事業單位電子檔案管理探討

趙丹

摘 要：隨著現代化辦公理念以及辦公技術的不斷發展，事業單位的檔案管理工作已經基本實現了電子檔案管理。加強對于事業單位電子檔案管理工作的研究和分析，對于進一步提高事業單位檔案管理水平有著一定的現實意義。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;電子檔案管理

電子檔案指的是以電子數據形式呈現的檔案信息，其可以通過特定的程序和方式在計算機上展示出來。電子檔案管理軟件的應用可以從根本上改變事業單位以往檔案管理工作存在的諸多弊端和問題，并能夠為事業單位提供額外的附加服務功能，通過對于特定軟件的操控，即可實現實時檔案查詢及檔案編輯等工作的開展。此外，電子檔案管理系統還可以與事業單位的OA系統、MIS系統有效融合，從而共同組成具有現代化特征的信息管理平臺。

一、電子檔案優勢分析

在傳統的檔案管理模式中，錄入檔案信息和數據是第一個環節，其主要的錄入方式為人工手動抄寫。這一工作過程不僅較為煩瑣，工作效率較低，對于工作時間的要求較高，且難免會出現信息錄入錯誤的情況。其次，在后期的檔案管理及使用方面，傳統的檔案管理模式存在較大的局限性，無論是檔案信息的查詢還是檔案數據的后期開發利用均無法達到預期的效果，且在使用檔案時容易受到時間和空間的限制。為從根本上改變檔案管理工作，就必須在現代化信息技術、網絡技術的基礎上建立電子檔案管理系統，該系統的優勢主要包括以下幾點。

一是信息處理速度較快。與傳統檔案管理模式中手工抄寫檔案信息不同，電子檔案的錄入途徑主要依靠計算機錄入，錄入方式可以選擇手動輸入或者圖片掃描等多種形式，檔案數據信息錄入完成之后，計算機會對錄入的數據信息進行初步的檢查，判斷檔案信息的完整性，若計算機檢查出檔案信息存在問題，如遺漏等，會自動向檔案管理人員發出預警，從而便于檔案管理人員進行信息補全。這樣一來，即可從根本上規避檔案丟失的情況。錄入計算機的檔案信息會在特定的軟件程序下進行自動化的整理及歸納，計算機系統可以依據預期的設計模板對檔案數據進行類別劃分及統計，其整體工作效率較高，且檔案的處理過程無法人工干預，從而避免了人工操作失誤的影響。

二是查詢便捷度較高。檔案信息錄入工作完成之后，計算機系統會根據檔案信息的關鍵詞將其以目錄的形式展示在檔案管理平臺當中。若需要對某一檔案進行使用時，只要在檔案管理平臺中輸入必需的關鍵詞即可，系統可以在短時間內為用戶提供檢索的檔案內容，并根據用戶的檢索習慣為其提供相關的檔案信息。電子檔案查閱的優勢不僅僅體現在快捷性方面，其從根本上改變了傳統檔案查閱的局限性，擺脫了時間及空間的限制，用戶可以在任何時間、任何地點實現檔案信息的查閱。這一功能的實現主要依賴現代網絡技術的應用，若在條件允許的情況下，事業單位也可以考慮應用大數據技術，進一步強化對于檔案數據的分析效果，為用戶提供高質量的查詢服務。

三是檔案信息存儲較為安全。傳統的檔案主要以紙質材料為主，存放場所一般為事業單位的檔案室。紙質檔案不僅對于存放場所的環境條件要求較高，且會大量占用空間，同時在客觀環境的影響下出現不同程度的受損情況。例如：若檔案室的空氣相對濕度較高時，紙質檔案會出現一定的發霉現象，從而導致檔案受到永久性的損傷。此外，由于檔案室存放的資料均為易燃物，因而檔案室一般會設置大量的防火系統，以便在出現火災時可以及時控制火情，即便是在火災沒有直接造成檔案燃燒的情況，滅火行為也會影響到紙質檔案的壽命。電子檔案在保存方面與紙質檔案有著較大的差異性，其主要的存儲介質為計算機硬盤以及網絡云存儲，這種存儲方式不僅對于外界環境的要求較低，且不會大面積占用空間，同時無需對檔案進行后期的維護工作。即便是在計算機硬盤受損的情況下，云存儲系統也可以確保檔案信息的安全性。

四是可以提高檔案信息的利用率。在傳統的檔案管理當中，若想要使用某些檔案信息時，需要查找到所需的檔案，并逐步對檔案內容進行提取，這一過程不僅需要耗費大量的時間，更會占用用戶的工作精力，且檔案價值的利用率不佳。在應用電子檔案管理系統的基礎上，用戶可以在自身權限范圍之內，對全部檔案數據進行一鍵查閱，只需要在檔案管理平臺中輸入關鍵詞，平臺即可為用戶提供其權限范圍內的全部檔案信息。這樣一來，檔案的利用效率得到了有效提高，用戶可以高效開展檔案信息的查閱。

五是提高信息補錄環節的便捷度。信息補錄是檔案管理工作的一項關鍵環節，其指的是后期對檔案信息的進一步完善。當補錄對象為傳統紙質檔案時，檔案管理人員需要查找到檔案文件袋，并在全面整理文件袋內容后插入所要補錄的檔案信息。若補錄對象為電子檔案時，檔案管理人員只需要找到所要補錄的對象，即可一鍵添加補錄信息，從而大幅度減少檔案補錄所需的時間。

六是降低檔案管理工作強度。從某種角度來看，傳統檔案管理工作具有一定的復雜性和煩瑣性，檔案管理人員的工作強度和壓力較大，因而如何給檔案管理人員減輕工作負擔一直是各個事業單位面臨的主要問題。電子檔案模式的應用則有效解決了這一問題，降低了檔案管理人員的工作強度，節省了工作時間，檔案管理人員可以利用空閑時間進一步加強專業學習，提高自身的專業水平。

二、電子檔案管理中的問題分析

1.安全問題

從本質來看，電子檔案是在計算機技術的基礎上實現的，且任何一個操作及控制環節均需要計算機設備的直接參與。在這種情況下，電子檔案所面臨的安全威脅較為單一，其主要是指計算機病毒的入侵，從而造成電子檔案的缺失、泄漏、被改動等問題，甚至會造成事業單位個人信息的泄漏。在不法分子的操控之下，事業單位的檔案信息會成為其謀取私利的方式。因此，事業單位需要高度重視計算機安全及網絡安全的防護工作，切實提高檔案管理系統的防入侵能力。

2.人員問題

在應用電子檔案的基礎上，事業單位檔案管理工作發生了天翻地覆的變化，這對于檔案管理而言是發展的契機，對于檔案管理人員而言則是工作上的全新挑戰。在新的工作環境和背景之下，檔案管理人員不僅要具備愛崗敬業等初步的職業素養，更需要對計算機操作技術有著一定的了解，否則就會導致工作無法有序開展。同時，檔案管理人員還需要了解一定的電子檔案管理系統的維護及檢修技術，以達到進一步提高系統安全性和穩定性的目的。但在實踐當中，大多數事業單位檔案管理崗位的工作量較大，檔案管理人員無法系統接收計算機技術培訓，技術水平長期無法提高，且在崗位流動性較大的情況下，事業單位往往需要付出較高的人力成本。

3.管理模式問題

電子檔案管理模式的應用速度較快，多數事業單位并未有針對性地對檔案管理體系進行調整和更新，多數檔案管理人員依然在按照老舊的管理模式開展工作，從而導致檔案管理整體較為混亂，如電子檔案備份不完整、備份標準不一致、缺乏拷貝技術等等。

三、加強電子檔案管理效果的策略分析

1.完善電子檔案管理體系

電子檔案管理體系的建立需要始終堅持集中性原則，即將全市事業單位的電子檔案數據進行統一管理，從而進一步提高檔案的流通性，確保檔案價值可以得到充分的挖掘。想要實現這一目標，就必須建立全市統一的、完善的檔案管理體系，檔案的制作、使用以及管理等諸多環節均需要明文規定，并對檔案管理活動進行嚴格的監管。

2.提高檔案管理人員的專業程度

電子檔案管理對于管理人員的要求較高，為確保檔案管理人員的技術水平及工作能力達到預期的標準，事業單位可以從以下幾個方面開展工作。一是加強技術及業務能力培訓，提高檔案管理人員的技術能力、管理能力以及應急能力。二是增強崗位的穩定性，事業單位可以通過采取激勵制度、提高薪酬待遇、提高升職空間等方式來降低檔案管理崗位的流動性。三是加強思想道德培訓。檔案管理人員需要明確自身的工作職責，體現愛崗敬業精神和風險精神，恪守職業原則。

3.提高檔案管理平臺的軟硬件水平

為保證檔案管理平臺的運行穩定性和安全性，事業單位必須對檔案管理平臺的軟硬件設施進行持續升級。在選擇軟硬件設施時，應當優先考慮高質量、高品質的正品軟硬件，不得使用來源不明的軟硬件。同時，檔案管理人員需要定期對計算機設備采取病毒查殺操作，以清除具有潛在威脅性的木馬病毒。

4.加強檔案使用的監督管理

為保證核心檔案的安全性，事業單位需要采取權限制度，即任何使用者不得超過自身權限范圍查閱檔案信息。若使用者所查閱的檔案信息涉及一定量的私密內容時，需要在使用前向上級部門提出申請，闡明檔案使用原因，并在經過單位上級部門批準之后，在檔案管理人員的監督之下使用特定的檔案數據。此外，事業單位還應當充分利用檔案管理平臺的瀏覽記錄功能，對全體用戶的瀏覽行為進行實時監督。

綜合來看，電子檔案目前已經成了檔案管理工作的主要發展趨勢，事業單位需要正確認識時代發展形勢，加快檔案轉換工作，并通過完善電子檔案管理體系、提高管理水平、提高軟硬件設施等多種途徑來實現檔案管理工作質量的提升。

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