秘書工作對企業經營管理的作用及價值提升途徑

雅茹娜

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秘書工作在企業日常經營、目標管理、文化建設方面發揮著至關重要的作用，因此秘書工作已經從傳統的接待、端茶等工作向綜合能力全方位發展和提高，秘書工作的職能和工作范疇也在不斷完善。隨著我國經濟的快速發展和經濟全球化的不斷提高，企業想要在發展過程中占領主導位置就需要不斷完善日益復雜的管理工作，因此，管理者就需要秘書來分擔相應的管理工作，為管理者提供相應的輔助，避免在管理過程中出現差錯，從而為企業經營保駕護航。

1 秘書工作在企業的角色定位

秘書作為企業管理者身邊最重要的工作人員之一，為了能夠更好地提升自身的企業價值，首先要把握好秘書在企業發展中的角色定位。第一，秘書是企業管理者的參謀助手，企業管理者需要根據企業的整體發展狀況和市場規劃做出一定的判斷，但是單憑個人的經驗和能力是無法有效的預測市場的變化，因此，秘書人員工作職能也在向著參謀方面變換，秘書需要為企業管理者提供參謀和輔助[1]。第二，秘書需要協調好企業各個部門之間的交流和工作，幫助建立上下級之間的溝通渠道，強化彼此之間的聯系，密切關注工作員工與企業管理者之間的關系，幫助營造企業的和諧穩定氛圍。第三，秘書還需要維護企業員工與企業管理者之間的合作關系，企業要想在激烈的競爭中長久發展就需要員工之間通力合作，獲得信任與支持從而共同為企業盈利。秘書工作需要準確把握這三個定位，根據定位來不斷完善自身的工作，發揮更大的價值。

2 提升秘書工作在企業經營管理的價值對策

2.1 明確工作職責

在我國正式步入信息時代之后，就進入了飛速發展的時期，因此在這個過程中，企業的業務發展，規模的擴大，組織結構的拓展都隨之變化，企業的管理也越來越復雜，因此，辦公室秘書作為企業領導與下屬員工之間的連接者就變得格外重要，所以，秘書應當處理好自己的工作。辦公室秘書的工作主要包括：

第一，在辦公室領導的管理下做好自己的日常行政事務和秘書工作。第二，秘書應當負責文件的起草、裝訂、派發、傳遞工作，要及時處理領導下發文件的簽收與催辦，之后再進行文件的回收、清退與銷毀工作，文秘的工作涉及企業很多知識，因此秘書必須要做好保密工作。第三，做好會議記錄工作。身為秘書應當緊跟領導的腳步，在領導開會時，秘書要在身邊做好筆記，從而保證領導所說的重點可以真正得到落實。第四，做好來訪的接待工作[2]。在領導有事外出而出現來訪者時，秘書必須要做好來訪接待工作，對來訪者時刻保持禮貌，讓其等待領導的回歸，或將來訪的重點記錄，等到領導回歸時再對領導進行匯報。

2.2 加強企業辦公室制度建設

企業辦公室的工作頗為繁雜，因此辦公室秘書的工作事項也十分繁瑣，所以企業應當制定一套完善的辦公室制度來進行管理。企業應當加強制度的建設，并嚴格落實制度的執行工作，否則秘書的工作就會變得雜亂無序。企業在制定制度時要有一定的法律基礎，并且制度要獲得員工的認同，從而使辦公室管理機制更加健全，辦公室秘書的工作更加的規范化、科學化、標準化，以此提升企業的經濟效益。同時，企業還要建立一個科學的獎懲機制，用獎勵和處罰的方法恩威并施的使員工產生競爭，以此激發員工的積極性，使秘書可以充分認識工作的責任，從而有效的推進秘書工作。

2.3 適應客戶群體之間溝通的能力

應轉變對于原有文秘工作的認識，積極提升自身的專業素養，應用積極、優雅的禮儀來接待每一位到訪的客戶，積極地去聆聽客戶的切實需求，對于自己不了解的事項，則應積極地去與相關人員溝通，及時將結果反饋給用戶，從而實現與客戶之間溝通的根本目標。作為文秘人員，應不斷提升自身的能力水平，接受新鮮的文秘工作知識，同時創新原有的文秘工作思維，在最大程度上幫助企業樹立良好的行業形象。企業可以組織文秘人員定期參加專業能力的再教育，使其能夠將社會發展中的新型文秘知識、理論應用在日常的工作中，同時實現提升溝通能力的目標。

2.4 提高辦公室秘書業務能力

身為秘書，為了保證工作的順利進行就要有足夠的業務能力，辦公室秘書應當成為領導安排工作的推動者，其要能時刻理解領導的工作意圖，做好信息的收集工作，及時給領導提供信息，從而更好的幫助領導進行信息的處理，以推動企業的發展。企業還應當讓秘書充分了解國家的各種政策和行業經濟狀況以及科學技術的發展方向，從而使其可以把握企業的狀態[3]。企業應當使辦公室包括秘書在內的所有員工積極參與到工作中去，落實企業工作，提高管理水平。企業要不定期的組織人員展開業務能力培訓，在培訓的過程中注重辦公室秘書的工作業務能力，觀察秘書是否可以將理論應用于實際實踐當中，從而提高辦公室秘書的業務能力。

2.5 培養秘書的個人素養

秘書是一項非常復雜的工作，因此這種工作對個人素養的要求很高。首先，秘書應當具備豐富的專業知識，從而可以應對各種工作當中出現的問題。其次，秘書還要具備優秀的品德，身為領導身邊最近的人，秘書必須要做到對人真誠、守口如瓶、實事求是、踏實肯干的品格，從而使領導可以放心的將工作交給他。最后，秘書要有良好的智商與情商，秘書的工作一直是在各種人員之間充當“中間人”的作用，因此，這項工作需要秘書具有良好的交際能力，其要懂得如何與人拉近關系，如何建立豐厚的友誼，從而便于領導開展工作。

3 結語

綜上所訴，秘書是現在企業經營管理過程中必不可少的一部分，對于企業的經營發展、目標管理、文化建設起到至關重要的作用，如今的秘書工作已經不再像傳統的秘書范疇一樣狹窄，秘書工作的質量好壞影響到企業經營管理，為了提升秘書工作的最大價值，秘書工作需要做到規范化，高效化以及國際監督工作開展，從而讓秘書工作在企業經營管理中發揮出更大的作用和價值。