應積極跟隨時代發展潮流，堅持與時俱進，將計算機信息技術應用于檔案管理工作中，并通過信息化工作實踐逐步對其中問題加以改善和解決，提高檔案信息處理速率與質量，確保檔案信息的安全，從而為我國機關單位的現代化發展奠定基礎。