芻議政府部門檔案管理信息化建設

張麗紅

（山東省東營市河口區(qū)孤島鎮(zhèn)人民政府，東營 257231）

引 言

近年來，伴隨著新時代社會經濟的快速發(fā)展，檔案管理隨之顯得尤為重要。就政府部門檔案管理而言，政府部門本身涉及到的內容比較多，因此，必須提高檔案管理的效率，只有這樣才能讓檔案管理更具條理化，才能在節(jié)省時間的同時，快速查閱到所需的資料。然而，經研究調查可發(fā)現(xiàn)，政府部門現(xiàn)有的檔案管理已無法滿足時代發(fā)展的需求，甚至不能為當前信息化社會提供高效的服務。做好檔案管理的信息化建設極為迫切。針對政府部門檔案管理信息化建設的分析，本文首先將信息化檔案管理建設的必要性進行分析，其次再給出具體的建設措施，促使政府部門檔案管理效率提升，以供參考。

一、政府部門檔案管理信息化建設的必要性

相對傳統(tǒng)的檔案管理，信息化檔案管理的建設主要指的是，利用計算機的系統(tǒng)規(guī)劃，將以往傳統(tǒng)的紙質檔案信息全部轉變成數(shù)字化檔案信息。就信息化檔案管理的而言，其在政府部門當中的應用，不但能夠幫助政府人員對檔案信息資源進行系統(tǒng)化的分類與加工等，而且能夠提高檔案管理最終效率。與傳統(tǒng)紙質檔案管理相比，信息化檔案管理無論是在檔案的保存上，還是檔案的修改與查詢上都能幫助政府工作人員節(jié)省大量的工作時間。而且信息化檔案管理可利用快速的網絡傳遞功能，讓檔案管理效率得到大幅度的提升，甚至避免檔案管理中不必要成本的增加。另外，雖然信息化檔案的建設得到了政府部門的高度重視，但不可否認的是，有的地區(qū)政府部門并沒有在實際工作中落實信息化檔案管理的建設，還是習慣用手工操作對檔案進行管理。即使重視了信息化檔案管理的建設，并且在實際工作中安裝了有關的人力資源管理系統(tǒng)等，但大部分政府工作人員在檔案的調取上還是會用手工操作對其進行管理，導致無紙化辦公室這一目標難以開展與實現(xiàn)。由此可見，無論是從信息化檔案建設的優(yōu)勢角度分析，還是從現(xiàn)如今政府部門檔案管理的實際情況上分析，在今后的發(fā)展中，加大檔案管理的信息化建設對政府部門人員而言非常必要。

二、政府部門檔案管理信息化建設的具體措施

由上述可知，信息化檔案管理將是政府部門今后發(fā)展的必然趨勢。政府部門要想實現(xiàn)高效的信息化檔案建設就必須采取有效的措施。具體做法如下。

提高對信息化檔案管理建設的重視，并將其落實到實際工作中。通過上述分析可了解到，雖然政府部門人員重視了信息化檔案管理的建設，但卻沒有在實際工作中得到實施。該現(xiàn)象的存在無疑將阻礙到政府檔案管理效率的提升。為改善這一現(xiàn)象，在實際工作中政府可通過實用性檔案信息網站的建設進行。也就是說，政府部門在信息化檔案管理的建設上，必須讓信息化檔案管理與政府部門的管理系統(tǒng)有機結合在一起，進而形成一個高效的信息化系統(tǒng)。通過這個信息系統(tǒng)，政府人員不但可以實現(xiàn)有效的資源共享，而且能夠實現(xiàn)檔案管理效率的提升。

規(guī)范政府部門信息化檔案管理建設。對于信息化檔案管理建設而言，規(guī)范是其中不可缺少的重要組織部分，以及衡量現(xiàn)代化發(fā)展的重要標準。政府部門在信息化檔案管理上，若要實現(xiàn)高效的信息化檔案管理，就必須在根據(jù)國家給予的信息化管理規(guī)范要求的同時，結合自身發(fā)展的實際情況與需求等制定出一套科學合理的內部管理標準。其次，需要將該規(guī)范標準推行到實際工作中，并及時針對實際推行中存在的不足給予改正，讓信息化檔案管理的效果有所提升。最后，檔案目錄作為方便查詢的重要部分，在檔案目錄的建設上，政府部門人員必須對其加以重視，讓目錄與數(shù)據(jù)庫相對應。當然，在該過程中，需要做到在符合國家標準要求的同時，讓建設的目錄更方便實際操作。

加大對檔案管理人員的素質培訓。檔案管理人員作為實現(xiàn)信息化檔案管理建設的重要基礎人員。政府部門必須加大對檔案管理人員的素質培訓，讓檔案管理人員在工作的過程中創(chuàng)新自己的管理理念，調整自我管理形態(tài)，不斷學習信息化檔案管理的方法，使得自身信息化檔案管理業(yè)務水平提升。另外，政府部門人員需要將傳統(tǒng)的檔案管理方式轉變?yōu)閿?shù)字化的信息檔案管理。而這個轉變過程同樣將是政府部門今后發(fā)展的必然方向。因此，政府各部門人員都需要加強對檔案管理的重視。尤其是檔案管理中管理人員的素質培訓，只有管理人員的素質提升，管理人員才從根本上提高自我業(yè)務，才能滿足現(xiàn)代化社會對檔案管理的新要求。以上就是政府部門檔案管理信息化建設的具體措施，有關人員需要對其加以重視，只有這樣才能更好的推進政府部門信息化檔案管理的建設，才能提高政府部門工作的效率。

結 語

伴隨著新時代社會經濟的快速發(fā)展，信息化檔案管理的建設逐漸得到了人們的高度重視。通過上述對該方面內容的分析可了解到，信息化檔案管理建設對政府部門的發(fā)展而言十分有必要。因此，在建設的過程中，政府部門人員必須對信息化檔案管理建設進行規(guī)范、并且需要加大對管理人員素質的培訓。