對煤礦業綜合辦公室工作的若干思考

劉燕敏

山東里能魯西礦業有限公司 山東濟寧 272116

在我國“十三五” 規劃進程中，煤炭企業在去產能、綠色發展、多元化發展方面已取得了階段性成果，煤炭企業的發展向智能化、集約化產業經濟更近一步[1]。這就要求辦公室的從業人員隨著企業轉型而轉變工作形態，不斷提升對自我要求，以適應未來企業及國家產業改革發展的需求。

1 煤炭企業辦公室職能與定位

煤炭企業辦公室工作主要體現在參謀助手、綜合協調、督查督辦、服務保障四個方面。這就要求其辦公室人員具備綜合的辦公能力與敏銳的政治思維，在高度協調配合的工作過程中，為企業的運行與發展提供新動能。由于煤炭企業自身的行業特殊性，這就要求辦公室人員更要充分彰顯其在企業運行、生產中的關鍵地位，積極統籌協調企業內部相關政策實施、做好部門之間、領導與員工之間的溝通紐帶，為企業的良好運營與發展保駕護航。從辦公室工作人員角度來講，需要充分認知辦公室職能的重要性，樹立創新思維意識，定位崗位需求，制定并優化工作計劃，在工作中為企業站好每一班崗。

2 煤炭企業辦公室工作現狀

辦公室內部人員缺乏創新與轉型意識：由于煤炭企業自身缺乏先進管理制度作為改革的有力支撐，內部體制長期僵化并造成企業內部人員改革創新意識較差，有種“溫水青蛙” 的穩定感覺，突出暴露了企業體制與員工思維固化，成為了企業改革轉型的一大難點。

3 優化改造的實施體現切合實際的原則

3.1 新增功能

系統以建立內部控制大數據為目標，以信息系統的互聯互通為途徑，探索新增功能。①增加公共資源管理查詢、多流程混合檢索、單個文件的關聯查詢以及增加可查詢條目和模糊查詢。公文、人事檔案實現了歸檔、搜索查詢。②細化審批流程會簽、協同功能，繼續提升流程的自由度。③申請人對審批流程執行撤銷、修改的審核功能達到全覆蓋，既保證內控要求又兼顧了自由度。④為流程增加新規則。當流程判斷條件不適用于一些特殊情況，在原有頁面中增加多選項條件或特殊情況判斷列表，以實現不打破原有流程基礎上系統可對多種復雜情況進行自動判斷，并以此原則解決同類問題。⑤將待辦事項自動生成會議議程。⑥電話簿功能可查看單位人員所需基本信息，由本人或系統管理員雙向維護信息，增強群組信息交互，提高需求兼顧自由度指標。

3.2 創新工作模式

企業未來發展需要實現產業高效運轉，以結果為導向的發展更為明顯。而煤炭企業辦公室的特殊性要求辦公室工作人員需具備清晰的工作思路，較強的綜合工作能力，以避免在工作中出現不必要的失誤，為企業造成損失[2]。因此，作為企業辦公室工作人員踐行工作的同時，需要逐漸轉變工作思維，樹立創新發展、創新工作的意識，在工作的進程中不斷探索。當然，企業辦公室的工作模式改革與創新也不是一蹴而就的，需要在企業領導的關心下，工作人員積極深入工作中去，扎根工作，在多年經驗的基礎之上，跟隨時代發展趨勢，不斷進行創新

3.3 提高辦公室人員信息化水平

企業發展的根本在于人的發展，優質人才的培養，可以促進企業的不斷進步發展。隨著信息技術與機電一體化技術的高速發展，讓煤炭企業辦公室的改革與發展具備了客觀的輔助條件，積極運用計算機信息技術進行工作，可大幅減少人工，提升工作效率。例如：可通過計算機建立煤炭生產及環境監測數據系統，對生產管理進行全面監督，其在提高工作效率減少人工的同時，也促進了企業辦公室工作模式的變革。或者，可以在電腦上建立企業網站，對于企業內部的會議、資料進行統一管理，對于內部政策信息進行站內發布，提升其在工作方面的信息化水平。

3.4 優化功能

①建立功能關聯，拓展流程選項，添加設置指令執行時間并由單個設置轉為批量處理，增加系統消息自定義自動回復功能。②界面優化。包括優化自動適應顯示和增加指導性提示語，提高了OA 優化途徑的效率和需求標準。③安全升級。主要完成了數據加密，數據庫中存儲的重要數據均利用了md5 加密技術，增強了系統的安全指標。④性能優化。優化耗時較長的功能，做到即點即用。

3.5 遠程升級途徑的實現

基于移動端設備開發遠程和異地訪問系統，實現遠程、異地辦公。通過移動端即時收到待辦事項和系統消息，并保障數據通信安全和服務器安全。遠程優化在網頁、APP、微信小程序等方案中利用層次分析法對6 項權重指標進行評估，著重考慮用戶在遠程特別是移動設備上使用的便捷性、遠程訪問安全性和實現難易程度等。通過各項指標的對比結果，總結出采用開發遠程APP的優化途徑為最佳選擇，即能快速解決需求和效率問題，還保證滿足事業單位重視的內控要求，也不存在苛刻的開發技術條件，具有較高的可行性。

3.6 安全升級

安全升級優化主要以安全訪問和容災備份為主要訴求。通過搭建和配置硬件防火墻，對遠程和異地請求設置訪問規則、數據加密以實現安全訪問。通過搭建災備服務器，使系統在意外停止工作時，可以切換到災備服務器繼續正常運行。安全升級主要受內控、安全、可行性指標影響，實施前需考慮單位在設備采購、資金預算方面的因素，設備是否符合安全要求以及實施優化后的增益效果。升級后可改變之前因簡單過濾訪問措施、沒有災備能力而造成的數據損失風險。安全升級具體方案的防護效果和購買的設備質量也有關[3]。

4 結語

隨著我國信息化、智能化建設的發展普及，事業單位辦公輔助系統通過網絡、信息技術和先進的OA 系統管理思想，形成高效便捷的操作平臺。各單位根據自身運行特點也派生出各具特色的系統構建思路。