關(guān)于企業(yè)費用報銷中存在問題及應(yīng)對措施

謝志園 顧楠 閔仕慧

揚子江藥業(yè)集團有限公司 江蘇泰州 225321

對一個企業(yè)而言，財務(wù)報銷工作是企業(yè)財務(wù)管理中一項十分重要的內(nèi)容，直接影響著企業(yè)的利潤及未來發(fā)展。目前我國絕大部分企業(yè)都十分重視財務(wù)報銷工作，而費用報銷過程中涉及到的原始憑證等由于各種原因存在著不少問題，這會直接關(guān)系到費用審核的準確性。

1 企業(yè)財務(wù)報銷工作中存在的問題

1.1 費用報銷憑證填制不規(guī)范

在進行報銷時， 對于報銷的單據(jù)有著嚴格的要求，如報銷單填制須字跡清晰、完整，不允許以任何方式進行涂改、變動，必須按照企業(yè)一定的要求進行逐項填寫，不可以漏填或不填。我國企業(yè)最常出現(xiàn)的問題就是報銷單填制不規(guī)范，填寫時較為隨意，憑證上的相關(guān)內(nèi)容例如，金額、摘要、費用項目以及收款單位信息等表述較為模糊或直接不填，有的甚至出現(xiàn)了涂抹的痕跡[1]。這些問題一定會影響到財務(wù)報賬的工作質(zhì)量，會計信息的準確性也會大打折扣。

1.2 憑證信息缺乏真實性

報銷的原始憑證不真實，這一點是我國很多企業(yè)在報銷中都會存在的問題。這跟企業(yè)的財務(wù)報銷管理缺失存在相當大的關(guān)系。有些企業(yè)的員工在報銷時，由自身利益出發(fā)，會在報銷憑證上虛填一些與實際支出不符的業(yè)務(wù)項目，偽造相關(guān)憑證，編造相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容以獲取個人利益，這是企業(yè)報銷過程中普遍存在的問題，甚至有些員工會將個人的消費計入到財務(wù)報銷中去，并對憑證進行偽造，將這些支出列入辦公用品或差旅費等項目中[2]。也會有一些員工利用私人關(guān)系在外虛開發(fā)票，利用這些票據(jù)給自己帶來額外收益，這會給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟損失。這就要求企業(yè)必須嚴格要求報銷的憑證具備真實性，消費的時間地點都要確切可取，絕不可存在假冒，偽造的情況發(fā)生。

1.3 報銷的憑證不合法

報銷的憑證不合法是指報銷所描述的事項與實際的業(yè)務(wù)相符，但報銷時所附的單據(jù)不符合法律規(guī)定。這主要體現(xiàn)在利用一些過期作廢的發(fā)票、假發(fā)票、收據(jù)等進行報銷，這是屬于嚴重的違法行為，不僅會給企業(yè)帶來嚴重的經(jīng)濟損失，同時也會讓員工個人信譽受損甚至可能面臨牢獄之災(zāi)，更會造成國家稅款流失。

1.4 管理機制不夠健全

當前我國很多企業(yè)對財務(wù)報銷工作重視度并不高，認為它只是財務(wù)部門管理工作的一部分，忽視了它會對整個企業(yè)帶來的影響，從而非常片面的制定相關(guān)的財務(wù)部門管理規(guī)范及相關(guān)的報銷制度，并未將其列入到公司日常的監(jiān)管工作中去。這就使得企業(yè)有一些員工有機會渾水摸魚，通過虛假的報銷憑證得到額外的收益。有些企業(yè)的財務(wù)部門管理人員只對報銷的單據(jù)進行表面的核對，并未真正仔細逐項核實，從而使得財務(wù)報銷工作真實性低，導(dǎo)致企業(yè)大量資金外流[3]。

2 解決方法和應(yīng)對措施

2.1 制定操作性更強的費用報銷制度

在運轉(zhuǎn)高效的財務(wù)系統(tǒng)中，每一個環(huán)節(jié)都不能脫離制度。費用報銷制度是公司上下使用頻率最高、使用人員最廣的制度之一，如果內(nèi)容不詳實、不具體，那就對日常報銷工作無指導(dǎo)意義。可以采取流程圖的形式明確審批人、審批步驟和審批內(nèi)容，以工作清單的形式明確各費用所需原始單據(jù)類型等。明確財務(wù)報銷所涉及工作人員的責任和義務(wù)，嚴格規(guī)范工作流程，強化財務(wù)報銷工作的管理力度。

2.2 優(yōu)化網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，增強用戶的體驗感

開通網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)的會計科目的自動匹配功能。在財務(wù)核算系統(tǒng)的相關(guān)會計科目出現(xiàn)變化和新增時，自動更新網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相關(guān)費用大類及小類，減少財務(wù)人員維護系統(tǒng)的工作。增加“拍照上傳附件” 功能。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)最煩繁瑣的工作是需要掃描上傳所有原始憑證。若可以外置拍照工具與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)連接，拍照后自動上傳至系統(tǒng)，必將節(jié)約大量人工成本，提高工作效率。隨著制度更新及時調(diào)整網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的界面和窗口。如《差旅費管理辦法》多次調(diào)整補助標準，增加“乘坐公共交通補助” 項目，刪除“超長乘車補助” 項目等，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中“差旅費報銷” 卻并未按照制度及時更新，報銷人在填寫系統(tǒng)時出現(xiàn)錯誤，費用會計需要手動修改并向報銷人做出解答，增加了費用會計的工作量。增加“模糊查詢” 功能。費用會計在應(yīng)對各類審計、監(jiān)察、巡視時，需要翻閱大量原始憑證，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，對關(guān)鍵字進行查詢和整理，節(jié)省翻閱憑證的時間，提高工作效率。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與OA 系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，有未完成單據(jù)郵件通知審批人，以便及時完成審批，避免單據(jù)積壓。

2.3 加強工作人員的培訓(xùn)

財務(wù)人員對會計知識、稅法知識以及相關(guān)制度的掌握程度影響著費用報銷質(zhì)量。應(yīng)定期對費用報銷會計進行培訓(xùn)，及時學(xué)習(xí)最新的稅務(wù)政策、會計準則和政策法規(guī)，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，并進行職業(yè)技能的培訓(xùn)和考核，使工作人員在實際的工作過程中時刻以制度標準為準繩，提高工作質(zhì)量。向沒有專業(yè)財務(wù)知識的報銷人定期講解報銷管理制度中的具體條款，使其了解、熟悉應(yīng)該注意的事項。

2.4 加強財務(wù)監(jiān)督體系的構(gòu)建和完善

加強費用報銷的事前、事中審批力度，并不是要延長審批流的長度，而是提升審批人的審批質(zhì)量和審批效果。企業(yè)相關(guān)負責人以及財務(wù)人員要在工作中做到各司其職，加強對報銷內(nèi)容、原始單據(jù)等內(nèi)容的審核，提升自我監(jiān)督與互相監(jiān)督的能力。財務(wù)部門可采取內(nèi)部定期交叉互查的方式，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改，降低糾錯成本，提高工作質(zhì)量。

3 結(jié)語

費用報銷管理工作于企業(yè)而言極為重要。建立健全財務(wù)報銷制度，規(guī)范費用報銷審核流程，加強對相關(guān)人員的培訓(xùn)，改進費用報銷方式方法，一方面，它能夠有效解決在報銷過程中出現(xiàn)的一系列問題，加強依法治企工作力度，建立費用管控長效機制；另一方面，通過這些報銷的憑證數(shù)據(jù)可以對現(xiàn)階段企業(yè)的財務(wù)管理狀況進行一個大致的了解，讓企業(yè)能夠提升財務(wù)基礎(chǔ)工作管理水平，進一步防范經(jīng)營風(fēng)險，從而做出正確的經(jīng)營決策，實現(xiàn)利潤最大化的目標。