芻議新形勢下如何強化隊伍建設增強檔案管理綜合能力

唐玉珍

中國共產黨紅河哈尼族彝族自治州委員會黨校 云南紅河州蒙自 661199

1 檔案管理工作者應具備的業務素質

1.1 擁有較強的文字基礎

檔案管理工作雖然進入信息化管理時代，但是在日常工作中對檔案信息歸類整理等工作仍需要檔案管理者進行文字化處理，檔案管理工作進入信息化管理并非每個環節都要借助網絡技術實施，歸類整合作為檔案管理工作中的重要環節，其工作主要是對檔案信息進行標題編制與存放，或者是將其錄入計算機系統當中，在這個工作過程當中，如果不具備一定的文字功底會導致其工作效率降低，在標題編制過程中陷入困境，此外，在進行信息檢索的過程中，單純依靠關鍵詞并不能有效查找到相應信息，使得檔案信息無法得到充分使用，對檔案管理工作的進行也帶來一定困擾，因此，具備一定的文字基礎對檔案管理工作人員能力的有效提高提供先決性條件[1]。

1.2 具有一定的知識儲備能力

檔案的信息化管理成為檔案事業發展不可阻擋的趨勢，在前文我們提及，檔案管理是其他事業得以發展的基礎，基于此，檔案信息管理工作人員的文化素養具有較高要求，具備一定的知識儲備是保證檔案管理工作人員工作質量的關鍵因素，因此，檔案管理人員必須在不斷學習的過程中對自身知識進行鞏固，在此基礎下掌握與檔案管理學有關的知識，以此來應對在檔案管理工作中出現的問題，此外，檔案管理工作涉及的內容較為全面，掌握豐富分檔案管理學信息知識只是前提，若要將檔案信息的社會效益得到充分發揮，需要對社會科學、人文地理等諸多方面均有涉獵，對檔案信息的各方面進行了解，才能更好的為社會大眾提供服務。

2 增強檔案管理綜合能力的對策

2.1 增強檔案管理意識的宣傳力度

實施檔案規范化管理最重要的工作部分就是要增強檔案管理意識的宣傳力度。為此，各單位、組織或企業都要先確認檔案管理部門的正確的檔案管理意識，在平常的檔案管理工作中，直接將規范化的相關內容添加進去，先由單位、組織或企業的領導和管理層對現代化的檔案管理有正確的，全新的看法，繼而可以真正認識到規范化對檔案管理的關鍵性[2]。在此之后，由各單位、組織或企業的領導和管理層將檔案規范化管理模式與自己的工作特質相結合，不僅會起到一定的帶頭示范作用，也能為本單位、組織或企業的后續檔案規范化管理模式提供良好的發展環境。而在宣傳檔案管理意識的同時，可以通過整合單位、組織或企業的檔案信息，并結合實際的檔案管理工作現狀和特征，進行更有效的宣傳。這也表明，先從領導和管理層人員規范檔案管理的意識，也能夠為整個單位、組織或企業的檔案規范化管理奠定良好的基礎。

2.2 完善檔案管理制度，明確檔案管理職責

完善的檔案管理制度能夠保證檔案規范化管理順利開展下去，這也就要求人們要不斷地完善檔案規范化管理制度，并給予越來越高的重視度。單位、各組織或企業的領導和管理層要在應用檔案規范化管理的基礎上，自覺使用科學的管理方式改善人們的慣性思維和指揮的隨意性，創建兼具計劃、組織、指揮、協調、控制的檔案規范化管理體系，從樹立目標、建立規章、落實責任層面逐步建立，增強工作人員們的工作動力，規范工作、進一步提高工作效率。同時，要在檔案的規范化管理中創建分級管理，統一領導的管理原則，這也是完善規范化管理的關鍵性部分，在分級管理制度的指導下，相關的檔案管理人員能夠十分有效的分類管理檔案。也可在單位、組織、企業內部創建專門的檔案規范化管理小組，其可以直接明確一系列與檔案規范化密切相關的管理計劃，并確認相關工作內容。

2.3 強化人員培訓，增強檔案管理工作的關鍵地位

目前，我國的檔案規范化管理工作尚有些不足，主要原因在于檔案管理人員的工作能力和專業素質有些欠缺，且其對檔案規范化管理重視程度較低，尚未完全認識到檔案規范化管理的關鍵性。因此，強化人員培訓，增強檔案管理工作的關鍵地位非常重要。主要可從兩個方面入手，一是要加強對檔案管理人員的檔案管理規范化的意識培養，使其能夠正確認識檔案規范化管理工作，充分發揮檔案管理規范化的積極性作用。二是要增強對檔案管理人員的培訓深度，可安排專業人員直接培訓相關檔案管理工作人員，強化檔案管理工作人員的理論知識和工作技能。與此同時，領導和管理層也要根據本單位、組織或企業的情況制定科學合理的獎懲制度，表現較好的檔案管理人員可以給予適當的獎勵，促進其充分發揮積極性。

2.4 充分利用現代化設備，提高檔案管理的現代化程度

在現代化信息技術大力發展的如今，檔案規范化管理工作也可以充分使用現代化設備，提高檔案管理的現代化程度。反映到具體操作上，即檔案管理工作人員可以依靠計算機技術分類管理檔案，并創建檔案共享平臺進行檔案資源的共享，充分利用現有的信息資源，也可以利用計算機技術采集各項檔案資料，進而可以確保所采集資料的全面性[3]。

2.5 加大檔案管理工作的監管力度

想要順利實施檔案規范化管理工作，就必須要加大檔案管理工作的監管力度，可成立專門的監管工作組，不定期的檢查檔案管理工作，及時發現檔案管理工作中存在的問題并在第一時間解決。同時，也要隨時檢查檔案管理工作人員的工作成果，幫助其確認個人的工作職責。

3 結語

對于各種單位或企業、組織而言，檔案管理工作影響著其未來的發展方向、核心競爭力提高、未來規劃等多方面，這也代表著，規范化檔案管理工作的關鍵性。因此，檔案管理人員要改變傳統的檔案管理方式，不斷更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原則，不斷提升檔案管理人員的綜合素質，充分利用現代化設備，提高檔案管理的現代化程度，并通過加大檔案管理工作的監管力度，創新檔案管理工作的服務意識和行為，持續提高檔案管理服務意識，促進檔案管理工作的規范化。