大數據下文書檔案管理及其信息化應用

張照峰

濟寧市技師學院 山東濟寧 272000

文書檔案詳實記錄了一個企業的發展歷程，其中包含了大量的信息資料，若單靠傳統的人工整理方式，不僅對文書檔案的管理和利用構成極大困擾，也會影響工作的完成進度[1]。隨著信息化技術的不斷發展，文書檔案管理的信息化也是大勢所趨。

1 大數據下文書檔案管理的含義

隨著互聯網上各類數據量的急劇增長，大數據技術得到發展推廣，大數據是由數據體量巨大，難以被用戶及時獲取加工處理的數據，目前的主要軟件工具在允許時間內達到查詢檢索非常困難。大數據技術能夠對有價值的數據資源進行專業化處理，實現數據資源價值的增值。大數據環境帶來的信息風暴變革人們的生活習慣，同時文書檔案的數據量也急劇快速增長。文書檔案是整體單位生產經營管理中形成具有保存價值的原始文書記錄信息，包括文字、圖片、影像、多媒體等各種形式載體。文書檔案信息化是用現代信息技術，進行檔案的收集、管理、開發利用。進一步提高其利用價值，大數據環境下利用計算機技術為單位提供更為準確的服務，延長文書檔案的使用壽命。文書檔案信息化管理主要包括數字化管理、網絡化管理與安全化管理。傳統意義上的文書檔案以紙質載體為主，檔案管理人員勞動強度大，工作任務繁重，檔案收集整理需占用大量的存儲庫房。大數據環境下數字化檔案可節省大量人力物力空間，同時數據更精確，查詢更方便。文書檔案信息化管理進行數字化處理，是由紙質檔案轉變為數字化電子檔案，文書檔案數字化建設是單位檔案信息化建設的重要內容。經數字化建設形成的企業文書檔案需要利用計算機網絡技術進行聯網，才能實現不同類型，不同網絡范圍內的用戶對檔案資源的共享使用[2]。企業文書檔案網絡化管理是實現檔案資源共享的重要技術手段。企業文書當納網絡化利用包括網絡分類，網絡組卷，網絡檢索，網絡隔離，網絡下載等多種功能。企業文書檔案的安全保障問題是網絡化的突出問題，大數據環境的安全問題突出，需要在實際工作中不斷改進技術，加強保密措施，首先要防止由于工作人員操作失誤及網絡故障，網絡黑客攻擊等因素造成企業文書檔案損毀。其次，對涉及保密的企業文書檔案需采取相應的保密管理措施。企業文書檔案進行公開分級管理非常必要。

2 文書檔案信息化管理現狀

傳統的檔案管理因地域限制、空間限制給查閱帶來許多不便，尤其是文書檔案，使用的頻率較高、查閱人員較多，因此可能會產生一些矛盾，導致檔案管理的時效性不強。而提出檔案信息化建設就是為了能夠改善檔案管理效率。檔案信息化建設是指在檔案管理過程中運用信息技術、確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案的信息化服務。信息化管理是一項系統工程，它不能簡單地等同于檔案數字化、網絡化，而是利用網絡建立更為寬泛的運用平臺使檔案以不同形式發揮作用，同時，因為網絡更新迅速，文書檔案的信息化管理還要不斷更新觀念、優化工作流程和工作方法，實現文書檔案信息化的規范建設、科學推進。在當今社會快速發展的情況下，信息成為社會與經濟發展的資源和財富，信息化是最便捷的管理形式，我國文書檔案管理信息化程度低，信息化管理起步晚，基本上還處于半手工管理的階段，檔案查閱者還需要親自到檔案管理部門進行查閱，缺乏時效性，降低了檔案利用效率，直接導致了檔案資料中蘊藏的豐富信息資源無法得到充分挖掘和利用，文書檔案的創新服務工作也不能完全滿足經濟社會日益增長的需要。

3 大數據下文書檔案信息化管理工作的相關建議

3.1 完善制度，轉變觀念

信息化的發展推動文書檔案管理工作的變化，同時相應的管理制度也要適時做出調整和完善，促進文書檔案管理工作的良好有序推進。首先要對文檔信息化管理流程進行規范和制度建設，使得檔案工作人員都有章可循，按照規定的檔案管理流程，促進歸檔工作的高效高質完成。在信息技術迅猛發展的今天，必須加強信息的保密工作，尤其是檔案的相關工作人員，必須要增強安全防范意識，將安全措施落實到細節上，保證電子檔案的信息安全。

3.2 提高檔案人員的綜合素質

首先應當提升管理平臺硬件設備方面的要求，唯有把硬件設備的要求有效提高，工作人員才有機會了解與掌握科學的理念與技術，從而嫻熟運用電子方案的管控舉措。其次，作為檔案工作人員，我們應當緊跟時代發展步伐，不斷更新理論知識，不斷提高技能水平，確保自身能力可以滿足社會需求[3]。另外，有關部門也應當多給職工提供交流的機會，增強職工間的交流，并將電子檔案管理方法學習程度的好壞來做為考核的一項以此來激勵管理人員對新知識的吸收，也只有這樣才能提高本單位的軟實力。

3.3 加快軟硬件建設，搭建信息化管理的平臺

加大文書檔案管理的資金投入力度，及時配備檔案信息化管理所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，安裝相關檔案管理軟件，以提供檔案查詢平臺。通常情況下，文書檔案管理部門都是全額撥款的單位，加快檔案信息化建設就必須有財政方面的支持，因此，相關管理部門應提高意識，加大對文書檔案信息化建設的投入，保證文書檔案信息化建設的順利開展，為管理提供更多更有效的利用途徑。

4 結語

大數據時代要求文書檔案管理必須加強數字化管理，文書檔案信息化管理有利于提升檔案管理工作效率，為單位生產經營管理決策提供科學的參考信息。必須大力推進單位的文書檔案管理信息化建設，提供有力的技術設備支撐，促進單位生產管理體系的高效運作。