文書檔案管理鐘的問題與強化措施分析

顏冰

湖南省地質礦產勘查開發局四一四隊 湖南益陽 413000

文書檔案包含由商業活動、組織和政府的工作組成的文件，財務和質量安全信息處理中的重要會議文件，年度業務審計報告以及由業務產生的活動文件等。在大型企業中，文書檔案中包含的合同、標書、建設許可證等內容具有重要的商業價值，是直接關系到企業安全和發展的重要內容。因此，妥善管理企業的文件和檔案，對于增強企業競爭力，推動業務發展至關重要。

1 當前文書檔案管理存的問題

1.1 文書檔案管理缺乏足夠的重視

從文書檔案管理現狀來看，當下仍有一些二級經濟實體領導者沒有充分認識到文書檔案管理的重要性，認為文書檔案管理可有可無，從而致使實際文書檔案管理工作開展較為隨意，在這一落后的思想觀念的影響下，部分部門不愿配合工作，導致文書檔案的收集和歸檔工作面臨著較多的困難。另外，檔案收集、歸檔缺乏有效的規范，存在著檔案格式雜亂、命名不規范、內容不完整，歸檔率偏低等問題，文書檔案的收集、歸檔工作整體效率和質量不高[1]。

1.2 文書檔案利用率不高

當下在實際進行文書檔案管理過程中，仍然受傳統檔案保護的思想影響，導致實際文書檔案利用率低下，難以實現檔案資料的有效共享。在實際進行文書檔案管理過程中，很多管理人員將工作重點放在如何進行文書檔案的保護、歸檔，忽略了文書檔案資料的具體開發利用。再加上當下很多單位文書檔案管理信息化建設不足，仍需要依靠人力進行查閱，無法進行“一鍵檢索”，從而在一定程度上限制了文書檔案管理的應用，不利于文書檔案作用價值發揮。

1.3 兼職檔案員的素質有待提高

由于我國當前的很多事業單位對文書檔案管理工作的重視程度不足，造成很多事業單位的文書檔案管理工作人員不符合相關工作標準，很多在崗人員完全不具備文書檔案管理工作所需要的專業素質，在開展工作的過程中態度不端正，造成文書檔案管理工作的開展受到較大的影響。伴隨著我國經濟的持續穩定發展，文書檔案管理在逐漸轉變自身的工作模式和工作目的，其通過增強工作人員的專業素質，拓展文書檔案自身的價值，不斷提高文書檔案管理工作的重要性。而對于工作人員，對其工作素養以及專業技能的標準也在逐漸提高，以便更好地應對未來各種可能出現的挑戰。

2 文書檔案管理工作的創新性對策

2.1 完善管理制度

在實踐中，要綜合文書檔案管理的主要內容和要求，完善管理制度，強化管理，及時處理在文書檔案工作中存在的問題。通過信息資料分類管理、借閱管理等方式提升管理質量[2]。對檔案信息進行分類管理，重視借閱等級分析，根據規范有效開展文書檔案管理工作。同時，提升保密意識，對于一些對于有著保密要求的檔案信息資料，要根據規范要求合理開展。對于具有保密性的檔案信息設置權限，進行嚴格管理，在根本上提升工作質量。在檔案室中要根據規范安裝監控設備，通過智能化、信息化等方式進行監督，預防安全隱患，進而為文書檔案工作開展提供保障[3]。

2.2 加快信息化管理平臺建設

在當前，文書檔案管理工作的發展需要從信息化體系的建設著手，打造更加適合我國事業單位發展的信息化管理平臺，并對文書檔案管理方式方法不斷進行完善和創新。第一，建立完善的信息化文書檔案管理平臺，并根據不同的事業單位需要建立對應的加工系統，使收集的文書檔案內容更加符合事業單位的發展需求。第二，建立文書檔案管理信息存管系統，對收集和整理完成的文書檔案內容進行系統性的存儲。第三，文書檔案內容對我國的事業單位安全發展具有重要意義，同時也是影響事業單位發展的重要因素，因此需要加強對文書檔案資料的安全性管理，建立對應的信息安全系統。文書檔案管理過程中的加工需要結合實際情況開展，不斷對加工系統進行優化處理[4]。

2.3 創新人才培養手段

由于文書檔案的專業性強，所需管理人員的素質相對較高，因此，企業必須不斷開發和加強人事管理檔案的培訓。首先，該培訓對于文書檔案管理非常重要。企業必須在內部為專職管理人員提供足夠的預算，并深刻理解自上而下的存檔功能的重要性，并推動文書檔案管理的發展。其次，應利用制度和政策吸引檔案管理的優秀人才，重點是對備份人員的培訓和團隊管理的不斷加強，尤其是要建立檔案管理人才團隊，使不同年齡的文書檔案管理人員增強解決實際問題的能力。最后，應加強管理人員的培訓和交流，繼續進行專業培訓，打開管理者的視野，更新知識體系，全面地理解理論。通過內部和外部交流進行文書檔案管理，學習先進的技術和實踐技能，以提高經理的領導能力，并進行持續學習[5]。

3 結語

綜上所述，文書檔案管理工作的發展，對我國的現代化事業單位發展具有非常重要的意義，因此，事業單位需要結合自身的實際情況，充分利用自身所擁有的資源，不斷對文書檔案管理工作模式、工作方法等進行創新和發展，提升事業單位文書檔案管理工作質量，同時充分發揮文書檔案自身的價值，創造更多的效益，這樣才能夠更好地保證我國事業單位文書檔案管理工作的科學合理發展，推動我國事業單位健康穩定前進。