提高高職院校實訓(xùn)物資管理有效性的幾點思考

孫云波

摘 要：高職院校因教學(xué)業(yè)務(wù)特點對實訓(xùn)物資需求量較大，而實訓(xùn)物資因價低、量大等特點管理難度大，但管理關(guān)注度不高，所以長期處于資產(chǎn)管理邊緣化狀態(tài)。本文基于本校管理實踐，通過分析學(xué)院實訓(xùn)物資管理內(nèi)部控制審計發(fā)現(xiàn)的問題和原因，從實訓(xùn)物資采購管理、日常管理和處置管理等方面提出了加強有效管理的建議。

關(guān)鍵詞：實訓(xùn)物資;內(nèi)部控制審計;采購管理;日常管理;處置管理

高校的實訓(xùn)物資一般是指用于教學(xué)、科研等方面的不屬于固定資產(chǎn)的物資，包括材料、低值品和易耗品。由于種類多、單價低、數(shù)量大、易損耗等原因，采購、日常管理、處置等方面均有別于固定資產(chǎn)，管理難度也較大。目前，實訓(xùn)物資管理的制度依據(jù)主要是《高等學(xué)校材料、低值品、易耗品管理辦法》，相關(guān)的事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法主要規(guī)范的是固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的管理。 基于二八定律，高校資產(chǎn)內(nèi)部管理過程中也更注重固定資產(chǎn)的管理，對于實訓(xùn)物資的管理相對薄弱，而高職院校因為培養(yǎng)的學(xué)生主要是技能型人才，日常教學(xué)、科研過程中實訓(xùn)物資的使用頻率、耗用量極大，因此如何對實訓(xùn)物資進行有效管理更有現(xiàn)實意義。

一、審計項目基本情況介紹

上海電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院是一所創(chuàng)立于1960年的全日制普通高等職業(yè)院校，辦學(xué)主旨是培養(yǎng)電子信息、先進制造業(yè)、生產(chǎn)性服務(wù)業(yè)和城市服務(wù)業(yè)高素質(zhì)技術(shù)技能型人才，90%以上的畢業(yè)生在上海電子信息制造業(yè)、軟件業(yè)、信息服務(wù)業(yè)和城市服務(wù)業(yè)等相關(guān)行業(yè)就業(yè)，學(xué)院的電子技術(shù)與工程學(xué)院、通信與信息工程學(xué)院、機械與能源工程學(xué)院、經(jīng)濟與管理學(xué)院、中德工程學(xué)院、設(shè)計與藝術(shù)學(xué)院、外語學(xué)院等7個專業(yè)學(xué)院共有33個專業(yè)，構(gòu)成了以電子信息大類和制造大類專業(yè)為主體，財經(jīng)大類與藝術(shù)設(shè)計傳媒大類專業(yè)共同發(fā)展的專業(yè)體系，與上海航天局、上海飛機制造有限公司、上海鐵路局、上海儀電（集團）有限公司和寶鋼集團等100多家中外知名企業(yè)建立了長期合作關(guān)系。

近年來，一方面隨著技術(shù)更新?lián)Q代周期縮短，學(xué)院的專業(yè)群在不斷調(diào)整優(yōu)化;另一方面隨著社會對技術(shù)型人才需求的增加，學(xué)院的招生規(guī)模也在不斷擴大。因此實訓(xùn)物資的需求量不斷增加的同時，需求種類也在一定程度上根據(jù)教學(xué)、科研實際不斷調(diào)整，管理壓力逐年增加。學(xué)院實訓(xùn)物資管理的采購、管理職能部門是資產(chǎn)管理處，二級單位設(shè)立資產(chǎn)管理員崗位與之進行業(yè)務(wù)對接，負(fù)責(zé)本部門實訓(xùn)物資的采購和管理，但學(xué)院資產(chǎn)管理的重點在于固定資產(chǎn)管理，已經(jīng)建立了相對完善的管理機制。但對于實訓(xùn)物資管理沒有相關(guān)制度規(guī)定，除采購組織和鐵屑等少部分廢舊實訓(xùn)物資由資產(chǎn)管理處統(tǒng)一回收處置之外，沒有明確的管理要求，實行二級單位自行管理模式，整體管理風(fēng)險較大。基于此，2018年學(xué)院對實訓(xùn)物資管理進行了內(nèi)部控制審計，旨在通過對2016？017年采購的實訓(xùn)物資管理情況的審計，了解實訓(xùn)物資管理的總體狀況，對其內(nèi)部控制設(shè)計有效性和執(zhí)行有效性進行評價。

此次審計的關(guān)注點在于實訓(xùn)物資采購管理情況，重點關(guān)注實訓(xùn)物資是否實際到貨、采購驗收核對情況;二級單位實訓(xùn)物資日常管理情況，重點關(guān)注二級單位實訓(xùn)物資的臺賬管理情況、領(lǐng)用管理情況、倉庫管理情況、實訓(xùn)物資盤點情況;實訓(xùn)物資處置情況，重點關(guān)注是否分類處置、是否集中處置、處置程序是否規(guī)范。由于實訓(xùn)物資主要集中于有學(xué)生的二級教學(xué)單位，因此對此類二級單位2016？017年采購的800多萬元實訓(xùn)物資以51.75%的抽樣比例，對單價100元以上、數(shù)量超過10個以上以及單價1000元以上的實訓(xùn)物資進行全面盤點，從而發(fā)現(xiàn)管理難點、薄弱點，為提高學(xué)院實訓(xùn)物資管理水平提出合理建議。

二、實訓(xùn)物資管理存在的主要問題

在此次審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)當(dāng)前實訓(xùn)物資管理過程中在管理制度健全性，采購管理、日常管理、處置管理有效性等方面存在問題。

1.實訓(xùn)物資管理制度缺失

學(xué)院只制訂了學(xué)校層面的《低值物品管理規(guī)定》和實訓(xùn)材料采購流程，沒有材料、易耗品的使用管理、盤點等管理制度，也沒有要求二級單位建立相應(yīng)的管理制度或流程，管理要求和標(biāo)準(zhǔn)的缺失導(dǎo)致二級實訓(xùn)物資管理水平參差不齊。

2.存在部分實訓(xùn)物資閑置現(xiàn)象

學(xué)院實訓(xùn)物資的采購預(yù)算基本由使用人員根據(jù)已核定的教學(xué)計劃安排或項目（課題）預(yù)算確定，二級資產(chǎn)管理員管理重點在于同類匯總，資產(chǎn)管理處管理重點在于根據(jù)申購要求落實采購，缺少對采購預(yù)算合理性和必要性的實質(zhì)性審核，加之大部分實訓(xùn)物資領(lǐng)取后即由使用人員自行保管，二級單位也沒有實行規(guī)范的臺賬管理或定期盤點制度，因此部分實訓(xùn)物資被閑置，存在管理漏洞。

3.存在賬實不符現(xiàn)象

在盤點過程中我們發(fā)現(xiàn)由于學(xué)院的實訓(xùn)物資驗收把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致存在部分實物與領(lǐng)料單上型號規(guī)格或數(shù)量不一致現(xiàn)象。在審計前，實際操作過程中，學(xué)院實訓(xùn)物資驗收由使用部門組織，資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)根據(jù)申購單開具領(lǐng)料單進行出入庫處理，不組織驗收工作也不對二級單位驗收過程進行監(jiān)督;二級單位沒有制訂驗收流程，權(quán)責(zé)不清，驗收流于形式，因此出現(xiàn)比如某二級單位的角磨機型號與實物不一致、材料數(shù)量與領(lǐng)料單登記數(shù)量不一致等問題。

4.二級單位使用管理不到位

大部分被審計的二級單位只有簡單的領(lǐng)用臺賬，基本信息包括實訓(xùn)物資名稱、領(lǐng)用日期和領(lǐng)用人簽名，沒有領(lǐng)用的實訓(xùn)物資規(guī)格、型號記錄或記錄不全，低值品、易耗品沒有歸還記錄，且各二級單位的領(lǐng)用臺賬格式不統(tǒng)一，比如有些二級單位直接以采購申請單替代領(lǐng)用記錄單;沒有建立出、入、存的臺賬明細(xì)記錄;實訓(xùn)物資日常管理一般采用的是各年采購的實訓(xùn)物資混放管理，導(dǎo)致無法盤點，也無法進行庫存管理。比如某二級學(xué)院的銑刀有好幾種規(guī)格，價格也不同，因為沒有管理臺賬，實物明細(xì)賬只有品名而沒有規(guī)格型號，造成難以盤點。以上原因也間接造成重復(fù)購置，庫存積壓的問題。

5.沒有組織定期盤點

審計前，學(xué)院沒有制訂實訓(xùn)物資的定期盤點制度，也沒有要求開展相應(yīng)的實物盤點工作，因此，二級單位也沒有進行定期盤點，加之沒有實行臺賬管理，因此造成“家底不清”，出現(xiàn)存放地點不明，盤盈、盤虧原因不明等現(xiàn)象，也極易導(dǎo)致實訓(xùn)物資采購預(yù)算不當(dāng)?shù)群蠊?/p>

6.存在處置難問題

目前，廢舊實訓(xùn)物資的處置各高校均采取謹(jǐn)慎態(tài)度，原則上要求使用部門不能自行處置，而相關(guān)主管部門對實訓(xùn)物資處置問題只做了原則性規(guī)定，比如《高等學(xué)校材料、低值品、易耗品管理辦法》第十五條規(guī)定“校、系庫房對使用單位無法利用的殘次、廢舊物品和包裝材料應(yīng)按具體情況組織回收，盡量整修使用，改制利用、變價出售和調(diào)劑處理”。高職院校囿于辦學(xué)規(guī)模，一般而言廢舊物資的處理量比不上本科院校，而且因為辦學(xué)場地比較緊張，廢舊物資儲存面積有限，廢舊實訓(xùn)物資處置難度相對較大。比如學(xué)院待處置的固定資產(chǎn)存放倉庫采取的就是租賃方式，廢舊實訓(xùn)物資根本沒有場地儲存，因此，實訓(xùn)物資只有少部分如廢棄金屬等因回收價值較高，由資產(chǎn)管理處按固定資產(chǎn)處置程序統(tǒng)一回收后處理，處置收入上繳國庫，而廢棄元器件、電線、數(shù)據(jù)線等應(yīng)回收價值低或回收成本等原因，不能及時處置，增加了倉儲壓力，比如通信類、電子類專業(yè)每天會產(chǎn)生大量的廢棄元器件及線材，按學(xué)院現(xiàn)行制度規(guī)定無法及時處理，也沒有足夠倉儲空間，處置難問題長期無法解決。

三、加強實訓(xùn)物資管理的措施建議

1.完善管理制度

在實行分類管理的基礎(chǔ)上，學(xué)校層面應(yīng)該制訂相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理制度，以明確采購、日常管理、處置等各環(huán)節(jié)的管理要求和職責(zé)權(quán)限;二級單位應(yīng)該根據(jù)本單位管理特點和實訓(xùn)物資特點制訂內(nèi)部采購管理、日常管理、處置管理程序，明確使用人、資產(chǎn)管理人員、管理層的職責(zé)權(quán)限，提高二級單位實訓(xùn)物資管理水平，并向?qū)W校職能管理部門備案，避免產(chǎn)生條款內(nèi)容與上級或?qū)W校管理要求沖突的矛盾。

2.加強預(yù)算管理

存在實訓(xùn)物資閑置問題的根源在于預(yù)算編制的不合理和預(yù)算審核的“走過場”。相對而言，實訓(xùn)物資采購程序相對簡單、預(yù)算執(zhí)行難度較小，實訓(xùn)物資尤其是材料、易耗品使用數(shù)量難以精確，所以往往會傾向于通過購買實訓(xùn)物資提高預(yù)算執(zhí)行程度，因此，編制實訓(xùn)物資采購預(yù)算的基礎(chǔ)應(yīng)該是教學(xué)課時、學(xué)生人數(shù)、前一期的盤點結(jié)余等因素，并綜合考慮使用壽命、損耗率等因素，避免出現(xiàn)資源浪費現(xiàn)象。

3.加強驗收管理

完善實訓(xùn)物資的驗收流程，明確采購職能部門和二級單位的驗收責(zé)任，如果驗收由二級單位組織，則二級單位應(yīng)該在內(nèi)部驗收流程中明確驗收相關(guān)人員的組成及職責(zé)。領(lǐng)料單相關(guān)信息應(yīng)該根據(jù)實際驗收結(jié)果出具。

4.加強日常使用管理

規(guī)范二級單位的實訓(xùn)物資臺賬管理，根據(jù)領(lǐng)料單信息記錄實訓(xùn)物資品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格等要素，并詳細(xì)記錄出、入、存情況，同時做好領(lǐng)用記錄;同一品名、不同規(guī)格型號的實訓(xùn)物資應(yīng)該分別保管或以貼標(biāo)簽等方式予以區(qū)分;低值品等保管人、存放地點等信息變化應(yīng)該及時變更;采用三級管理模式的二級單位應(yīng)該對三級管理情況進行監(jiān)管。

5.實行定期盤點

二級單位根據(jù)管理特點，可以采用階段性盤點或年末盤點方式，比如教學(xué)用實訓(xùn)物資可以采取每學(xué)期期末盤點一次的做法，比賽等訓(xùn)練用實訓(xùn)物資可以采取賽事結(jié)束盤點一次的做法等，但無論采用哪種實物盤點方法，都要注意編制或保存規(guī)范的原始（轉(zhuǎn)90頁）（接92頁）盤點記錄以備查，學(xué)校職能管理部門應(yīng)該以抽查方式進行實物盤點，以加強監(jiān)督。

6.實行分類處置管理

可以根據(jù)各專業(yè)的實訓(xùn)物資用途劃分自行處置物資和統(tǒng)一處置物資或根據(jù)金額劃分貴重物資和普通物資等，制定相關(guān)處置流程，明確實訓(xùn)物資的處置范圍、標(biāo)準(zhǔn)、程序和審批權(quán)限，比如用于畢業(yè)設(shè)計的相關(guān)實訓(xùn)物資組成的成品經(jīng)備案后可發(fā)放給學(xué)生，素坯等無法回收的實訓(xùn)物資可自行處置，二極管、線材等按照地方垃圾分類管理辦法統(tǒng)一回收處理。

7.利用信息系統(tǒng)加強管理

利用實訓(xùn)物資管理平臺進行線上臺賬管理，無疑可以大大減少管理工作量和管理難度，也可以充分利用大數(shù)據(jù)分析估算出各類實訓(xùn)物資的損耗率或使用量以提高實訓(xùn)物資預(yù)算管理水平，但前期需要完成歷年清查、清理庫存的工作。

8.加強二級管理隊伍建設(shè)

與本科院校相比，高職院校管理規(guī)范化水平相對較低。近幾年高職院校擴張較快，管理質(zhì)量要求越來越高，而管理隊伍素質(zhì)提升不可能一蹴而就，因此，職能管理部門應(yīng)該加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建議除管理理論知識培訓(xùn)和現(xiàn)場指導(dǎo)方式之外，建立定期二級資產(chǎn)管理人員交流、輪流檢查等機制，相互學(xué)習(xí)、借鑒。

由于實訓(xùn)物資特點和院校自身特點，高職院校實訓(xùn)物資管理中存在許多問題，建立有效的管理制度或流程、強化分類管理和有效監(jiān)督、加強管理隊伍建設(shè)、借助信息系統(tǒng)輔助管理等措施，不失為提高實訓(xùn)物資管理水平的有益手段。筆者所在學(xué)院已經(jīng)或正在從上述幾方面改進工作，管理規(guī)范化水平得到明顯提升。

參考文獻

1.劉永澤，池國華.企業(yè)內(nèi)部控制制度設(shè)計操作指南.大連出版社，2011.

2.張慶龍.高校內(nèi)部控制建設(shè)實施操作指南.經(jīng)濟科學(xué)出版社，2018.

（責(zé)任編輯：蘭卡）