對(duì)煤礦業(yè)綜合辦公室工作的若干思考

劉燕敏

山東里能魯西礦業(yè)有限公司 山東濟(jì)寧 272116

在我國(guó)“十三五” 規(guī)劃進(jìn)程中，煤炭企業(yè)在去產(chǎn)能、綠色發(fā)展、多元化發(fā)展方面已取得了階段性成果，煤炭企業(yè)的發(fā)展向智能化、集約化產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)更近一步[1]。這就要求辦公室的從業(yè)人員隨著企業(yè)轉(zhuǎn)型而轉(zhuǎn)變工作形態(tài)，不斷提升對(duì)自我要求，以適應(yīng)未來(lái)企業(yè)及國(guó)家產(chǎn)業(yè)改革發(fā)展的需求。

1 煤炭企業(yè)辦公室職能與定位

煤炭企業(yè)辦公室工作主要體現(xiàn)在參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、服務(wù)保障四個(gè)方面。這就要求其辦公室人員具備綜合的辦公能力與敏銳的政治思維，在高度協(xié)調(diào)配合的工作過(guò)程中，為企業(yè)的運(yùn)行與發(fā)展提供新動(dòng)能。由于煤炭企業(yè)自身的行業(yè)特殊性，這就要求辦公室人員更要充分彰顯其在企業(yè)運(yùn)行、生產(chǎn)中的關(guān)鍵地位，積極統(tǒng)籌協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)政策實(shí)施、做好部門(mén)之間、領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的溝通紐帶，為企業(yè)的良好運(yùn)營(yíng)與發(fā)展保駕護(hù)航。從辦公室工作人員角度來(lái)講，需要充分認(rèn)知辦公室職能的重要性，樹(shù)立創(chuàng)新思維意識(shí)，定位崗位需求，制定并優(yōu)化工作計(jì)劃，在工作中為企業(yè)站好每一班崗。

2 煤炭企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀

辦公室內(nèi)部人員缺乏創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型意識(shí)：由于煤炭企業(yè)自身缺乏先進(jìn)管理制度作為改革的有力支撐，內(nèi)部體制長(zhǎng)期僵化并造成企業(yè)內(nèi)部人員改革創(chuàng)新意識(shí)較差，有種“溫水青蛙” 的穩(wěn)定感覺(jué)，突出暴露了企業(yè)體制與員工思維固化，成為了企業(yè)改革轉(zhuǎn)型的一大難點(diǎn)。

3 優(yōu)化改造的實(shí)施體現(xiàn)切合實(shí)際的原則

3.1 新增功能

系統(tǒng)以建立內(nèi)部控制大數(shù)據(jù)為目標(biāo)，以信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通為途徑，探索新增功能。①增加公共資源管理查詢(xún)、多流程混合檢索、單個(gè)文件的關(guān)聯(lián)查詢(xún)以及增加可查詢(xún)條目和模糊查詢(xún)。公文、人事檔案實(shí)現(xiàn)了歸檔、搜索查詢(xún)。②細(xì)化審批流程會(huì)簽、協(xié)同功能，繼續(xù)提升流程的自由度。③申請(qǐng)人對(duì)審批流程執(zhí)行撤銷(xiāo)、修改的審核功能達(dá)到全覆蓋，既保證內(nèi)控要求又兼顧了自由度。④為流程增加新規(guī)則。當(dāng)流程判斷條件不適用于一些特殊情況，在原有頁(yè)面中增加多選項(xiàng)條件或特殊情況判斷列表，以實(shí)現(xiàn)不打破原有流程基礎(chǔ)上系統(tǒng)可對(duì)多種復(fù)雜情況進(jìn)行自動(dòng)判斷，并以此原則解決同類(lèi)問(wèn)題。⑤將待辦事項(xiàng)自動(dòng)生成會(huì)議議程。⑥電話(huà)簿功能可查看單位人員所需基本信息，由本人或系統(tǒng)管理員雙向維護(hù)信息，增強(qiáng)群組信息交互，提高需求兼顧自由度指標(biāo)。

3.2 創(chuàng)新工作模式

企業(yè)未來(lái)發(fā)展需要實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，以結(jié)果為導(dǎo)向的發(fā)展更為明顯。而煤炭企業(yè)辦公室的特殊性要求辦公室工作人員需具備清晰的工作思路，較強(qiáng)的綜合工作能力，以避免在工作中出現(xiàn)不必要的失誤，為企業(yè)造成損失[2]。因此，作為企業(yè)辦公室工作人員踐行工作的同時(shí)，需要逐漸轉(zhuǎn)變工作思維，樹(shù)立創(chuàng)新發(fā)展、創(chuàng)新工作的意識(shí)，在工作的進(jìn)程中不斷探索。當(dāng)然，企業(yè)辦公室的工作模式改革與創(chuàng)新也不是一蹴而就的，需要在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心下，工作人員積極深入工作中去，扎根工作，在多年經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)之上，跟隨時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新

3.3 提高辦公室人員信息化水平

企業(yè)發(fā)展的根本在于人的發(fā)展，優(yōu)質(zhì)人才的培養(yǎng)，可以促進(jìn)企業(yè)的不斷進(jìn)步發(fā)展。隨著信息技術(shù)與機(jī)電一體化技術(shù)的高速發(fā)展，讓煤炭企業(yè)辦公室的改革與發(fā)展具備了客觀(guān)的輔助條件，積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行工作，可大幅減少人工，提升工作效率。例如：可通過(guò)計(jì)算機(jī)建立煤炭生產(chǎn)及環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，對(duì)生產(chǎn)管理進(jìn)行全面監(jiān)督，其在提高工作效率減少人工的同時(shí)，也促進(jìn)了企業(yè)辦公室工作模式的變革。或者，可以在電腦上建立企業(yè)網(wǎng)站，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議、資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)于內(nèi)部政策信息進(jìn)行站內(nèi)發(fā)布，提升其在工作方面的信息化水平。

3.4 優(yōu)化功能

①建立功能關(guān)聯(lián)，拓展流程選項(xiàng)，添加設(shè)置指令執(zhí)行時(shí)間并由單個(gè)設(shè)置轉(zhuǎn)為批量處理，增加系統(tǒng)消息自定義自動(dòng)回復(fù)功能。②界面優(yōu)化。包括優(yōu)化自動(dòng)適應(yīng)顯示和增加指導(dǎo)性提示語(yǔ)，提高了OA 優(yōu)化途徑的效率和需求標(biāo)準(zhǔn)。③安全升級(jí)。主要完成了數(shù)據(jù)加密，數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的重要數(shù)據(jù)均利用了md5 加密技術(shù)，增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全指標(biāo)。④性能優(yōu)化。優(yōu)化耗時(shí)較長(zhǎng)的功能，做到即點(diǎn)即用。

3.5 遠(yuǎn)程升級(jí)途徑的實(shí)現(xiàn)

基于移動(dòng)端設(shè)備開(kāi)發(fā)遠(yuǎn)程和異地訪(fǎng)問(wèn)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程、異地辦公。通過(guò)移動(dòng)端即時(shí)收到待辦事項(xiàng)和系統(tǒng)消息，并保障數(shù)據(jù)通信安全和服務(wù)器安全。遠(yuǎn)程優(yōu)化在網(wǎng)頁(yè)、APP、微信小程序等方案中利用層次分析法對(duì)6 項(xiàng)權(quán)重指標(biāo)進(jìn)行評(píng)估，著重考慮用戶(hù)在遠(yuǎn)程特別是移動(dòng)設(shè)備上使用的便捷性、遠(yuǎn)程訪(fǎng)問(wèn)安全性和實(shí)現(xiàn)難易程度等。通過(guò)各項(xiàng)指標(biāo)的對(duì)比結(jié)果，總結(jié)出采用開(kāi)發(fā)遠(yuǎn)程APP的優(yōu)化途徑為最佳選擇，即能快速解決需求和效率問(wèn)題，還保證滿(mǎn)足事業(yè)單位重視的內(nèi)控要求，也不存在苛刻的開(kāi)發(fā)技術(shù)條件，具有較高的可行性。

3.6 安全升級(jí)

安全升級(jí)優(yōu)化主要以安全訪(fǎng)問(wèn)和容災(zāi)備份為主要訴求。通過(guò)搭建和配置硬件防火墻，對(duì)遠(yuǎn)程和異地請(qǐng)求設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)規(guī)則、數(shù)據(jù)加密以實(shí)現(xiàn)安全訪(fǎng)問(wèn)。通過(guò)搭建災(zāi)備服務(wù)器，使系統(tǒng)在意外停止工作時(shí)，可以切換到災(zāi)備服務(wù)器繼續(xù)正常運(yùn)行。安全升級(jí)主要受內(nèi)控、安全、可行性指標(biāo)影響，實(shí)施前需考慮單位在設(shè)備采購(gòu)、資金預(yù)算方面的因素，設(shè)備是否符合安全要求以及實(shí)施優(yōu)化后的增益效果。升級(jí)后可改變之前因簡(jiǎn)單過(guò)濾訪(fǎng)問(wèn)措施、沒(méi)有災(zāi)備能力而造成的數(shù)據(jù)損失風(fēng)險(xiǎn)。安全升級(jí)具體方案的防護(hù)效果和購(gòu)買(mǎi)的設(shè)備質(zhì)量也有關(guān)[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)信息化、智能化建設(shè)的發(fā)展普及，事業(yè)單位辦公輔助系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)和先進(jìn)的OA 系統(tǒng)管理思想，形成高效便捷的操作平臺(tái)。各單位根據(jù)自身運(yùn)行特點(diǎn)也派生出各具特色的系統(tǒng)構(gòu)建思路。