淺析住房公積金檔案的特點及其檔案管理

張庭銘

烏海市住房公積金管理中心 內蒙古烏海 016000

1 住房公積金檔案特點

1.1 檔案數量較多

伴隨著經濟的快速發展，公積金的管理制度也得到了廣泛的實施，由于其范圍的不斷地擴大，造成其需要存檔的數量不斷增加，當前不僅有住房公積金的繳存檔案，而且還涉及到公積金提取業務辦理中的各種檔案，這使得公積金檔案數據量增加，造成公積金檔案管理出現不同的困難，傳統的檔案管理方式不滿足公積金檔案管理需求[1]。

1.2 檔案材料具有特殊性

在住房公積金檔案中，由于涉及的內容比較大、比較復雜，在處理過程中還需要與多個部門進行溝通，所以檔案材料會有一定的差異，也就是說，住房公積金檔案材料具有一定的專業性。例如，用戶想用住房公積金買房，當使用住房公積金時，先申請，然后貸款前檢查，抵押和房地產評估。

1.3 留存材料基本相同

在實際辦理公積金時，無論是存款單位的員工本人，他們需要辦理的具體業務資料一般是一致的。在實際的審批過程中，如果材料合格，則可以對紙質材料或數字材料進行存儲和存儲。如果是同一業務，具體保留材料應與具體批準材料一致。

2 住房公積金檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案信息化管理水平不夠高

網絡、多媒體、檔案數字化水平不夠規范。這在一定程度上阻礙了信息的使用和共享。它不僅會造成大量的紙質檔案占用空間，而且會影響服務效率。另一方面，它會增加。管理成本和借款過程中可能出現的損壞，給工作人員造成了很大的麻煩。

2.2 檔案建立的不夠完善，具有很大的風險

目前，我國已經出臺了一系列法律來規范相關檔案的建立。因此，建立住房公積金檔案必須規范和規范，否則會有很大的風險。如果住房公積金的備案建議不完善，將會嚴重，嚴重影響我國住房公積金相關業務的實施，以及保障職工的基本權利[2]。

2.3 檔案收集歸檔不完整

目前，現行的住房公積金檔案管理模式已不能滿足住房公積金檔案使用和傳輸的需要。現有的管理方法未能實現對住房公積金檔案的統一、全面管理，且同一城市不同區縣的管理存在差異。這使得住房公積金檔案管理有了很大的不同。住房公積金檔案管理系統建設不夠完善，尚未形成完善的數據申報和傳輸機制。有關單位未能有效配合住房公積金管理中心做好相關檔案管理工作。

2.4 檔案管理的基礎設施不夠先進

眾所周知，我國住房公積金管理機構建立相對較晚，所以大部分基礎設施仍處于初步建設階段，條件相對簡單，各方面難以達到標準，所以這直接導致檔案的產生。損壞和丟失。

3 住房公積金檔案管理的具體措施

3.1 高度重視檔案管理工作

住房公積金管理中心應當建立住房公積金的檔案管理工作領導小組，設立了一個辦公室，協調和解決遇到的問題和困難在檔案管理，包括檔案管理在每個基層管理部門的目標評價體系，并澄清人員進行檔案數據。收集、組織、審核等，確保檔案真實、準確、完整。以多種形式培養檔案管理人才，使之成為既懂公積金業務又懂檔案的復合型人才，提升檔案管理水平。

3.2 要加強檔案的信息化建設

近年來，隨著我國科學技術的不斷發展，智能信息設備也得到了廣泛的應用。眾所周知，在手工管理檔案時，不僅經常出錯，而且工作效率也相對較低。為改善這一狀況，有關單位應不斷加強檔案信息化建設，使先進的設備和先進的管理方法能夠應用于住房公積金檔案的管理中，減輕工作人員的工作量，提高工作效率，減少手工檔案。錯誤的管理[3]。

3.3 提高相關檔案管理人員的素質

住房公積金檔案對以后的業務非常重要。要提高建立住房公積金檔案的標準，就必須從人員做起。提高相關檔案管理人員的素質，能有效避免檔案的丟失或遺漏，提高檔案的相關內容。只有提高檔案管理人員的素質，才能更嚴格地管理相關檔案。提高這些人的素質和加強他們的服務態度，將使他們能夠更好地工作和具有更強的責任感。而這種才能正是我們所需要的。有關部門必須加強檔案管理人才的培養，熟悉相關法律法規，更好地為人民服務。

3.4 加強住房公積金管理制度建設

針對目前住房公積金檔案管理存在的漏洞，我們需要做的是進一步加強住房公積金檔案管理體系建設。首先，住房公積金檔案管理的基本流程明確了住房公積金檔案管理的操作標準，解決了傳統住房公積金檔案管理的問題。二是嚴格執行有關工作程序，加強對具體檔案管理工作的審查，在全面審查現有制度的基礎上，找出改革住房公積金檔案管理的突破點，提高住房公積金管理的有效性。

3.5 全面加強相關保障工作

為了做好住房公積金檔案管理工作，有必要加強相關保障制度建設。首先，建立住房公積金的檔案管理部門，加強住房公積金的檔案管理的領導，所以住房公積金中心的所有部門和相關單位重視住房公積金的管理檔案，并嚴格要求基層做一個特定的檔案管理根據責任需求。就業機會。其次，加強住房公積金檔案管理的具體結構建設，明確各級專兼職人員的職責，開展住房公積金檔案的具體管理。

4 結語

綜上所述，加強住房公積金檔案管理是規范住房公積金管理的需要，也是防范和化解住房公積金風險的需要。因此，必須不斷優化其工作流程，積極采取科學措施，實現工作的規范化管理。同時，通過改進管理措施，努力為人民提供更好的服務，提高人們對于公積金檔案利用價值。