檔案數字化促企業管理升級

孫岳新

濟寧市技師學院 山東濟寧 272000

隨著知識經濟的蓬勃發展，社會對檔案信息資源共享的需求日益迫切，企業在生產經營中產生了大量的電子文件和紙檔文件，每年都有大量的電子檔案和紙質檔案歸檔。數字化管理檔案代替傳統的檔案管理方式，加快數字檔案建設，做好電子檔案的收集、整理、處理、處置、歸檔與利用工作，同時還要通過利用設備加工把企業長期積累的大量紙質檔案轉化為電子檔案。

1 檔案數字化建設的對企業管理意義

1.1 檔案數字化，可以強化檔案管理工作，是現代信息資源共享的必然要求

實現檔案數字化，能夠沖破檔案利用的種種局限，提高檔案信息的完整性與準確性，目前檔案的管理正從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，向檔案信息資源的合理配置、科學管理，為企業提供高效、優質的服務方向轉變[1]。傳統的管理模式不能適應信息巨大的電子檔案的管理要求，利用數字化手段實現檔案的收集、保管、保護和資源的共享利用是檔案管理工作的必然趨勢。

1.2 檔案數字化較傳統的檔案管理方式具有一定的新進性、完整性和突破性，是企業提高辦公效率和經濟效益的手段

企業在過去的檔案管理過程中一直使用的是粗放型模式，在實施檔案管理過程中基本都是以實體或紙張的形式進行管理，增加了企業的管理成本，信息的整理、查詢等效率都相對比較低。通過數字化檔案的建設管理模式是將傳統的以紙質為載體的檔案內容轉換為電子檔案，避免資源浪費，從實物空間上與經濟費用上都有大幅度的成本節約，解放了人體繁重的體力勞動，大大提高了檔案內容的質量管理，實現質的飛躍，降低檔案管理成本。數字化檔案管理是企業管理的重要組成部分，現代企業制度的建立離不開檔案的支持。企業檔案是企業各項活動的歷史記錄，數字化檔案管理能高效的接收與處理企業檔案，為企業的文件傳遞、信息查詢、數據處理節約時間，大大提高了工作效率。即時的數據信息，為企業部門及領導辦公及決策提供服務。同時電子檔案可以通過互聯網或企業內部局域網進行傳輸，達到資源共享，提高工作效率。

2 檔案數字化管理的弊端分析

2.1 檔案管理存在不安全因素

由于網絡環境的復雜性，電子文件利用的保密和安全工具具有一定的難度。在檔案數字化管理中，由于信息技術是主要的載體，網絡空間的交互性、開放性、多元性等特點等，都容易增加檔案管理的難度，也容易滋生不安全因素。比如在檔案管理中，由于很多內部檔案具有一定的保密性，若檔案管理人員不注重安全防護，不注重甄別不良訪問行為或者惡意訪問行為，都容易滋生檔案管理的風險。再比如在檔案管理中，檔案使用人員沒有按照嚴格的規范來進行操作，通過外網來訪問檔案管理系統，也容易增加檔案管理的風險，不利于檔案管理的整體安全。

2.2 檔案管理易受載體影響

在檔案管理實踐中，基于檔案數字化管理，能夠在很大程度上優化檔案管理的效率，但同時也容易受到信息技術載體的影響。比如，在檔案管理中，由于網絡系統存在一定的更新性，這使得很多相對“古老”的檔案無法被兼容和利用，可能部分文件格式不對，無法進行上傳與整理[2]。再比如檔案數字化管理系統可能還存在著一定的不穩定性，一旦系統出現故障或者漏洞，不僅無法保證數據檔案的安全，同時也可能會造成重要檔案數據的丟失。與此同時，病毒侵害、數據丟失的隱患也造成了數字化管理的不穩定性，威脅到了電子檔案的長期保管和安全保管。

3 檔案數字化管理的優化舉措

3.1 優化檔案數字化管理系統建設

在信息技術全面快速發展的今天，全面優化檔案數字化管理成效，綜合性提升檔案管理水平，應該科學構建檔案數字化管理系統，這是提升檔案管理質量與水平的重要保障。檔案數字化管理是一項非常科學且嚴謹的工作，數字化管理系統也是相對比較繁瑣和復雜的，為整體提升檔案管理的成效，科學優化檔案管理質量，需要率先優化檔案數字化管理系統，以此來綜合性實現信息資源的共享。一方面，企業在檔案管理實踐中，應該結合自身檔案管理特色，應該結合自身檔案管理特征來構建科學系統的檔案數字化管理系統，以此為基點來開展檔案管理工作。企業可以自行開發檔案數字化管理系統，也可以聘請專業機構來搭建檔案數字化系統，但無論是采用哪一種方式，都需要做好檔案數字化管理系統的維護與更新，以確保各類格式文件的兼容存儲。另一方面，企業在檔案管理實踐中，還應該尋求各個部門的配合與支持，將各個部門所有人員等納入檔案數字化系統中，為檔案管理提供扎實有效的信息數據，做好關鍵信息或者數據的共享，切實提升檔案管理的整體質量與成效。

3.2 采用統一錄入以及備份標準

在檔案管理實踐中，依托于信息技術來實現檔案管理成效，優化檔案管理質量，需要運用統一的錄入標準以及備份標準，前者是信息輸入的關鍵，后者是信息安全的保證。一方面，企業在建立檔案數字化管理系統時，應該制定科學統一的錄入標準，確保各類信息能夠以統一規范的存儲格式進入檔案管理系統中，繼而為檔案信息的歸類與整理提供重要前提。同時，在檔案數字化管理系統中，為實現不同格式的檔案的兼容，如視頻、語音、文字等，應該按照相應的內容采用對應的格式，以此來實現檔案信息的全覆蓋[3]。另一方面，企業在采用檔案數字化管理系統時，還應該運用科學的備份標準。

4 結語

為克服對檔案管理的短視心理，公司開展了形式多樣的檔案專業知識宣講和業務培訓工作。對內增強檔案管理人員的工作自覺性和責任感，從企業現實工作和長遠發展的需要出發，切實加強檔案管理工作；對外使公司全體員工充分認識到檔案工作的重要性。通過開展“國際檔案日”等宣傳活動，評選表彰檔案利用優秀案例和成果巡展，營造全員關注、支持、參與檔案管理工作的良好氛圍，為全面深入開展企業檔案資源開發利用打下堅實基礎。