基層檔案館檔案管理工作中存在的問題分析

薛 冬

（黑龍江省龍江縣城建檔案館，齊齊哈爾 161100）

基層檔案管理工作的重要性不言而喻，但現實往往不遂人意，如學界在檔案管理研究過程中，往往偏重于寬泛的理論探討與信息技術推廣，卻沒能及時樹立起完善且有效的檔案管理制度。基于此，本文將透過制度化、科學化等層面，探討目前基層檔案館檔案管理工作中遺留的種種問題，同時結合實際探討日后富有針對性的解決策略。希望長此以往，可以大幅度提升基層檔案館檔案管理的效率和水平。

隨著時代變化、社會不斷進步，各界對我國基層檔案管理工作的要求，也變得愈來愈嚴格，所以說，相關工作人員要深入挖掘檔案管理工作中遺留的缺陷問題，盡快予以針對性地改革調整，包括檔案存儲制度完善、人員配置優化、檔案管理空間拓寬等等。至于相關細節性內容，會在后續逐步延展。

一、當前我國基層檔案管理工作中遺留的種種問題

檔案管理工作的存在意義，就是針對相關單位工作提供堅實的數據支持和意見指導。特別是在我國市場經濟飛速發展、科學技術全面革新的背景下，傳統的檔案管理模式已經愈來愈不適用，選擇及時理清當中問題，并予以系統化地創新改革，顯得十分關鍵。至于當前基層檔案館檔案管理中的具體問題，則表現為以下幾點。

（一）檔案存儲體制不夠健全

現階段我國的基層檔案局，大部分都沒有收錄全所轄區域的檔案，主要原因就是工商局、財政局、民政局等部門，都擁有獨立的檔案管理系統，未交由統計檔案局統一存儲管理，且兩者長期維持平行運行和互不干涉的關系。盡管說某些基層檔案館已經向上述職能部門提出收編檔案的要求，但是還是被拒絕，他們的目的在于方便自身自由調取檔案、維持工作保密狀態。另外，對于基層檔案館來講，其核心職責在于全面性地收錄和集中化地管理相關檔案，及時開放對外查詢服務，一旦說檔案收錄的不夠完整，便會影響到檔案查詢的全面性，嚴重情況下更會直接導致檔案館職權的分割危機。

（二）人員配置欠缺科學合理性

基層檔案館的檔案管理工作，包含三個部分，分別是由各科員負責搜集、存儲檔案，由領導層指導各科員來進行檔案驗收和與上級交涉，再就是接待來訪查閱的群眾。而檔案查閱屬于基層檔案局日常工作的重點，更是檔案局對外開放的一個關鍵窗口。可現實中，部分基層檔案館并沒有引起對檔案查詢和管理工作應有的重視態度，通常就是安排一個老職工或是返聘人員來擔任查閱間負責人，可由于相關福利待遇和薪資過低，導致這類職員出勤率不高，類似于兼職一般；再就是他們只會一些基礎性的查詢操作，尚未掌握更高深的檔案管理和查詢技術，使得檔案管理工作的效率持續驟降，檔案管理的作用也很難順利發揮。

事實上，檔案查詢員職位，存在諸多特殊要求，包括確保時刻處于工作崗位上并展示良好的服務態度、憑借更多的耐心去處理冗雜的事務，熟悉一系列必要的電腦操作技巧，能夠簡單地進行電腦修理。此外，政府工作人員的流動性相對不大，一個查閱員通常要在職多年，所以在設置該類崗位時，多考慮到職工的實際感受并提供適當的激勵條件，否則則會令這類工作淪為政府各類政策執行的死穴。就好比現在各地政府普遍存在的門難進、臉難看、事難辦等不良狀況，歸根結底都是體制缺陷導致的，即平常管理過于松懈、激勵性不足。

（三）所涉機構冗雜且管理效率低下

如若說基層檔案館要將各個部門的檔案收錄完整，并及時創建方便隨時調取的數字化檔案庫，就必須要先向下級有關街道辦發布命令，向平級部門征求合作意見，再向上級報告和等待批復，整個過程十分繁雜，進度也極為緩慢。除此之外，基層檔案館還需要將收集到的所有檔案予以整理、裝裱、歸類，再然后進行掃描入檔，其間一旦說人手不夠，加上檔案堆積數量過大，就會造成壓力過重，只能再花費金錢來外聘人員。

再就是行政命令耗費時間過長。就好比是在進行檔案入庫意見征集表發放時，下發、相關部門填表、回收，整個過程至少要耗費一周的時間，如若說有些單位不愿入庫，還要展開第二輪協商，況且不排除會有部分部門態度不友好、不合作等現象，最終意見征集表的情況也很難令人滿意。拖延之下，效率必然很低。按照部分基層檔案館負責人所述，正是由于檔案管理工作耗時過長，所以局內人員都不會主動介入，習慣于維持現狀。這種不作為的態度和行為，勢必會引發更大的危機。概括起來，就是基層檔案館內部行政體制過于僵化，權力逐級萎縮，導致信息傳達速度過慢，令有關職員被迫選擇無所事事，久而久之，就形成了照吩咐干活、無吩咐下班的不良風氣。

二、日后解決基層檔案館檔案管理問題的合理策略

（一）健全檔案存儲體制，革新檔案管理模式

究竟怎樣及時消除基層檔案館和一系列職能部門在檔案管理中的矛盾沖突，是當下社會各界積極關注的課題內容。實際上，主張由基層檔案館集中性收編和管理各個職能部門的檔案，理論是行得通的，可因為諸多現實因素約束，導致該類工作遲遲沒有進展。須知包括檢察院的各類卷宗檔案在內，往往具備較強的保密性，不可能備份。因此，作為基層檔案館，最緊要的就是革新既有的檔案管理模式，一改收編完整檔案的傳統理念，隨后考慮和有關職能部門的獨立檔案室建立直接聯系，實現合作辦公。這種聯系不單單限定在相互通信和知會上，有著更深層次的制度性要求，應該確保足夠緊密和快捷。必要情況下，基層檔案館應該選擇和職能部門進行定期互動，在創建專門的網絡檔案數據庫之余，掙脫檔案存儲方面諸多的約束，大幅度提升檔案管理的效率和水平，從而滿足各類部門的實際要求。

（二）加大對職員的培訓力度，樹立起科學人性化的激勵機制

為了更好地貫徹上級對檔案管理員的諸多規范標準，需要先滿足三個標準，包括令檔案管理工作足夠吸引人、避免令一個職員長期擔任該類職務，竭力調動管理人員的主觀能動性。而對應的應對方案則具體表現為：

1.適當增加管理者的福利待遇

這樣做的目的，是吸引一些有能力和有信心的人才來擔任檔案查閱員等職務，并非隨意湊合。所以說，招聘過程中要闡明從事這份工作的價值和前途。具體可以參考深圳市實施的行政執法類公務員工資改革制度，主張公務員透過工齡工資享受副處級的待遇；亦或是選擇直接創建獨立性的上升渠道，包括強調在擔任一定時間查閱員過后，只要順利通過考核，就可以優先進入更高的工作崗位，以安撫查閱員情緒并令其更有耐心的完成手頭工作。

2.安排固定周期進行輪崗

因為檔案查閱員等管理工作不存在太強的技術性，大多是基礎性事務都能夠方便入手，所以進行輪換是可行的。這樣做的目的，是為了令職員在出現厭倦反應前及時變換工作環境，維持對手頭工作應有的新鮮感，從而調動更多的工作激情。不過需要注意的是，一旦說輪換過多，就會令隊伍磨合期同步延長，輪換成本急速增加，不利于保障組織的穩定性，所以實際輪換期間，包括對象和期限等都必須嚴格控制。當然，必要情況下，選擇進行上下級輪換也是可以的。

3.檢驗查閱員的工資待遇，確保和工作績效緊密掛鉤

即做到令查閱員的工作質量和考核結果掛鉤，避免重復出現消極怠工的狀況。如在進行來訪群眾好評率加權后，及時納入到職員的考核指標之中。

（三）潛心和有關職能部門合作交流，改善檔案管理的效率和技術水準

之所以長期以來，我國基層檔案館的檔案收錄效率不高，頻繁出現拖延現象，根源就在于檔案館沒有和有關職能部門進行實時深入性的交流，久而久之，雙方交接工作時就會引發沖突，不利于實現檔案的統一收錄和管理。因此，今后必須要強化和對應部門的互動與合作力度，以方便開展后續一系列工作。此外，檔案館還要大力引入更多優質化的人才和技術設備，力求在掙脫傳統紙質檔案的各類限制前提下，拓寬自身的發展空間，從而快速地進行檔案的整理、修裱、歸類、掃描入檔處理。

結 語

基層檔案管理屬于我國檔案管理事業的基礎，更是推動市場經濟創新發展的關鍵性媒介。隨著時代不斷進步、社會急速變革，作為基層檔案館，理當認清形勢、大力創新、加快步伐、解放思想，憑借更多新穎的工作模式將檔案管理工作做扎實、做細致。