淺論中小企業合同管理中存在的問題及對策

張巍

平湖愛馳威汽車零部件有限公司 浙江平湖 314200

企業在日常經營中不可避免地會涉及到大量合同的簽訂、履行，因而企業合同管理顯得格外重要，它是企業管理中的不可忽視的一環。企業存在一天，風險就伴隨一天——做好合同管理，方能維護企業合法權益。在大型企業中，合同管理工作開展得較好，不僅聘請有外部法律顧問機構為企業提供日常法律咨詢服務，而且內部也建立有專門的法務部門，作為企業與法律顧問之間了連接的紐帶，同時履行企業內部的合同管理等法務工作。但相當一部分中小企業，合同管理上存在著不少問題。根據我所工作過的企業及所了解到的部分企業情況，本文對中小企業合同管理中存在的問題作簡要探討。

1 中小企業合同管理中存在的問題

1.1 企業人員合同意識較差，法律觀念不強

企業負責人以及各級員工缺乏合同法律知識，不重視合同的簽訂，輕信口頭協議，一旦對方出現失信行為便無法提供支持自己的依據；將合同簽訂流行形式，不重視合同的實質內容；企業的用章不規范，缺乏用章審批程序，用印隨意，有些公司僅憑個簡單登記就可以任意由自己加蓋公司印章，沒意識到這其中存在著巨大的法律風險。

1.2 未設立合同的歸口管理部門或崗位

有些中小企業由于規模不大，未設立有專門的法務部門，但也沒在相應部門（比如企業內部的綜合管理部門）設立合同管理崗位，沒有專人負責合同的管理。企業簽訂的合同散落在各業務人員手中，甚至出現企業與其他方簽訂了合同，自己方卻沒有保留一份合同文檔的情況。企業對自己簽訂了多少合同都是迷迷糊糊的，這對企業履行合同帶來極大的問題。

1.3 企業缺乏具備法律專業知識的人員對合同進行系統管理

不少企業由于規模較小，未設立有專門的法務部門，也沒有配備具有法律知識的專業人員。企業對外簽訂經濟合同全憑經驗和信任，對合同中不利自己的條款不能完全識別，也未能留下出現糾紛時有利自己方解決問題的條。雖然有些企業也聘請有外部法律顧問，但由于企業自身內部沒有具備法律知識的人員，不知道何種情況應向法律顧問咨詢以充分發法律顧問為企業保駕護航的作用，往往結果是顧而不問，只有在出現糾紛時才匆匆忙忙找法律顧問尋求訴訟解決，法律顧問成了擺設，并沒有起到法律顧問應有的防患于未然的作用。

1.4 缺乏合同簽訂、評審程序，簽約隨便或不簽約

不少企業簽訂經濟合同未嚴格把關，隨意簽約。所簽下的合同中，對合同標的約定不明確，合同條款不完善，責權利表述不明確，意思表達模糊；變更或解除經濟合同時未履行合法的程序。企業內部未制訂合同評審程序，在簽訂合同時，對對方提供的合同版未經審查就直接簽約。這些行為都會留下合同糾紛的隱患。

1.5 合同簽訂履行監控制度不完善

合同簽訂后，對自己方的合同義務要及時履行，不然將會導致承擔違約責任。正是由于有些企業在合同管理機構、法律專業人員、合同管理制度等方面的缺失，導致合同履行上缺乏監控，最后因自己方履約不及時而被對方追究法律責任，并承擔違約責任，給公司還來不必要的損失。

2 加強中小企業合同管理的基本對策

2.1 設立合同管理部門或合同管理專員，配備具有法律專業知識的人員

市場經濟是法制經濟、契約經濟、合同經濟。企業不能只重視生產和銷售，還應重視風險的管控。具有一定規模的企業應考慮設立獨立的法務部門，對企業包括合同管理在內的法律事務進行系統地管理。對規模較小的企業，應設立法務崗位，履行合同管理職責。并為法務部門或法務崗位配備具備法律知識的人員，由其參與合同的磋商，牽頭負責合同的評審、簽訂、監督履行及合同文件的歸檔管理，統籌管理企業合同事務。將合同管理落實到具體的部門和人員，這是做好合同管理的第一步。

2.2 加強內部普法，做好合同法培訓

通過普法，提高全體員工法律意識。上至企業管理層下至普通員工，均應通過法律學習，提高自身法律意識，認識到合同對企業經營的重要性。中小企業應賦與合同管理機構如法務部門或法務崗位法律宣傳職責，有必要時聘請有經驗的律師對企業人員進行相應的法律培訓，提高合同管理人員的合同法專業知識，通過企業經營中發生的真實案例，對合同中存在的風險點進行有針對性的講解。通過培訓，培養起一支懂法律、懂合同的經營隊伍，使企業上下都擁有較強的合同法律風險防范意識，這樣才能使企業得到穩定的發展，有效避免經營風險。

2.3 建立合同管理制度，嚴格合同評審程序，把好合同審核關

企業內部首先要結合自身的實際制訂具體、可操作性的合同管理制度，對合同磋商、合同訂立、合同履行、合同歸檔等進行明確規定，使得合同管理有章可循，成為內部人人遵守的合同工作指引。其次，在合同審核方面，一定要嚴格把關。在與合同對方進行磋商的同時要對對方資信狀況進行全面調查，了解對合同對方的資金信用、主體資格、履行能力等情況。對于資信不好的合同對方，避免合作或者要求對方提供有效的擔保，以降低企業簽約風險，發生合同糾紛時可避免或減少自身的損失。在合同內容審核方面，要求對方主體資格合格，合同條款完備，權利義務約定明確無歧義并具有可操作性，合同內容合法。千萬不能輕信口頭承諾，必須將權利義務條款化，在發生合同糾紛時以易于處理。重要的合同，要由企業法律顧問幫助起草或審核，盡量將合同風險降到最低。

2.4 做好合同履行的監控管理

企業在落實了合同管理機構、人員和合同簽訂制度的基礎上，還要做好合同臺賬、合同檔案制度的建立健全工作。合同簽訂后，合同管理人員應及時將合同的合同文本、補充協議、會談紀要、往來書信、郵寄憑證、單據、說明書、合格書及其他各種憑證的原件和復印件等相關資料收集、整理、歸檔，保存好各類電子數據往來記錄，規范企業履行行為，堵塞漏洞，在發生合同糾紛時亦能提出有效的證據維護自身合法權益。

3 結語

企業經濟合同管理為市場經濟條件下中小企業經營管理的核心內容之一，它是對經濟合同的全過程、全方位、科學的管理。加強合同管理，變事后救濟為事前防范，可有效地降低企業法律風險，做到防范于未然，從而維護企業合法權益，為企業管理水平和經濟效益的提高提供助動力。