關于運用公安戶籍檔案數字化成果提升檔案服務效能的研究

馬 麗 張小敏

（1.江蘇省宿遷市公安局經開區分局 223800；2.宿遷市公安局檔案處 223800）

引 言

公安戶籍檔案數字化已基本完成，為實現便民高效、提升戶籍查詢服務水平提供支持。基于此，本文從公安戶籍檔案數字化的作用入手，分析如何運用公安戶籍檔案數字化成果提升檔案服務效能，打造公安“民生”品牌，更好地為群眾提供檔案服務。

公安戶籍檔案是指公安部門在所轄區域內開展戶口與居民身份證管理時，產生的具有保存價值的記錄，可用于證明公民的法律身份、自然屬性與社會屬性，供居民查詢或人口統計用。信息化的落實推進了公安戶籍檔案的數字化發展，使檔案服務效能顯著提升。

一、公安戶籍檔案數字化的作用

以往的公安戶籍檔案管理以人工為主，存在工作效率低、檔案資料易遺失等問題，影響公安戶籍檔案服務的開展。公安戶籍檔案數字化可妥善解決上述問題。

提高檔案管理效率，隨著人口增加，公安戶籍檔案的數量增多，紙質檔案的存放與管理難度較大，公安戶籍檔案數字化建設后，可將紙質檔案電子化處理，交由檔案局統一保管，新產生的戶籍檔案可自動錄入檔案信息系統，不再生成紙質檔案，戶籍檔案信息的存儲、查詢與歸檔更為便利，管理效率顯著提升。

為檔案服務提供便利方面，在以往的戶籍檔案服務中，戶籍民警需按照紙質檔案的索引目錄，在海量紙質文件中查找所需檔案信息，服務效率低，難以滿足群眾的需求。檔案數字化建設可構建電子信息數據庫，戶籍民警只需輸入關鍵字，即可高速獲取所需信息，且數據庫具有共享功能，可實現跨區域檔案查詢與相關證明的辦理，為群眾提供便利。

二、運用公安戶籍檔案數字化成果提升檔案服務效能的措施

公安戶籍檔案是公民開展各項社會活動的基本證明材料，具有服務民生的作用。近幾年我國戶口咨詢效能投訴占機關效能建設投訴的30%，該比例居高不下。可見，公安戶籍檔案的開發利用，與群眾工作生活聯系密切，需提升檔案服務效能，提供更優質的民生保障。

（一）加強檔案工作人員培訓

檔案工作人員是實施檔案數字化的主體，其工作素養與成效，是影響戶籍檔案服務效能的關鍵。就此，公安部門需加強檔案人員的培訓，保障公安戶籍檔案數字化的有效落實。例如，某公安局邀請檔案管理專家舉辦講座與交流會，深化戶籍民警對檔案管理標準規范的認識，明確戶籍檔案的收集、登記與歸檔等工作要點，為戶籍檔案數字化提供條件。在公安局構建檔案服務信息平臺后，根據平臺操作要求，培養戶籍民警的信息化操作素養，保障戶籍檔案數字化成果的落實。同時，為引進更多信息化檔案管理人才，公安局與當地高校開展合作，構建數據科學實訓基地，整合統計學、計算機與公安戶籍管理等相關知識，開設特色課程，培養綜合型戶籍民警，為檔案服務效能的提升提供人才保障。

（二）構建檔案服務信息平臺

在戶籍檔案數字化成果應用中，信息平臺的構建是解決服務群眾“最后一公里”的主要途徑。在大數據時代，檔案數據管理硬件與軟件更為多樣，公安部門可結合工作現狀，與軟件企業合作，共同構建檔案服務信息平臺，為檔案數據數字化建設與成果應用提供支持。

以某市公安局為例，其構建的檔案服務信息平臺具有顯著共享特征，不僅可在同級政府部門共享戶籍檔案數據，還可與公民的社會屬性與相關活動記錄互聯，實現戶籍檔案的智能化管理，為群眾提供更全面的戶籍檔案服務。該市公安局利用大數據技術，將戶籍檔案服務信息平臺與所轄區域的醫院、學校、街道社區與銀行等機構數據庫連接，通過機構數據庫智能獲取公民的出生信息、教育信息、社保信息與產業信息等，形成個性化、全方位檔案數據，用戶可通過戶口本或身份證號，整合不同機構分散的檔案信息，為用戶的戶籍查詢與證明出具提供便利。同時，利用大數據挖掘技術，該市公安局結合用戶在信息平臺的行為、戶籍檔案利用方向等內容，分析用戶的戶籍檔案服務需求，在信息平臺開設“一鍵查詢”與“綠色通道”等功能，提高檔案信息查閱效率。

（三）優化檔案服務機制

檔案服務機制是指導性內容，可約束檔案工作人員的行為，提升戶籍檔案服務水平。為落實戶籍檔案數字化成果，公安部門需制定如下服務機制。

采取“責任人”工作機制，將戶籍檔案管理與服務責任落實到具體戶籍民警中，明確其工作職責與義務，避免群眾查檔工作出現責任推諉現象。

實施聯動協作制，利用檔案信息平臺，加強公安戶籍間的聯系，通過聯動協作，實現公安戶籍的異地查檔，避免群眾來回奔波查閱檔案信息。例如，浙江省于2013 年9 月實施檔案聯動，可整合省市縣三級公安機構，群眾可利用檔案遠程管理功能，線上完成出具證明工作，實現便民利民的發展目標。

采取特事特辦制，部分戶籍檔案服務的對象為特殊困難群體，如行動不便的老年人或殘疾人群體等。公安部門可提供上門服務，并開通綠色通道，落實為人民服務的工作理念。以淮安市公安局為例，精神病患者丁某的嫂子到派出所戶籍大廳幫助丁某打印戶口本，民警利用檔案信息平臺查詢后，發現丁某的戶口信息遺失，立即查閱相關戶籍檔案與工作檔案，告知辦理人在民警獲得丁某的身份證明后，會為其補錄戶口。如果丁某行動不便，也可去醫院進行相片采集，辦理第二代居民身份證。通過民警的上門服務，為丁某順利辦理戶口與身份證，滿足特殊困難群體的戶籍檔案服務需求。