信息化背景下文書檔案管理工作探討

趙峰

吉林省水文地質調查所 吉林長春 130000

1 文書檔案管理創新的重要性分析

1.1 不斷提高檔案查閱效率和速度

在文書檔案管理工作中，加強信息化建設，可以提高文書檔案存儲情況的清晰度、透明度。結合實際情況進行分析，加強信息化建設，對于提高文書檔案的查閱效率具有極大的幫助[1]。同時，在查閱某一文件時，可以借助信息化技術來完成，具有極大的便利性優勢。

1.2 彰顯檔案管理的高效性

對于文書檔案來說，其機密性特點較為顯著，對各個單位工作環節的實施情況進行了記錄，比如人員調動信息、財務信息等，所以加強其管理是至關重要的。由于文書檔案具有一定的特殊性，更加明確提出了對工作的精確性要求，如果僅僅采用傳統管理模式，很難提高工作效率。而基于信息化背景下，可以大大彌補這一缺陷，不斷提高文書檔案管理工作的高效性。

2 信息化背景下文書檔案管理工作思路分析

2.1 客觀認識當前文書檔案管理工作的信息化發展

面對現階段信息化時代對文書檔案管理工作的要求，我們應在思想意識層面做好后續工作落實執行的保障。信息化時代文書檔案管理工作的開展理念必須要不斷革新，并從新環境和新角度出發，引入更加深刻的互聯網思維，這樣才能做好對當前檔案網絡化管理工作的優化，打造一套更加適應信息化時代的檔案管理體系。檔案管理部門內部應該客觀分析當前檔案網絡化管理工作對于軟硬件環境方面的要求，增加人員和物質方面的投入，讓檔案管理工作的開展能夠得到可靠的配合支持。相關檔案管理人員自身在參與檔案工作的過程中，也應該積極了解當前信息化的新環境特點，融入信息化的理念和思維方式，對自身工作進行合理的改進和扭轉，做好對現階段檔案網絡化管理工作的有效推進。

2.2 從信息化的角度做好文書檔案管理崗工作機制的調整

在現階段信息化背景下，文書檔案管理工作的開展機制和模式也應該隨之進行同步的改進，構建一套更加符合信息化管理需求和特點的檔案管理體系，后續文書檔案管理工作才能更好地發揮信息化的優勢特征。不同類型業務的檔案特征不盡相同，同時其文書檔案的內容具有較強的專業性特點。我們在具體檔案管理制度的完善和調整上，應該做好相應的改進，合理融入信息化管理要素，明確檔案管理工作的標準，引進規范化的管理思想，讓檔案管理體系更加完善、規范，促使整體檔案管理工作開展效能和水平的提升。只有構建一套具備較強適應性的新工作機制，這樣文書檔案管理工作才能更好地適應時代。

2.3 做好隊伍建設工作

在文書檔案管理信息化工作開展的過程當中，檔案隊伍內部管理人員應該做好相應的管理培訓，讓現階段文書檔案管理工作中存在的問題得到更好的認知與了解的同時，利用當前的信息化管理思維，對于現存的文書檔案管理工作中存在的問題和不足進行解決。相關的管理者本身應該在思想意識上給予足夠的重視和關注，并且在具體工作的執行上，能夠從更加科學的角度，對于文書檔案管理的理念進行更加深刻的運用[2]。與此同時，我們應做好內部管理培訓工作的開展和執行，結合當前信息化技術的應用要求，讓在崗人員掌握不同系統構成方面的操作規范。例如，我們應該結合實際文書檔案管理系統操作的需求，配備專門的信息系統管理人員，讓其定期展開系統日志、安全性的核查，做好信息網絡安全方面的防護，提升內部網絡的安全性，這樣整個文書檔案信息管理系統的運行能夠保證穩定性。另外，在人員管理中，我們應該做好對專業優秀人才的引進，結合當前文書檔案信息化方面的需求，制定科學的人才管理策略，實現對優秀人才的吸引和留用，擴充隊伍，優化當前文書檔案管理工作隊伍結構。

2.4 加強軟硬件設施的投入

針對信息化背景下文書檔案管理工作的需求和特點，我們應該做好軟硬件基礎設施方面的投入，更好地支持文書檔案管理信息化的實現。文書檔案管理部門應該做好相應的調研分析，圍繞當前信息化建設需求，給予充分的物質方面的投入和支持，保障各項信息化管理條件具備。在實際工作的推進上，我們也應該做好合理的完善和構建，打造一套優質的物質層面的基礎。從軟件角度來說，我們應該圍繞文書檔案業務的特點，對當前現有的檔案管理系統平臺進行優化，增加相應的功能，并且結合以后業務發展需求做好提前的預留和準備，這樣才能更好地提升文書檔案信息化管理的應用成效，提升時代適應能力。

2.5 制定完善的檔案管理制度

在文書檔案管理工作中，要加強制度建設，給予檔案管理工作強有力的制度性保障，不斷提高文書檔案管理水平。基于當地實際情況，要制定出配套可行的文書檔案管理制度，并不斷進行調整和完善。此外，還要加強責任分配和管理機制的構建，進一步完善質量監督體系，將檔案信息管理制度進行標準化、規范化，進而促進文書檔案管理工作的順利開展[3]。

3 結語

綜上所述，基于信息化視角，加強文書檔案管理的創新勢在必行，可以不斷提高文書檔案管理工作效率，實現文書檔案管理資源的高效利用和配置。因此，在文書檔案管理創新過程中，要樹立信息化管理理念，采用先進的方式方法，加強文書檔案管理信息平臺建設，并不斷提高相關人員的專業水平和綜合素養，打造出一批高精尖的文書檔案管理隊伍，促進文書檔案管理工作的順利進行。