新形勢下企業(yè)檔案信息化工作的管理與利用

孫岳新

濟寧市技師學院 山東濟寧 272000

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產、經營過程中產生的具有保存價值的文字、圖表、圖片等信息材料。企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術，對企業(yè)的檔案資料進行采集、整理、歸檔和利用。傳統(tǒng)管理模式下，企業(yè)檔案管理效率低下，檔案信息難以共享[1]。隨著現(xiàn)代信息技術在檔案管理中的應用，經過信息技術處理后的企業(yè)檔案實現(xiàn)網絡化、數字化，實現(xiàn)了檔案資源的共享共用，極大地提升了企業(yè)檔案在企業(yè)生產、經營、發(fā)展中的應用價值，在提升企業(yè)的市場競爭力方面發(fā)揮了積極作用。

1 信息化建設在企業(yè)檔案管理中的應用價值

順應科學是企業(yè)檔案管理工作的必由之路，也是提高檔案服務水平、加速檔案管理的客觀要求。科學的管理手段是保證檔案管理工作順利進行的源泉，是檔案管理模式的重大革新。傳統(tǒng)的檔案形式都以文字記錄的紙質形式存在，現(xiàn)在，由于電子計算機和現(xiàn)代通信技術的發(fā)達，檔案信息資源的形式有了更高的發(fā)展，不再只是單純的文字形式，還可以增加照片、圖表、聲像等形式，已多形式組合的檔案信息資源形態(tài)，使檔案信息圖文并茂、生動形象，使人們對檔案信息資源的內容一覽無余、印象深刻。網絡下的檔案信息資源使檔案資源可以不受時間、不受空間、不受地域的限制，在更高程度上實現(xiàn)了資源的共享，為檔案利用者提供了更為便捷、高效的通道，提高了檔案信息資源的利用率和共享性。

2 檔案信息化管理中存在的問題

2.1 檔案管理的安全意識較差

檔案信息管理與其他信息管理工作不同，檔案信息管理中有很多重要文件，特別是一些檔案信息不能泄露，需要保護，但是在工作中，往往容易被工作者忽略，給檔案信息管理安全帶來一定隱患。隨著網絡技術的進步，檔案信息在網絡上保密不嚴密或者工作者忽略保護，容易被不法分子盜取信息，甚至有些在網絡上傳播，造成檔案信息流失，給企業(yè)帶來嚴重的經濟損失。

2.2 企業(yè)不重視檔案管理工作

目前，很多企業(yè)的檔案信息管理意識淡薄，甚至有些企業(yè)沒有設置相關檔案部門，導致員工檔案信息不全，影響檔案信息管理工作的進程。即便有些單位設置了檔案室，但是對此重視不夠，在工作開展中，很多情況下是為了完成工作，采用了傳統(tǒng)檔案管理模式，忽略了現(xiàn)代化檔案信息建設工作，工作進程緩慢。

2.3 檔案信息化建設投入不足

檔案信息化建設需要資金投入，一方面，需要大量的硬件設備，比如掃描儀、計算機以及打印機等，應用這些設備有利于實現(xiàn)紙質檔案的電子化；另一方面，需要投入相匹配的軟件設備，應用這些軟件設備方便檔案儲存和管理。總而言之，檔案信息化管理不僅需要投入較多的設備，還需要投入資金，但現(xiàn)階段單位對檔案信息化管理并不重視，投入較少，影響了檔案信息化管理工作的進程。

3 企業(yè)檔案信息化管理對策

3.1 軟件硬件一起抓，推進檔案管理現(xiàn)代化

信息化條件下，電子檔案分類管理、電子文件規(guī)范歸檔以及數字化處理對檔案信息資源開發(fā)利用提出了新的要求。檔案部門應積極適應云計算、大數據技術發(fā)展的趨勢，規(guī)劃與建設好數字化檔案數據庫，加快檔案數字化進程。特別是針對檔案工作人員少、檔案藏量大的情況，要更多地利用電子設備對檔案信息進行檢索、編研和統(tǒng)計，進一步提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益[2]。同時，要強化軟件設施建設，依托電子公文系統(tǒng)，不斷加強電子文件的歸檔和傳統(tǒng)載體檔案的數字化管理，加大檔案現(xiàn)代化、信息化建設力度，開發(fā)現(xiàn)代檔案管理軟件，推進數字化檔案室建設，通過在線授權，實現(xiàn)本企業(yè)檔案資料在線共享和管理無紙化、收藏數字化、服務網絡化，直接實現(xiàn)檔案信息管理從傳統(tǒng)管理階段向信息資源管理階段邁進。

3.2 強化業(yè)務學習和創(chuàng)新，推進隊伍建設專業(yè)化

為了全面推進檔案管理現(xiàn)代化，順應企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展要求，以檔案管理現(xiàn)代化為手段，全力打造信息化、智能化、網絡化檔案室，要做到如下幾點：一是要培養(yǎng)一支高素質的專職檔案管理隊伍，引進專業(yè)人才，強化業(yè)務技能培訓和網絡技術培訓，樹立先進的管理思想，學習科學化的檔案管理理論，積極改進服務方法，完善服務手段，拓寬服務領域，全面提高檔案工作人員的綜合素質，為檔案室管理從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化管理轉變奠定堅實的基礎。二要在不斷探索創(chuàng)新基礎上，及時總結好的經驗做法，積極尋找檔案管理中的創(chuàng)新點和閃光點，并進行匯總、整理、優(yōu)化，努力探索出一套適合本企業(yè)工作實際的現(xiàn)代化檔案管理機制。

3.3 加強管理，健全檔案信息化管理制度體系

在企業(yè)的日常檔案信息化管理過程中，要尤其重視規(guī)章制度的建立和完善，使企業(yè)檔案信息化管理更加的規(guī)范和完善，為后期的檔案利用奠定扎實基礎和完善的制度保障。首先是要嚴格按照《檔案法》《全國檔案信息化建設實施綱要》《企業(yè)檔案管理辦法》，作為指導和規(guī)劃企業(yè)檔案信息化建設的綱領性文件。其次，企業(yè)檔案管理部門應結合行業(yè)檔案特點，以國家檔案局、地方行業(yè)標準等為基礎，完善企業(yè)檔案信息管理規(guī)范、制度和標準體系[3]。

4 結語

計算機信息技術的應用極大地提升了企業(yè)檔案信息化管理水平，也為企業(yè)生產、經營和企業(yè)文化建設提供豐富的檔案信息資源。與傳統(tǒng)的檔案管理模式不同，信息時代大背景下，企業(yè)檔案信息化管理面臨著許多新的挑戰(zhàn)和新的要求，需要企業(yè)管理者高度重視檔案信息化管理工作，加大檔案管理人員的信息素養(yǎng)的培育，增加信息化管理的經費投入，改善檔案信息化管理基礎，完善信息化檔案管理制度體系，切實提升企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供支持和幫助。