生態環境監測檔案的規范化、標準化探討

于亞弘

山東省煙臺生態環境監測中心 山東煙臺 264010

生態環境監測檔案主要是對生態環境的監測結果進行記錄，并且檔案資料在生態環境的研究、管理以及數據積累等方面均具有非常重要的參考價值。因此，提高對生態環境監測檔案工作的規范化與標準化管理，建立全面的管理方案，對促進本地區經濟及環境的可持續發展具有重要意義[1]。

1 生態環境監測檔案的規范化與標準化開展的必要性分析

環境監測檔案能夠對生態環境的監測情況進行記錄，這些記錄對于國民經濟建設，環境的科學性發展等具有非常重要的作用，同時也能夠為相關研究提供科學的依據。在不同的時期國家在生態環境監測上會對監測的數據、環境狀況的數據以及相關的技術信息等進行記錄，檔案能夠實現各種環境的再現，也能夠反映當時的社會發展水平。同時，環境監測檔案能夠對當時工作人員的學術思想，工作成果，對于環境的認知，在環境保護與治理方面的動態過程等都是有所體現的。在這些檔案內容中有成功經驗也有失敗的教訓，但是這些內容仍然是其他的科研方式無法獲取的重要成果。監測檔案中所記載的數據能夠為政府經濟發展方向的制定、環境部門環境保護計劃的制定、生態保護技術、生態環境研究等提供可些許的依據。可見，生態環境監測檔案在環境監測與保護中具有非常重要的作用。而環境監測檔案也具有一定的科技價值。主要體現在：在不同的階段內對于研究對象與內容也是不同的，形式和名稱的技術成果資料信息也是不同的。也就是在不同的歷史時期下，各類環境質量的評價報告、環境質量的管理手冊以及環境質量的分析報告等都是不同的。而且隨著社會發展水平的不斷提升，環境監測檔案的建設必須向著規范化與標準化的方向發展，而這也是人們開始認識環境、保護環境、治理環境與保護生態的一個動態性的發展過程[2]。

2 生態環境監測檔案規范化與標準化管理的策略

2.1 提高檔案管理人員的管理意識

在信息化時代，計算機技術在生態環境監測檔案管理中發揮了非常重要的作用，其也是建立生態環境監測檔案規范化與標準化管理的基礎，具有非常重要的地位。因此，相關的檔案管理人員必須要對自身的理念進行更新，利用好網絡技術，實現各部門檔案的資源共享，對檔案進行統一的、科學的規范與管理。并從數據信息的錄入統計、選購管理軟件等方面對其進行規范，確保當前信息在數據的接受與檢索工作中都可以高效地利用網絡系統。此外，利用計算機技術開展監測檔案的規范化與標準化建設，必須以立卷歸檔為基礎，實現檔案的現代化管理，制定科學的業務標準。在具體的工作過程中，相關的管理人員必須要利用好現代科學技術手段，樹立檔案服務的意識，結合自身現有的知識水平和現代設備操作技能，為檔案信息的利用與檢索等提供新的力量。

2.2 實施嚴格的公文制發管理

檔案是由公文轉化而來的，而公文的制發在公文管理中又具有非常重要的地位，所以嚴格實施公文制發管理，對促進生態環境監測檔案的規范化與標準化管理將具有非常重要的意義。具體應該從以下幾個方面進行：

首先，必須要保證公文用紙的質量，幅面與尺寸規格要進行統一地規范，必須要與國家的相關規定相符合，并且在排版上要標記為橫排橫寫，左側裝訂。其次，公文格式的擬定與文中的使用必須要規范，嚴格在行文當中出現不規范的用字現象，也不可以濫用簡稱，避免為后期的檢索與現代化技術手段的實施造成阻礙。再次，公文的字跡必須要清晰，比如各種批注、報表、記錄、草擬公文等都不能隨便使用質量不過關的紙張、墨水或者筆種，這樣更加有利于日后的長期使用與保存。最后，對公文進行認真地檢查，主要檢查的內容是問題的標題準確與否，公文的審批權限、履行簽發的手續、主動單位與抄送單位的準確性、落款日期與公文是否一致等等。

2.3 實施以“自我”為主的立卷歸檔原則

生態環境監測檔案的規范化與標準化管理，必須要實施以“自我”為主的立卷歸檔。在具體的管理過程中必須要以案件檢索便捷化、案卷的完整性、檔案利用價值最大化為主要原則，而這些都可以在實施以“自我”為主的立卷歸檔上實現。如果實施該原則，就必須要求立檔文件為本單位的文件，并在工作過程中要解決好以下幾個問題：

首先，該原則的實施必須要分清主次，要把握重點，對全宗的入口關進行全面地掌握，這樣才能夠避免在檔案歸檔過程中出現混亂或者文件丟失等現象。特別是在立卷當中，要將具有內在聯系或者同類性質的文件材料放在一個卷內，以保證同一個問題的完整性。

其次，要明確立卷歸檔的重點，并進行具體問題具體分析，對資料與文件進行科學地區分，這樣能夠對檔案管理中的冗雜信息進行剔除，減少檔案的重復性，提高檔案的利用效率。

最后，提升文件立卷歸檔的時效性。在當前的文件任務結束之后就可以進行歸檔立卷，反之沒有完成的則不能夠立卷歸檔。

2.4 強化軟硬件管理

環境部門要加強在軟硬件方面的投入力度，利用現代化的檔案設備，比如說在檔案的庫房內使用具有除濕作用的設備，高效滅火的設備等。設置專柜進行查找，并對相應的檢索工具進行完善，實現科學管理。此外，生態環境監測檔案的規范化與標準化管理，必須要由領導人員進行統一地規劃與負責，并對檔案工作進行總體地規范，督促檔案管理工作的順利完成。同時，要求檔案管理人員必須要對業務活動進行仔細地了解，統一立卷各科室的業務檔案[3]。

3 結語

綜上所述，生態環境監測檔案的規范化與標準化管理，是生態環境保護部門的重要工作內容。尤其是近年來社會對生態環境保護工作的逐漸重視，生態保護工作的建設進程也不斷地推進，而且檔案管理工作也受到了一定的干預。因此，本文對生態環境監測檔案的規范化與標準化管理的策略進行了具體探究，希望能夠為生態環境監測工作的開展提供更加科學、合理的建議。