企業檔案信息資源建設的原則和對策

王民

濟寧市技師學院 山東濟寧 272000

隨著移動互聯網的發展，很多線下客戶資源導入成了線上的客戶流量。也就是我們現在所說的大數據時代。越來越多的智能終端春筍一般飛速的發展起來，對數據的分析也越來越透徹而復雜，整個世界進入了大數據的時代[1]。而在這樣的大數據時代下，許多企業在企業檔案管理中需要做一些改革，在面對市場競爭非常激烈的環境下，企業只有對信息資源開發充分的利用，并且企業檔案中也包含著許多具有重大潛在驅動價值的資源。

1 企業檔案信息資源建設的必要性

某集團作為國家“一五”期間的重點企業，近年來以“兩融、三新、五化、萬億”發展戰略為指引，顯現出改革發展的強勁勢頭。檔案部門作為為各部門提供檔案信息資源服務的一個專業機構，必須加強創新能力建設，不斷提升服務水平。檔案信息資源庫建設著眼于實現檔案信息的有效整合和高度共享，其立足點和落腳點均在于為各部門提供高效、便捷的檔案信息資源服務，為集團業務開展提供信息資源支撐。近年來，隨著中航工業在所屬的200多家企事業單位進行數字檔案館的試點和建設工作，各類信息通過金航網和OA系統、PDM系統管理和應用，但仍有大量的文件資料、聲像材料、出版物、史志資料、業務信息等資源分布比較分散，利用十分不便。因此，如何實現檔案信息資源的科學管理和高效共享，加強企業檔案信息資源建設，成為一項重要議題。

2 企業檔案信息資源建設原則

2.1 嚴格遵循國家規定和有關標準進行檔案信息資源建設

建設企業檔案的全部信息體系對企業的發展具有積極的作用，能讓企業的各項工作順利開展。那么，最大限度的保證工作效率和信息的準確率就必須要符合國家的規定標準范圍。建設的過程中，不折不扣地依照程序操作以讓建設企業檔案信息體系地工作順利進入正軌。如此一來，在需要調用信息時候會更加從容高效。然而，由于企業性質地不同，在具體建設環節中必須充分考慮企業的實際情況，繼而采取一定辦法讓檔案信息資源建設在不違反國家規定的同時又能促進企業向上發展。

2.2 檔案信息完整、真實、準確

企業檔案信息資源建設的核心宗旨就是必須貫徹執行完整、真實的原則，完整真實原則的缺失將會使信息體系的建設毫無意義。科技的迭代更新使得其在應用方面也不斷取得突破，在企業檔案信息資源建設中采用信息化是大勢所趨。由此，更要堅守檔案信息的完整和真實[2]。那么，這就要求負責檔案管理人員在采集員工信息時務必保證完整真實。

2.3 企業檔案信息資源要能長期保管和利用

企業的長久穩定發展離不開內部檔案信息的有效長期保存，無論在哪個發展階段企業都會有需要調用這些信息資源的時候。基于此，在建立企業檔案信息資源的過程中，必須始終堅持收集上來的檔案信息能夠被良好保管和有效使用。信息技術運用的進一步深入，使得工作人員更加便利的保存企業檔案信息資源。必須要強調的是，為了避免企業檔案信息的丟失，相關負責人員需要定期對信息化系統予以更新和維護。

3 企業檔案信息資源建設策略探究

3.1 建立檔案信息數據庫

按照現有館藏檔案資源體系，兼顧用戶的利用需求方向，采用現代化技術將各種載體檔案實現數字化存儲，分門別類建立相應的數據庫，如文書檔案庫、航空史志庫、廠史大事記庫、航空年鑒庫、重大決策檔案庫、重要人物檔案庫、聲像檔案庫、實物檔案庫等。要建立高質量、大容量的檔案目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫，推動全文數據庫建設與目錄數據庫建設的并行發展，實現檔案目錄信息與全文信息的有效對接。將原始性檔案經二次開發產生的檔案編研產品與檔案內容密切聯系的相關資料等納入到檔案信息數據庫中。

3.2 不斷豐富和優化館藏檔案資源

在現有館藏檔案門類基礎上，系統梳理文件材料的收集渠道，確保歸檔材料的完整、準確、系統。進一步健全館藏檔案門類，逐步建立健全重大決策、經營管理、重要設備、聲像檔案、宣傳出版物等門類檔案，確保檔案信息門類齊全。根據企業業務拓展情況，不斷擴大檔案接收范圍，加大重要檔案的征集力度。為進一步優化館藏檔案資源，應成立檔案鑒定委員會，定期開展館藏檔案鑒定工作，判定檔案保存價值，調整檔案保管期限。對于已經達到解密期限可以公開的檔案信息應及時公布開放；對失去保存價值的檔案進行監督銷毀。做到以最少的館藏檔案容納最多、最優的信息資源，實現館藏結構最優化。

3.3 加大企業人員培訓和管理

加大對檔案管理人員的培訓力度，目標是讓檔案信息體系建設人才兼具計算機技能以及掌握檔案管理方式，讓企業檔案信息資源管理系統建設更加高效。由此，首先要為其培訓檔案管理方面知識，讓人員具備基本檔案信息管理的素養。其次培訓人員掌握現代計算機網絡技術，必須掌握的基本技術有必要的操作技巧、數據庫管理方式以及其他系統軟件的應用能力[3]。檔案管理工作并不是一個閉門造車的過程，期間必須同企業有關兄弟部門進行交流且涉及到方方面面，由此，檔案信息管理的工作人員必須具有高度的責任感和良好溝通能力。除了專門人員的培訓工作外，企業要加大對普通員工的培訓。不同于專門人員的培訓，對普通員工的培訓更加偏重理論知識傳遞和實踐操作培訓。培訓理論有病毒的形成和傳播方式，數據庫被病毒入侵的原理等。

4 結語

綜上所述，企業檔案信息化建設是一項非常繁雜的系統工程。是度企業信息資源的深度開發利用。企業應該首先進行整體規劃確定目標。建立完整的系統分配以及一些完善的管理措施。引入檔案管理信息化系統，并且改善落后的檔案管理觀念。以此依據進一步推動企業檔案管理建設的快速發展。