探討事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作的必要性和有效策略

劉 波

白城市洮北區(qū)長(zhǎng)慶社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，吉林 白城 137000

檔案管理是事業(yè)單位信息資源的重要組成部分，是謀求發(fā)展的重要參考和依據(jù)。檔案管理質(zhì)量與事業(yè)單位正常運(yùn)行息息相關(guān)，高效的檔案管理有助于推進(jìn)事業(yè)單位良性發(fā)展。信息化檔案管理工作對(duì)于社會(huì)的安全穩(wěn)定具有重要意義[1]，事業(yè)單位檔案管理需要不斷研究新問題、掌握新方法，不斷創(chuàng)新檔案管理模式。為此，本文探討事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理的必要性和有效策略，以充分發(fā)揮檔案信息及其管理的職能。

1 創(chuàng)新檔案管理工作的必要性

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享

檔案信息化管理應(yīng)同步于事業(yè)單位信息化建設(shè)，不僅能實(shí)現(xiàn)各部門信息的及時(shí)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)真正意義的檔案信息高度共享，還能促進(jìn)檔案信息的有效利用。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理

加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化管理，能保證及時(shí)形成電子檔案，便于檔案的查找和歸檔，便于充分利用檔案信息，促進(jìn)事業(yè)單位和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)快速發(fā)展。

1.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理

實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)在檔案信息共享和利用中的重要作用。

2 創(chuàng)新檔案管理工作的有效策略

2.1 優(yōu)化管理體系和管理機(jī)構(gòu)

根據(jù)科技發(fā)展和實(shí)際工作中存在的問題，不斷出臺(tái)并完善檔案管理法律法規(guī)規(guī)范，提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度。在檔案管理過程中，事業(yè)單位應(yīng)基于自身現(xiàn)實(shí)，嚴(yán)格以檔案管理法律法規(guī)規(guī)范為基礎(chǔ)，力求構(gòu)建并優(yōu)化符合本單位工作實(shí)際的檔案管理制度體系和管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)現(xiàn)代管理手段不斷完善現(xiàn)有檔案管理制度和規(guī)范，根據(jù)可能發(fā)生的突發(fā)事件制定檔案管理應(yīng)急方案。

應(yīng)重視多元化分類事業(yè)單位的檔案信息資源，不斷提高規(guī)范化及實(shí)效性檔案管理的能力和水平。在檔案信息采集過程中，應(yīng)采取措施提高檔案管理各環(huán)節(jié)的嚴(yán)謹(jǐn)性和整體質(zhì)量，不斷提高檔案信息更新速度，滿足并同步于事業(yè)單位發(fā)展速度；要建立高實(shí)效性檔案利用體系，在提高服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)大幅提升檔案信息資源利用率，產(chǎn)生更高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益；事業(yè)單位應(yīng)積極和同類單位協(xié)作交流，相互提供科技信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案管理服務(wù)的實(shí)效性，促進(jìn)同類事業(yè)單位共同發(fā)展。

2.2 完善管理機(jī)制

完善管理機(jī)制能更好地推動(dòng)事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理進(jìn)程，嚴(yán)格監(jiān)督和控制檔案管理創(chuàng)新工作，確保各項(xiàng)配套設(shè)施設(shè)備的齊全性，為檔案信息化管理提供有力的保障。要及時(shí)更新和優(yōu)化相關(guān)硬件設(shè)施，優(yōu)化設(shè)備運(yùn)行系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的作用，為充分利用檔案信息提供有力的保障。

2.3 完善現(xiàn)代化檔案管理制度

事業(yè)單位檔案信息化管理必須以現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制作為基礎(chǔ)和保障，檔案管理制度必須與電子檔案管理手段和方式相適應(yīng)，實(shí)行科學(xué)化、規(guī)范化、程序化管理。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》及其他法律法規(guī)和電子檔案的形成過程，建立并不斷完善符合單位實(shí)際和科技發(fā)展的檔案管理制度、方法和規(guī)范。為確保檔案信息的安全性，事業(yè)單位要嚴(yán)格遵循檔案保密機(jī)制，認(rèn)真貫徹《中華人民共和國(guó)保密法》并將其有效融入構(gòu)建檔案信息保密管理制度中，賬號(hào)權(quán)限設(shè)計(jì)依據(jù)包括檔案信息化管理系統(tǒng)特點(diǎn)和檔案文件使用需求，將最新保密技術(shù)應(yīng)用于數(shù)據(jù)傳輸與存儲(chǔ)過程中。

2.4 強(qiáng)化檔案信息化安全保密

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等促進(jìn)檔案信息化管理手段的發(fā)展和進(jìn)步。事業(yè)單位要強(qiáng)化檔案信息系統(tǒng)安全保密，應(yīng)做到：（1）保證檔案信息系統(tǒng)安全。為消除安全隱患，應(yīng)不斷優(yōu)化邊界防火墻策略，及時(shí)排查檔案信息系統(tǒng)開放端口；為避免信息泄露或越權(quán)訪問，應(yīng)加大運(yùn)維檢查和系統(tǒng)監(jiān)控頻次，提高賬號(hào)口令密碼的安全性。（2）嚴(yán)格檔案管理系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限。為保證檔案信息安全共享，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)賬號(hào)和運(yùn)維賬號(hào)進(jìn)行定期審查，臨時(shí)賬號(hào)要及時(shí)予以清理，確保檔案信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)授權(quán)許可使用合規(guī)。（3）安全存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)資源。制定檔案安全備份和恢復(fù)測(cè)試方案，依據(jù)方案規(guī)定定期開展檔案數(shù)據(jù)異地備份和恢復(fù)測(cè)試，禁止移動(dòng)終端輸入或輸出電子檔案[2]。

2.5 整合檔案信息資源

傳統(tǒng)手工檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展對(duì)事業(yè)單位檔案管理的要求，必須合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)于檔案管理工作之中，將檔案收集、歸檔保管、查閱利用、編研統(tǒng)計(jì)、信息開發(fā)等管理過程信息化。

整合電子檔案信息資源有助于提高檔案管理水平。整合事業(yè)單位檔案信息，需要以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成檔案信息管理利用平臺(tái)，不斷完善和健全整合流程，滿足利用需求，服務(wù)事業(yè)單位科學(xué)發(fā)展的需要，最大限度發(fā)揮事業(yè)單位檔案的作用和價(jià)值，提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與服務(wù)水平，為事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展提供客觀依據(jù)。

整合檔案信息資源應(yīng)做到：（1）實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA 辦公系統(tǒng)的有機(jī)對(duì)接，將各科室作為檔案信息的資料，通過OA 系統(tǒng)直接轉(zhuǎn)存至檔案管理系統(tǒng)。（2）為保障檔案信息的真實(shí)性、有效性和完整性，在檔案管理過程中事業(yè)單位需要拓展創(chuàng)新管理觀念，處理和收集非網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的檔案信息，然后傳輸檔案信息資料。（3）為避免檔案信息缺失、丟失和損壞，圖片、音視頻等檔案資料應(yīng)重點(diǎn)保存，到期檔案銷毀時(shí)應(yīng)做好記錄。

2.6 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理進(jìn)程，應(yīng)重視檔案管理人員的培養(yǎng)和引進(jìn)工作，不斷提高管理人員的檔案信息系統(tǒng)操作能力和業(yè)務(wù)能力，以提升整體素質(zhì)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)和單位發(fā)展提供檔案信息。

事業(yè)單位要定期舉辦關(guān)于檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、信息化管理技能和提高職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)教育活動(dòng)，提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)、現(xiàn)代化管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，使其充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，獲得職業(yè)歸屬感，提高檔案管理效率，創(chuàng)新檔案管理工作，從枯燥的檔案管理工作之中體會(huì)到快樂和自豪感。

事業(yè)單位要加大檔案管理人力資源建設(shè)，構(gòu)建和諧環(huán)境，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，吸引更多的優(yōu)秀專業(yè)人才進(jìn)入檔案管理隊(duì)伍之中，激活全體管理人員的積極性和能動(dòng)性，通過檔案管理系統(tǒng)的合理有效應(yīng)用、拓展和維護(hù)，提高檔案管理工作整體效率和工作質(zhì)量。

3 討論

檔案學(xué)是專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)的一門學(xué)科。檔案管理是集社會(huì)性、服務(wù)性、政治性、文化性、系統(tǒng)性、效益性于一體的工作，為事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，是事業(yè)單位高效、有序、協(xié)調(diào)發(fā)展的重要保障，管理水平與單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展息息相關(guān)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)深度開發(fā)和高效利用檔案資源，確保檔案資源的完整與安全[3]，創(chuàng)新現(xiàn)階段檔案管理服務(wù)模式，更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展要求[4]；摸透檔案管理工作效率提升和資源開發(fā)創(chuàng)新舉措的有效途徑，以創(chuàng)新的思維、創(chuàng)新的模式推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展[5]，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作。

隨著科學(xué)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機(jī)遇[6]，在檔案管理工作中要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式，創(chuàng)新思路，不斷提升信息化時(shí)代背景下檔案管理工作水平[7]。在創(chuàng)新檔案管理過程中，存在軟件技術(shù)與硬件設(shè)施不到位、資源共享的意識(shí)不足和檔案系統(tǒng)信息化水平發(fā)展不均衡等問題，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理也存在不足，需探索新管理方法[8]。事業(yè)單位應(yīng)合理應(yīng)用信息化技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)，發(fā)揮檔案管理的協(xié)調(diào)作用，引入創(chuàng)新思想[9]，不斷提升事業(yè)單位檔案管理和整體管理水平。在思想觀念上創(chuàng)新，在服務(wù)機(jī)制上創(chuàng)新，增強(qiáng)中心意識(shí)、時(shí)效意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)和攻關(guān)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，完善檔案管理制度，建立檔案管理激勵(lì)機(jī)制，提高工作效率[10]，達(dá)到縮短紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)間、促進(jìn)快速檢索查閱和提升檔案管理水平的目的，優(yōu)化檔案管理，確保事業(yè)單位科學(xué)管理。