電力設(shè)計檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案工作要務(wù)

杜文生

國網(wǎng)河南省電力公司安陽供電公司 河南安陽 455000

在我國各行各業(yè)發(fā)展的帶動下，我國電力行業(yè)獲得了良好的發(fā)展，電力設(shè)計院重視依托計算機信息技術(shù)，構(gòu)建全過程管理系統(tǒng)，尤其關(guān)注信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。在新的發(fā)展背景下，設(shè)計院檔案管理面臨新的要求，在加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的同時，還要掌握發(fā)展方向，以便有效發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢，強化資源高度整合與互通，推動檔案資源向著流程化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化、智能化與規(guī)范化方向發(fā)展，切實提升電力設(shè)計檔案資源利用價值，強化創(chuàng)新能力的滲透。

1 電力設(shè)計企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

電力設(shè)計企業(yè)檔案主要由科技檔案和文書檔案兩部分構(gòu)成：包括公司在規(guī)劃、設(shè)計、勘測、施工、生產(chǎn)及科研活動中形成的具有保存價值的各種信息記錄。在社會信息化的建設(shè)背景下，我國電力規(guī)劃設(shè)計提出要“積極推廣、應(yīng)用數(shù)字檔案館建設(shè)成果”。各地的電力設(shè)計企業(yè)紛紛將“數(shù)字檔案館”納入信息化建設(shè)中，數(shù)字檔案館已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的核心任務(wù)，但從實際工作來看，大部分企業(yè)的數(shù)字檔案館建設(shè)仍然停留在存量檔案數(shù)字化階段，缺少對信息的深度挖掘和知識管理[1]。

2 電力設(shè)計檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案工作要務(wù)

2.1 規(guī)范電子文件歸檔

信息時代數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，使得檔案管理快速向數(shù)字化方面發(fā)展和積累，電子文件的規(guī)范化管理提高了企業(yè)檔案信息的實效性和檢索的便捷性，為企業(yè)檔案的信息化管理注入了新的活力。在電力設(shè)計企業(yè)的工程設(shè)計過程中，各部門會產(chǎn)生大量的文件資料，為了保證工程項目文件歸檔的完整率，各部門在進(jìn)行紙質(zhì)文件歸檔的同時，應(yīng)做好電子文件歸檔管理工作。

2.2 實現(xiàn)數(shù)字檔案的集中統(tǒng)一管理

為一是對數(shù)字檔案的存儲、備份和數(shù)據(jù)安全管理。制定數(shù)據(jù)存儲物理位置方案，制定數(shù)據(jù)備份方案，定期異地備份并對備份內(nèi)容進(jìn)行檢查，落實存儲和備份責(zé)任人，確保各項工程核心數(shù)據(jù)運行安全。二是對電子檔案的密級和權(quán)限劃分管理。使用者需根據(jù)工程檔案密級和各自的使用權(quán)限查詢、借閱電子檔案，使各類資料訪問具有可控性。三是對各類檔案的工作流程管理。完善工程設(shè)計、科技資料、測繪資料、文書檔案等各類檔案的網(wǎng)上電子借閱流程，同時做好可借閱文檔的網(wǎng)內(nèi)加密工作，保證電子文檔的安全有效利用。四是對相關(guān)人員的職責(zé)管理[2]。革新數(shù)字檔案業(yè)務(wù)職能，明確各個設(shè)備、各項工程檔案對應(yīng)的責(zé)任人，嚴(yán)格控制具有設(shè)備訪問權(quán)限人員的操作，加強日常管理。

2.3 提高檔案信息服務(wù)水平

企業(yè)檔案資源內(nèi)容豐富，且具有較強的實用性。可充分利用大數(shù)據(jù)及相關(guān)技術(shù)，全面提升檔案信息服務(wù)水平。一方面，加強數(shù)字檔案資源的整合與組織，通過關(guān)聯(lián)技術(shù)，將同一或關(guān)聯(lián)工程項目的數(shù)字檔案進(jìn)行整合，并根據(jù)不用用戶群體的利用需求，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對數(shù)字檔案進(jìn)行資源組織與開發(fā)，建立專題檔案資源庫。另一方面，優(yōu)化檔案信息服務(wù)方式，通過搭建統(tǒng)一的云服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案資源的隨時隨地調(diào)閱，并建立可視化平臺，集中展示一個項目從立項到驗收的整合工程周期，為用戶提供全方位的項目信息。

2.4 檔案管理的重點

不管是對檔案的管理還是對檔案工作的管理，其最終的目標(biāo)都是“用”，只有使用才能最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用，只有在使用中創(chuàng)造了直接或間接的經(jīng)濟效益，才能提高檔案管理部門的地位。在實際工作中，檔案利用本身往往被當(dāng)做追求目標(biāo)，似乎檔案被借用次數(shù)越多就越體現(xiàn)檔案的價值，至于利用質(zhì)量和效果往往被忽略了。檔案利用可以通過開展三方面工作提高利用質(zhì)量：一是深入調(diào)查和分析企業(yè)對檔案的利用需求，開展多種形式的檔案信息資源開發(fā)利用工作，如在征求各部門意見的基礎(chǔ)上選擇專題進(jìn)行編研，并直接用于生產(chǎn)經(jīng)營活動中。二是變被動服務(wù)為主動服務(wù)甚至超前服務(wù)，如在利用人員提出利用要求后主動為其推介其可能需要的其他檔案信息，對利用人員的歷史利用信息進(jìn)行分析，主動定期推送其可能感興趣的檔案信息，減少用戶查找檔案時間，盤活更多庫存檔案。三是探索信息化環(huán)境下簡便易得的利用方式，節(jié)約用戶時間成本，調(diào)查企業(yè)不同層次和年齡段用戶使用檔案的特點和需求，采用信息化手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有針對性地設(shè)計出人性化的網(wǎng)絡(luò)利用方式，包括申請審批流程，網(wǎng)上瀏覽使用方法等[3]。

2.5 建立安全保管條件，維護(hù)數(shù)字化設(shè)施設(shè)備的使用性能

在電力設(shè)計檔案數(shù)字化管理中，電子檔案的載體是關(guān)鍵，其存儲的安全性與可靠性更是重中之重。因此，要對存放條件進(jìn)行充分考慮，避免遭受電磁輻射，合理控制溫濕度，避免灰塵影響。另外，為了提升檔案的安全性，要重視構(gòu)建檔案異地備份中心。在電子檔案管理與使用過程中，要遵循相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，強化數(shù)字檔案的有效維護(hù)。具體講，要結(jié)合實際情況，合理增加電子載體存放設(shè)備與設(shè)施，保障存儲環(huán)境與設(shè)備設(shè)施都滿足管理要求。

2.6 基于大數(shù)據(jù)與云服務(wù)，全面提升檔案信息服務(wù)水平

面對電力行業(yè)的不斷發(fā)展，電力設(shè)計檔案資源規(guī)模與數(shù)量不斷擴大，內(nèi)容豐富，實用性更加突出，因此，可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)以及云服務(wù)等先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢，強化檔案信息服務(wù)水平的提升。一方面，要重視對電力設(shè)計檔案資源進(jìn)行整合，加強組織與協(xié)同，依托關(guān)聯(lián)性技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字檔案的全方位融合，以用戶需求為基礎(chǔ)，發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的作用，擴大檔案資源組織與開發(fā)，加快構(gòu)建更具專題性的檔案資源庫。另一方面，對檔案信息服務(wù)模式進(jìn)行優(yōu)化，可以以大數(shù)據(jù)為依托，構(gòu)建云服務(wù)平臺，突破檔案資源利用在時間以及空間上的束縛，發(fā)揮可視化平臺的作用，強化將設(shè)計項目全過程的集中展示，為用戶提供更加全方位的檔案信息。

3 結(jié)語

科學(xué)完善的工程檔案是電力設(shè)計企業(yè)建設(shè)全過程的真實反映。電力工程檔案的管理工作是一項基礎(chǔ)性的工作，我們應(yīng)健全適合電力企業(yè)發(fā)展的檔案管理機制，提高全體員工的檔案意識，以求真務(wù)實的工作作風(fēng)，努力提高電力企業(yè)的信息化管理水平。