檔案管理信息化建設對策思考

劉燕

衡東縣吳集鎮人民政府 湖南衡陽 421400

1 檔案信息化建設基本內容概述

檔案信息化建設，是指對檔案資源進行信息化管理和利用的一種新方式。檔案信息化建設是一項系統工程，包含的內容較多，主要分為檔案信息資源建設、檔案基礎設施建設、檔案標準化建設三個方面的內容。檔案資源建設，主要是對檔案信息整理歸檔形式和內容等做出的要求。檔案基礎設施建設，主要是開展檔案信息化軟件和硬件設施配置，從而更好地提高檔案信息資源開發利用效率，實現高度共享。檔案標準化建設，主要是對檔案信息化建設提出的一些具體要求和規范，從而更好的便于電子檔案規范化管理[1]。

2 檔案信息化建設方面存在的問題分析

2.1 對檔案信息化建設重要性認識不到位，缺乏科學全面的認知

檔案信息化建設，是對傳統檔案管理方式的一種創新，是新形勢下順應時代發展的一項重要應用技術，長期受到思維、環境等影響，檔案管理人員對信息化建設重要程度認識不到位，對信息化建設基本認識缺乏全面的了解，沒有認識到開展檔案信息化建設的優勢，從而影響了檔案信息化工作的有序開展。

2.2 對檔案信息化建設資源利用方面存在錯誤的認識

檔案信息化建設最終目的是為了加強檔案信息的利用，提高檔案管理規范化水平，將有價值的資料進行分類整理，運用電子化的形式進行保存，從而提高保存的規范性，更好地幫助應用。但是目前在檔案信息化建設方面往往比較注重檔案資料的管理和保存，對檔案資料如何進行深度應用等方面缺乏積極探索，從而影響了檔案信息資源的有效利用，難以體現檔案信息化建設的實質意義。

3 完善檔案信息化建設與檔案管理工作的對策

3.1 健全檔案信息化的工作系統

第一，管理機制需要具有明確性，并且在運行中需要進行持續的完善工作。在實行有關的檔案管理辦法的前提下，還需要建立不同部門相互配合的電子型的檔案管理制度，保證電子檔案的全面管理工作。另外，在我國規定的有關法律法規的同時，還需要給予檔案部門一部分的行政方面的管理職能，采取有效的方法，在檔案管理的工作中加強信息化方法的運用，并促進檔案信息化建設工作的協調配合，促進和諧的合作系統的形成。同時，應該注意檔案信息化建設工作在電子化政務工作中的安排，通過這種方式促進檔案信息化建設與政府的電子政務工作，同時進行；第二，需要深入的完善和規范有關的法律和法規，以此使檔案工作更加科學。有關的工作人員應該策劃檔案信息化建設工作的具體方案，制作日常工作的職責列表，同時還應該明確規定任務型的工作目標，工作的時間以及負責的企業等。另外，需要構建健全的績效評價系統，應用評價促發展的方法促進檔案信息化工作的順利進行。立足于績效評價系統，進一步的完善現階段的法規、條文以及相關的制度，加大監督與檢查力度，以此保障檔案信息化的工作步入正軌[2]。

3.2 促進檔案管理的數字化，實現資源的共享

第一，需要逐漸的促進檔案管理的數字化工作。按照有關的原則，制定適宜的工作方案，并且需要加大監督的力度，保證檔案工作的數字化。另外，還需要在滿足人們日常使用要求的前提下，制作一套完善的檔案數字化的文件目錄，投入大量的人力、物力、財力予以支持。同時，還應該實施紙質檔案與電子檔案相結合的管理機制，采用二者雙歸檔的形式進行檔案的管理工作。值得注意的一點是，有具體規定的文件與圖片類文件需要遵循關聯儲存的制度，以此來達到全文檢索的目的。第二，應該逐漸的促進檔案資源的共享工作。按照國家新近頒布的有關規定，建立一套完整的檔案信息管理體系，并且采取有效的措施促進這套管理體系能夠與辦公使用體系之間完美的結合，這種做法有利于促進信息的生成、分類整理與歸檔的工作，并且一系列的操作是在網上進行的。應該按照先易后難的順序，制作檔案信息系統的文件目錄，并注意利用好檔案管理機構的職責內容，采用條塊結合的方法，確保檔案資料的實時性，進一步促進檔案信息化建設的工作。

3.3 完善技術支持與資金保障

第一，應該采取措施完善有關的基礎設備。建議把檔案的信息化建設中投入的資金算在財政方面的預算里，并按照年度加入基本建設和維護的費用。同時，還應該利用合作開發與服務外包相結合的方法，實現檔案信息化物質支持機制的創新，并大力支持不同的檔案機關研究管理技術；第二，更新應用的硬件與軟件設施。不僅需要配置有關的設備，還需要不斷的更新正在使用的有關設施，給檔案信息化的工作創造足夠的工作條件。對于檔案信息化管理與應用軟件，應加大相關軟件的研發力度，在全國構建統一的技術標準。

3.4 創新檔案信息服務手段

檔案信息化建設的最終目標是提高檔案的利用效率，為此，應當對檔案信息服務手段不斷創新。提升檔案信息遠程查閱利用服務能力。建立檔案信息資源網上公開評估體系。各級檔案部門可以采取鏈接的方式對相關資源進行整合，逐步完善檔案信息資源網，以此來實現一站式的檔案信息網上查閱。

4 結語

在現代化的建設過程中，檔案管理部門應該加大對檔案信息化建設工作的重視度，采用改進檔案管理的方法和檔案處理的步驟，擴展檔案信息資源的開發領域，合理的利用檔案信息資源，積極主動地促進檔案信息化建設中應用的各種硬件和軟件的建設工作，不斷地更新檔案信息化管理的方法等有效的方法，逐漸地促進檔案管理工作的數字化和信息化的發展[3]。