城建檔案接收過程中的問題和想法

姚麗文

城市建設檔案是城市規劃、建設和管理過程的真實記錄，是城市寶貴的信息資源和社會財富。建筑工程檔案是在工程建設過程中形成的。它們反映了整個工程的建設過程，并有各種形式的記錄，如文字、圖表、聲音和圖像，具有保存價值。建設工程檔案是城市建設檔案的重要組成部分，對城市規劃建設、城市應急管理和科技創新具有非常重要的歷史和社會價值。它是工程使用、維護、改造、擴建和應對城市突發事件的重要依據。建設項目檔案的完整性和真實性直接關系到檔案的利用價值。然而，從接收文件的現狀來看，仍有一些地方不能令人滿意。關于工作中發現的問題和需要解決的方法，提一些想法。

一、發現的問題

1．重建設輕檔案現象嚴重

目前城市建設實現了跨越式發展，越來越多的建設項目開工、建設。有些單位的領導只關注工程的進度，忽視資料的形成和整理。城建檔案館對項目現場進行業務指導，并始終有事先通知，但項目負責人僅僅只派資料人員參與，對檔案工作會議不予重視。相當多的領導者和資料員對檔案存在一些誤解。他們認為檔案可以在項目完成后進行歸集。在施工過程中有些部門對城建檔案的法律法規缺乏深入的了解。許多單位仍然不適應相應的項目檔案管理系統的健全管理，他們不承認項目檔案和項目質量之間的關系，對施工項目檔案質量要求不高，項目檔案不能全面，真實地反映施工過程。

2．資料編撰存在問題

施工過程中檔案編撰存在突出問題。在去年檢查指導的一個項目中，我們發現工程建設與檔案記錄嚴重脫節，一些工程主體已經完成，基礎部分的檔案尚未形成，有些項目只修建到二樓，數據已經到達頂層。再有，資料審查簽證不負責任，資料表格中的一些數據記錄明顯錯誤，甚至有些數據是任意捏造的，而一些責任人仍然不負責檢查和審批。資料員代寫報告甚至代其簽字情況嚴重。有些使用施工圖作為竣工圖，另一些使用非檔案筆，如鉛筆和圓珠筆。我們的指導中還發現，有些項目先開工后再辦理手續，設計審查合格書上單位工程名稱與施工許可證上的項目名稱不同，因此在編制竣工檔案時出現了多個項目名稱。上述現象的存在，導致建設工程檔案缺乏真實性，無法對工程質量進行監督，造成有關單位和責任人的責任漏洞和嚴重后果，給檔案的有效利用造成嚴重的影響。

3．項目檔案管理人員職責不明

在實際工作中，建設工程檔案管理人員擔任固定職務的工作十分困難。從我們的日常工作中，我們發現一些項目資料員身兼多職，或者兼顧多個項目的資料管理，工作量大，時間有限。資料員不能到崗位上隨時跟蹤了解項目情況，閉門造車現象難以避免，無法確保項目檔案的真實性。檔案管理員的流動也很頻繁，有的項目部已經撤銷，資料還沒有歸檔，資料員只有帶回家中或者寄存在其他項目部，很容易造成資料的遺失或者損毀。管理制度的不完善，會造成一些資料丟失。前后各階段不一致、施工項目文件不完整等問題嚴重。

二、研究措施，解決問題

確保建設項目檔案的完整性和真實性，是加強檔案質量保證體系建設的必要前提。在項目建設過程中，要提高建設項目檔案管理人員素質，加大城建檔案管理規范的宣傳力度，加大對城建檔案執法監督力度，加強業務指導，是加快城建檔案館建設，加強建設工程質量保證體系的必然措施。

1．加強宣傳教育，加強對檔案工作重要性認識

加強對城市建設檔案法律法規的知識宣傳，增強社會各界對城市建設檔案的法律意識。作為各級城市建設檔案管理部門，要做好國家和地方政策的宣傳貫徹和相關法律法規工作。通過不同渠道，開展宣傳教育，提高各界和建設領域對城市建設檔案政策、法規和專業知識的認識。通過加大政策法規宣傳教育力度，城市建設檔案管理人員和有關單位、建設活動負責人可以明確認識到自己在工程檔案質量管理中的責任，增強城市建設檔案從業人員的守法意識。提高城市建設檔案專業人員的素質至關重要。隨著城市建設檔案管理的現代化和技術發展，其內容的多樣性要求城市建設檔案工作者具備廣泛的知識，包括城市建設知識，檔案管理知識，掌握提高計算機應用能力和網絡運用，迫切要求我們的專業人員更新知識結構以適應新環境的要求。

2．加強執法檢查，嚴格追究責任

開展城市建設檔案執法檢查，嚴格質量責任制，在加強執法監督的同時，杜絕建設工程檔案的偽造，保證檔案的質量。要進一步完善移交檔案的責任制，誰簽字，誰負責。我館實行的建設工程文件要錄就是以書面的形式，明確責任人，并且承諾對移交的資料承擔一切法律責任。我館專門成立了檔案執法科，加大執法力度，對全市建設項目進行定期檢查，及時發現問題。及時整改，同時對沒有及時歸檔的建設工程項目要加大執法力度，采取行之有效的辦法，保證竣工檔案歸檔保存。

3．加強業務指導，保證檔案質量

城建檔案業務指導工作，是城建檔案收集接收工作的重要環節，是豐富館藏保證進館檔案質量的關鍵。行之有效的方法是搞好業務指導工作的有力保證。

目前，我館業務指導科室的指導類別分為建筑工程房建檔案和市政工程檔案（包括重點工程檔案和地下管線工程檔案）兩大類，實行分類指導、分區管理，責任落實到人。要求各區域負責人按照各自的責任，和相關信息與建設工程檔案形成單位建立長期聯系，了解工程動態，對在建工程有計劃地進行跟蹤服務。在分類指導的前提下，采取集中指導的方式，集中一段時間，集中相關人員，對城建檔案業務工作中的問題進行培訓式指導，能在有效時間較大范圍內對一些普遍性問題進行輔導，時間省效率高。這種方法特別適用于大型建設工程項目，因為往往大型建設工程項目的施工單位多，資料員相對也會多，集中指導即可以對普遍性問題統一講解，又可以對大家提出的問題予以輔導，相互學習，信息、資源互通。

工程開工前，城建檔案館主動與服務對象進行溝通，幫助各單位全面理解和掌握國家有關城建檔案工作的法律、法規和規章。對建設、施工、監理單位的建設工程檔案進行具體指導，對建設工程項目檔案形成過程的具體責任和注意事項進行交底，明確各方責任。指導各單位落實專職檔案管理人員，要求設置專柜存放檔案資料，建立健全檔案工作制度，強調領導重視。在工程建設過程中，業務指導工作人員要經常深入工地，對建設工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔以及報送、移交工作進行不定期的現場指導。對檔案編制人員進行輔導，檢查檔案編制情況，幫助各單位解決工程檔案歸集過程中的重點和難點，保證竣工檔案的完整、真實。

我們一般都會在第一次工程現場指導交底時留下電話號碼和QQ群號。由于城市大、項目多，不可能隨時都能到工程現場進行指導，我們采取電話咨詢的方式，隨時和建設、施工單位的相關人員保持聯系，有疑問隨時電話溝通。為了工作便利，更好的服務，我們開通了城建檔案網上辦公，建立了城建檔案QQ群，在線上進行咨詢， QQ群還能成為一個交流的平臺，各項目檔案人員在上面交流、溝通，傳輸文件，效果很好，這也是現代化通訊工具給我們帶來的便利，一定要利用好。

建設工程檔案的指導、收集、報送過程，還會不斷出現一些新的問題，要保證建設工程檔案的完整性、真實性，還需要我們不斷總結，不斷地發現問題、解決問題，建立健全法規制度，宣傳檔案的重要性，加強檔案從業人員的專業水平，加強執法力度，完善業務指導的方式方法，是建設工程檔案真實完整的必要保證。