淺析金融設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策

李晨

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化已成為管理者適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而在企業(yè)信息化建設(shè)中總會(huì)遇到一些難題。本文運(yùn)用案例研究的方法，以一家從事金融設(shè)備的生產(chǎn)制造企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)發(fā)展歷程為例，從企業(yè)的管理實(shí)際出發(fā)，總結(jié)企業(yè)推行信息化建設(shè)的必要性和取得的成績(jī)，分析財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題和困難，提出了解決問(wèn)題和困難的方案與辦法。希望可以為類似的金融設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)，在建設(shè)財(cái)務(wù)信息化的過(guò)程中提供借鑒，使得管理更加科學(xué)、規(guī)范和高效。

關(guān)鍵詞：金融設(shè)備；財(cái)務(wù)信息化；發(fā)展；應(yīng)對(duì)措施

1 金融設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)的信息化建設(shè)發(fā)展歷程

某公司是一家集研發(fā)、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量、人事行政、財(cái)務(wù)及售后服務(wù)于一體，從事金融設(shè)備生產(chǎn)制造的中小型企業(yè)。公司成立于2002年，2015年公司以3.33%的市場(chǎng)占有率位列ATM國(guó)產(chǎn)廠商銷量的第五名。（來(lái)源于《2014年中國(guó)ATM市場(chǎng)發(fā)展述評(píng)》）

近年來(lái)，該公司把信息化建設(shè)作為加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力、增強(qiáng)凝聚力和強(qiáng)化公司治理的重要技術(shù)手段，2004年-2015年間投入近百萬(wàn)元進(jìn)行信息化建設(shè)。公司信息化建設(shè)主要以財(cái)務(wù)信息化為主線，客戶服務(wù)CSS系統(tǒng)為補(bǔ)充。

公司信息化建設(shè)與公司發(fā)展相輔相成，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程的必經(jīng)階段。從2004年開(kāi)始，公司根據(jù)實(shí)際情況逐步推進(jìn)和完善財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，歷時(shí)十年，到2013年9月基本實(shí)現(xiàn)信息管理一體化。后期經(jīng)過(guò)不斷完善更新，到2018年信息化建設(shè)真正融入到企業(yè)管理中，發(fā)揮出有效的作用，通過(guò)構(gòu)筑企業(yè)信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)的資源共享。

以下為財(cái)務(wù)信息化建設(shè)發(fā)展歷程圖：

1.1財(cái)務(wù)信息化建設(shè)期

2004年，公司開(kāi)始啟用用友總賬模塊。2005年，公司營(yíng)業(yè)收入由上年的1000萬(wàn)元增長(zhǎng)到6300多萬(wàn)元，資產(chǎn)規(guī)模不斷擴(kuò)大，對(duì)資產(chǎn)的管理需求迫在眉睫，在當(dāng)年固定資產(chǎn)管理模塊正式上線啟用。2006年，公司的經(jīng)營(yíng)模式從單一貿(mào)易經(jīng)銷商向自主研發(fā)、制造、銷售型企業(yè)轉(zhuǎn)型，2007年當(dāng)年?duì)I業(yè)收入突破億元。向生產(chǎn)制造型企業(yè)的轉(zhuǎn)型必然需要借助供應(yīng)鏈模塊進(jìn)行管理，在此背景下，公司取消手工記錄，啟用供應(yīng)鏈，對(duì)采購(gòu)、庫(kù)存、存貨進(jìn)行科學(xué)、有效的管控，供應(yīng)鏈的啟動(dòng)為公司業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)助了一臂之力。經(jīng)過(guò)近4年的逐步建設(shè)，公司會(huì)計(jì)電算化無(wú)論從核算的精度、準(zhǔn)確度及數(shù)據(jù)處理效能上，都有了很大的發(fā)展。

同時(shí)，在用友ERP系統(tǒng)不能滿足客服業(yè)務(wù)需求的前提下，公司客戶服務(wù)部也開(kāi)始著手維保服務(wù)相關(guān)的信息化的建設(shè)，在2005年，通過(guò)購(gòu)買成熟的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)公司客服業(yè)務(wù)的改造，但由于當(dāng)時(shí)對(duì)信息化理解還較為膚淺，業(yè)務(wù)流程管理也不夠規(guī)范，輔助財(cái)務(wù)核算工作的功能較弱。

1.2財(cái)務(wù)信息化轉(zhuǎn)型期

2008年，公司的營(yíng)業(yè)收入和資產(chǎn)總額均比上年增長(zhǎng)50%，公司進(jìn)入財(cái)務(wù)核算、監(jiān)督職能的發(fā)展初期。業(yè)務(wù)的快速發(fā)展使應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)量增加，客戶及供應(yīng)商往來(lái)核對(duì)愈發(fā)重要，公司在2008年成功上線應(yīng)付模塊，并且升級(jí)供應(yīng)鏈模塊與之關(guān)聯(lián)。應(yīng)付模塊能夠和供應(yīng)鏈中的采購(gòu)模塊、庫(kù)存模塊完全集成以替代過(guò)去繁瑣的手工操作。公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步向財(cái)務(wù)信息化靠攏，在財(cái)務(wù)電算化基礎(chǔ)上，公司更進(jìn)一步拓展了局域網(wǎng)內(nèi)部的信息化。ERP供應(yīng)鏈模塊的上線，讓采購(gòu)管理、應(yīng)付款管理，庫(kù)存核算等都有機(jī)關(guān)聯(lián)起來(lái)。不僅增加了供應(yīng)鏈端信息的共享，也給財(cái)務(wù)核算方面提供了便利條件。也為后期財(cái)務(wù)信息化的大發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。

1.3財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展期

從2010年開(kāi)始，公司業(yè)務(wù)高速發(fā)展，到2014年，年?duì)I業(yè)收入超過(guò)6億元，資產(chǎn)總額接近7億元。在此背景下，公司迫切需要一個(gè)功能強(qiáng)大、流程規(guī)范、信息集成的信息管理系統(tǒng)，這就是企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resources Planning），即簡(jiǎn)稱ERP。

公司決定啟用ERP之后就面臨著軟件的選型，當(dāng)時(shí)國(guó)內(nèi)首選用友、金蝶，國(guó)外首選SAP。以上三款軟件各有特點(diǎn)，用友、金蝶在國(guó)內(nèi)ERP市場(chǎng)上份額較大，產(chǎn)品在分步實(shí)施、軟件結(jié)構(gòu)及其接口的開(kāi)放性、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等方面具有優(yōu)勢(shì)，軟件價(jià)格和實(shí)施費(fèi)用較低在50萬(wàn)元左右，但是在軟件功能完善型、廣泛性、成熟性與國(guó)外知名ERP軟件存在差距。國(guó)外的SAP軟件，在行業(yè)版本、軟件功能完善、實(shí)施能力方面占有明顯優(yōu)勢(shì)，但是在與中國(guó)國(guó)情結(jié)合度上比較薄弱，并且軟件價(jià)格和實(shí)施費(fèi)用偏高，需要300多萬(wàn)元。因公司的財(cái)務(wù)與物流管理一直使用用友軟件，升級(jí)及對(duì)接比較容易，且用友及金蝶軟件的功能基本相同，公司啟用用友ERP總體費(fèi)用比金蝶要低，而SAP軟件比用友ERP總體費(fèi)用要高出近6倍，這對(duì)于還處在發(fā)展期的公司來(lái)說(shuō)是筆不小的開(kāi)支，所以在2012年，選擇用友ERP系統(tǒng)890版本成為公司最優(yōu)的方案。

1.3.1用友 ERP系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用

用友ERP系統(tǒng)890版本將所有資源進(jìn)行整合集成管理，簡(jiǎn)單的說(shuō)是將公司的三大流：物流，資金流，信息流進(jìn)行全面一體化管理的管理信息系統(tǒng)。主要包括三方面的內(nèi)容：財(cái)務(wù)管理（會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理）、生產(chǎn)控制（計(jì)劃、制造）、物流管理（銷售、采購(gòu)、庫(kù)存管理）。這三大系統(tǒng)本身就是集成體，它們互相之間有相應(yīng)的接口，能夠很好的整合在一起來(lái)進(jìn)行管理。公司ERP應(yīng)用也以這三方面為核心，輔助以其他模塊做支撐。建立了以Internet為基礎(chǔ)的信息化管理模式，包括采購(gòu)管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理、成本管理、生產(chǎn)管理、銷售管理、應(yīng)收應(yīng)付管理、資產(chǎn)管理等等模塊。

2012年下半年，公司專門成立ERP實(shí)施項(xiàng)目組，開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目調(diào)研等工作。老系統(tǒng)（870版本）核算時(shí)，每月月底財(cái)務(wù)人員從系統(tǒng)中導(dǎo)出數(shù)據(jù)，采用手工核算的方式計(jì)算物料的成本和價(jià)格。財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有真正關(guān)聯(lián)起來(lái)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確的監(jiān)控業(yè)務(wù)部門的工作。新系統(tǒng)（890版本）上線，新增應(yīng)收管理、銷售管理、存貨核算、生產(chǎn)訂單、成本管理等模塊。通過(guò)應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)與銷售、采購(gòu)業(yè)務(wù)的核對(duì)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)發(fā)票、收款、付款、應(yīng)收票據(jù)、應(yīng)收應(yīng)付款結(jié)算等全面的業(yè)務(wù)流程管理，通過(guò)生產(chǎn)訂單、成本管理、存貨核算實(shí)現(xiàn)了成本核算的自動(dòng)化；具體體現(xiàn)在財(cái)務(wù)憑證由業(yè)務(wù)單據(jù)直接生成。如果前端業(yè)務(wù)操作錯(cuò)誤，會(huì)及時(shí)反映在后端的財(cái)務(wù)結(jié)算過(guò)程中。財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化，有利于公司加強(qiáng)管理，防范潛在的錯(cuò)誤和漏洞。為此，ERP的啟動(dòng)勢(shì)在必行。2013年5月，ERP系統(tǒng)上線作為公司重點(diǎn)工作，成立項(xiàng)目組并將項(xiàng)目分為兩個(gè)階段進(jìn)行實(shí)施。

項(xiàng)目啟動(dòng)后，一些歷史遺留問(wèn)題阻礙了項(xiàng)目的進(jìn)展。項(xiàng)目組針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題逐個(gè)擊破，保障了項(xiàng)目順利實(shí)施。針對(duì)部分業(yè)務(wù)流程不清晰的問(wèn)題，項(xiàng)目組重新梳理流程，整理并發(fā)布了規(guī)范業(yè)務(wù)流程圖十余張；針對(duì)老系統(tǒng)（870版本）中存在編碼混亂及一物多碼等現(xiàn)象，項(xiàng)目組重申了公司《物料編碼規(guī)定》文件，合并了老系統(tǒng)內(nèi)一物多碼的數(shù)據(jù)，并且按照發(fā)布的編碼規(guī)則重新梳理了存貨檔案；針對(duì)員工對(duì)流程不熟悉和操作不熟練的問(wèn)題，項(xiàng)目組組織了七次大型的業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)會(huì)，發(fā)布了八套業(yè)務(wù)操作手冊(cè)。下圖為ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程總圖。

早在ERP開(kāi)始調(diào)研之初，對(duì)存貨核算的計(jì)價(jià)方式如何確定成為項(xiàng)目實(shí)施的難題。新舊兩套系統(tǒng)的區(qū)別是：新系統(tǒng)存貨的計(jì)價(jià)方法以存貨核算，而老系統(tǒng)存貨的計(jì)價(jià)方法以庫(kù)房核算。公司按照存貨核算可以使公司同種物料加權(quán)平均、不必分庫(kù)計(jì)數(shù)計(jì)價(jià)、解決一物多碼、方便控制采購(gòu)、減少庫(kù)房調(diào)撥工作量，是科學(xué)的存貨核算方法。

阻礙項(xiàng)目進(jìn)展的問(wèn)題解決之后，項(xiàng)目開(kāi)始對(duì)存貨檔案、供應(yīng)商檔案、客戶檔案、財(cái)務(wù)科目、倉(cāng)庫(kù)檔案等基礎(chǔ)資料進(jìn)行準(zhǔn)備。這些基礎(chǔ)資料牽扯到公司多個(gè)部門，項(xiàng)目組根據(jù)資料類別分別召開(kāi)專題會(huì)，由相關(guān)部門參加并且在會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)確定最終方案和信息，之后進(jìn)入期初數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備。因?yàn)閿?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性會(huì)直接影響到項(xiàng)目的成功與否，所以各部門對(duì)各自負(fù)責(zé)的期初數(shù)進(jìn)行了大量的核對(duì)和校正，保證了期初數(shù)據(jù)導(dǎo)入的準(zhǔn)確無(wú)誤。2013年9月1日，公司用友ERP系統(tǒng)正式上線運(yùn)行，為保障新系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，公司采用了新舊兩套系統(tǒng)（870和890）同時(shí)并行的方式，并且將數(shù)據(jù)檢查工作責(zé)任到部門負(fù)責(zé)人，由部門負(fù)責(zé)人每天檢查兩套系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)的正確性，為兩套數(shù)據(jù)的一致性提供了有力保障。

系統(tǒng)的上線并不意味著項(xiàng)目成功實(shí)施，這僅僅邁出了第一步。在項(xiàng)目新增的眾多模塊中，因?yàn)槌杀竟芾砟K和眾多模塊關(guān)聯(lián)，所以成為了重中之重。成本管理模塊牽扯到成本核算方法、BOM清單、現(xiàn)場(chǎng)倉(cāng)、發(fā)貨單、銷售訂單等各業(yè)務(wù)口的數(shù)據(jù)，各部門又都是首次使用，難免出現(xiàn)人為因素操作失誤，因此，財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行成本核算時(shí)，前后計(jì)算了二十多次，相當(dāng)于進(jìn)行了二十幾個(gè)月的成本核算后，新系統(tǒng)所有模塊的數(shù)據(jù)對(duì)賬一致，首次結(jié)賬成功。從核算角度分析，按存貨核算要比按庫(kù)房核算更加科學(xué)和合理。較老系統(tǒng)（870版本），新系統(tǒng)（890版本）成本核算更加詳細(xì)和準(zhǔn)確，能夠更加清晰反映各行銷售成本及收益情況，新系統(tǒng)各模塊的完善，使財(cái)務(wù)核算從半手工、半系統(tǒng)化上升到完全信息化。即做到了業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)流的同步，也實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享。至此，新系統(tǒng)ERP890版本一期上線成功。

為使公司會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)中的其他子系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)無(wú)縫聯(lián)接，公司后續(xù)啟動(dòng)質(zhì)量管理、車間管理、預(yù)算管理、MRP/MPS模塊，在汲取一期的成功經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，戒驕戒躁，穩(wěn)步推進(jìn)，分業(yè)務(wù)、分部門逐個(gè)進(jìn)行實(shí)施，于2014年底全部成功實(shí)施，基本達(dá)到物流、資金流、信息流和業(yè)務(wù)流的融合，公司已經(jīng)成功實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化。

1.3.2客服CSS系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)

雖然用友ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化的基本功能，但是還不能滿足客服服務(wù)管理的需求。公司售后服務(wù)體系遍布全國(guó)各省市近300個(gè)城市布放設(shè)備，對(duì)管理的要求也越來(lái)越高，大數(shù)據(jù)的建立、分析顯得尤為重要。自2013年開(kāi)始，公司管理層重新著手建立符合客戶服務(wù)管理的信息化系統(tǒng)—— 客服CSS系統(tǒng)，完全依照客戶服務(wù)的實(shí)際業(yè)務(wù)流程，量身定做屬于自己的信息化管理系統(tǒng)，輔助財(cái)務(wù)核算工作的功能逐漸增強(qiáng)。客服CSS系統(tǒng)以部門主要業(yè)務(wù)為主導(dǎo)，易于操作和維護(hù)為開(kāi)發(fā)原則，圍繞設(shè)備管理和服務(wù)管理兩大業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行開(kāi)發(fā)。

設(shè)備管理模塊明確定義設(shè)備自發(fā)貨至開(kāi)通各階段的管理內(nèi)容，對(duì)設(shè)備從收貨到開(kāi)通后的狀態(tài)進(jìn)行追蹤，有力地補(bǔ)充了用友ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)不了的功能，對(duì)財(cái)務(wù)管理模塊起到了輔助核算的作用。

服務(wù)管理模塊詳細(xì)記錄服務(wù)的時(shí)間，清晰定義服務(wù)的類型：

通過(guò)客服CSS系統(tǒng)的上線及應(yīng)用，客戶服務(wù)部能夠隨時(shí)掌握全國(guó)各城市、各區(qū)域級(jí)、不同年限的設(shè)備狀況，以及各區(qū)域、各辦事處、各客戶任意時(shí)間段的故障率、開(kāi)機(jī)率、響應(yīng)時(shí)間、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)量等情況，并采取積極的響應(yīng)改進(jìn)措施，設(shè)立客服呼叫中心及服務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了“服務(wù)受理中心”“服務(wù)監(jiān)控中心”和“派工服務(wù)”于一體的三大信息化建設(shè)，對(duì)卓越客戶服務(wù)起到有了有力支撐，對(duì)公司整體信息化建設(shè)提供了有效的補(bǔ)充。

為使公司實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略規(guī)劃和目標(biāo)，公司啟用用友ERP系統(tǒng)，以財(cái)務(wù)信息化管理為主線，集成進(jìn)銷存、會(huì)計(jì)核算等模塊，很好地實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流的一體化，同時(shí)輔以客服CSS系統(tǒng)支持，相互補(bǔ)充，合理細(xì)分并管理信息資源，公司基本實(shí)現(xiàn)信息管理一體化。

2 財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中遇到的問(wèn)題及困難

2.1信息化軟件很難適應(yīng)快速發(fā)展的公司業(yè)務(wù)

為保證成功實(shí)施，ERP軟件的版本在選型時(shí)均選擇成熟版本，而沒(méi)有選擇當(dāng)時(shí)的最新版。選型時(shí)的版本是可以滿足調(diào)研業(yè)務(wù)需求的，然而公司在經(jīng)過(guò)了幾年的市場(chǎng)選擇后，原本的業(yè)務(wù)流程與業(yè)務(wù)類型與實(shí)施時(shí)的市場(chǎng)行情比已經(jīng)有些落伍了，公司為了應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化調(diào)整了原本的業(yè)務(wù)流程等。使得選型的ERP版本與現(xiàn)今的實(shí)際業(yè)務(wù)有些不適應(yīng)，所以就出現(xiàn)了公司部分部門反饋的需求在ERP軟件中無(wú)法實(shí)現(xiàn)。在經(jīng)過(guò)幾年的運(yùn)行后，軟件供應(yīng)商提供的服務(wù)和技術(shù)已經(jīng)無(wú)法滿足ERP的應(yīng)用，諸如在原來(lái)版本基礎(chǔ)上進(jìn)行后續(xù)功能的開(kāi)發(fā)，以及軟件自身潛在功能的挖掘上都沒(méi)有較大的進(jìn)展。

公司在選擇軟件工具時(shí)，本著公司能承擔(dān)軟件、實(shí)施費(fèi)用為主、兼顧與業(yè)務(wù)類型相匹配的原則。于是造就了目前個(gè)別部門反饋的問(wèn)題：某些業(yè)務(wù)部門以ERP線上與線下兩種渠道記錄業(yè)務(wù)流及數(shù)據(jù)流，致使某些數(shù)據(jù)很難統(tǒng)一口徑。最終給財(cái)務(wù)部門帶來(lái)大量的數(shù)據(jù)核對(duì)與信息流舉證工作。

2.2 公司對(duì)財(cái)務(wù)信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足

缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃

目前公司主要應(yīng)用的信息化平臺(tái)有，用友ERP、客服CSS及Office OutLook 郵件平臺(tái)。公司各業(yè)務(wù)信息的傳遞及數(shù)據(jù)共享以用友U8系統(tǒng)為主，重點(diǎn)應(yīng)用了其供應(yīng)鏈端。無(wú)論是用友ERP還是CSS系統(tǒng)客戶端都通過(guò)以太網(wǎng)直接訪問(wèn)服務(wù)器，各種信息化系統(tǒng)相互獨(dú)立，沒(méi)有進(jìn)行有機(jī)銜接，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息流的共享，造成部分信息亂象。

財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)基礎(chǔ)是以各業(yè)務(wù)部門標(biāo)準(zhǔn)的流程化管理方式，具有統(tǒng)一、完善的信息化軟件基礎(chǔ)。從公司目前的情況來(lái)看，公司雖然基本實(shí)現(xiàn)信息管理一體化，但是信息化管理意識(shí)不到位，信息化系統(tǒng)投入不足，高素質(zhì)人員缺乏、業(yè)務(wù)鏈脫節(jié)等原因也阻礙了目前信息管理一體化發(fā)展。公司缺少能夠把握和理解信息資源，將會(huì)計(jì)信息收集、加工、整理、分析，形成反映企業(yè)未來(lái)信息的能力。

2.3 只注重財(cái)務(wù)部門使用 輕業(yè)務(wù)部門管理

在利用ERP信息化手段時(shí)，個(gè)別部門流程分工不準(zhǔn)確；在銷售模塊中，不足以提供準(zhǔn)確的銷售預(yù)測(cè)，影響到生產(chǎn)計(jì)劃的下達(dá)，以及原材料采購(gòu)的進(jìn)度。造成以上這些問(wèn)題的主要原因就是項(xiàng)目實(shí)施時(shí)部分業(yè)務(wù)不到位，也說(shuō)明在整個(gè)信息化建設(shè)中缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，公司沒(méi)有高科技信息化人才做支持。

3. 財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施與建議

3.1轉(zhuǎn)變管理觀念 統(tǒng)籌規(guī)劃 整合資源

建議制定公司信息化發(fā)展綱要，建立公司級(jí)的信息化系統(tǒng)，圍繞公司戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，統(tǒng)籌規(guī)劃，整合所有信息資源。對(duì)現(xiàn)有資源的整合，主要包括客服CSS系統(tǒng)、用友ERP-890系統(tǒng)及Outlook郵件服務(wù)系統(tǒng)，做到業(yè)務(wù)流與信息流的統(tǒng)一。尤其像一些具有記錄性的、傳遞性的數(shù)據(jù)信息，必須在唯一的信息平臺(tái)共享，方便數(shù)據(jù)的提取、傳遞及查閱。將客戶服務(wù)部的CSS系統(tǒng)與用友ERP系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，做到產(chǎn)品售前、售中及售后數(shù)據(jù)共享，同時(shí)可以更加完善售后服務(wù)模塊的財(cái)務(wù)核算功能，加速科學(xué)化、規(guī)范化管理售后服務(wù)工作進(jìn)程。

就公司目前的信息化需求藍(lán)圖如右頁(yè)圖所示。

3.2轉(zhuǎn)變工作方式 創(chuàng)新工作思路

在公司發(fā)展的同時(shí)，對(duì)公司員工的工作方式，部門工作流程也提出了更高層次的要求。每位員工及部門都要緊隨公司發(fā)展的步伐，不斷把握公司發(fā)展脈搏，創(chuàng)新工作思路，找出可以滿足未來(lái)公司可持續(xù)發(fā)展的工作方式方法，以求得高質(zhì)高效完成部門既定目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。比如：公司前兩年所有人員報(bào)銷結(jié)束后，出納員逐個(gè)發(fā)郵件通知所有人報(bào)銷名目、金額及匯款信息等，但是公司人數(shù)增加后，管理成本增加，發(fā)郵件逐個(gè)通知已經(jīng)無(wú)法現(xiàn)實(shí)。如果將這一重復(fù)性、信息量的業(yè)務(wù)納入到公司綜合性的信息系統(tǒng)中，員工可以自助查詢，既可以實(shí)現(xiàn)信息的互通互有，又能減少管理成本。

3.3加大業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息化管理人才的培養(yǎng)

強(qiáng)化財(cái)務(wù)控制設(shè)計(jì)

公司信息化建設(shè)中需要具備專職信息化的全能型人才，不但要非常熟悉信息化軟件，還要非常了解公司各部門的業(yè)務(wù)，同時(shí)具備豐富的財(cái)務(wù)核算等管理知識(shí)，尤其應(yīng)該以財(cái)務(wù)部門為核心，去發(fā)散性、不斷擴(kuò)展性地發(fā)掘各基礎(chǔ)部門的業(yè)務(wù)困難，進(jìn)而為信息管理提供有價(jià)值的問(wèn)題點(diǎn)。公司的信息化建設(shè)，在人員的技能培訓(xùn)上也要投入足夠的預(yù)算，加大專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，使各部門的一些關(guān)鍵用戶成為“業(yè)務(wù)—計(jì)算機(jī)—管理”的復(fù)合型人才，以便在日常工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)中的問(wèn)題，盡早提出解決問(wèn)題的方法與對(duì)策。

3.4建立規(guī)范化的公司信息化建設(shè)管理機(jī)制

“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，任何活動(dòng)都有一定的游戲規(guī)則。公司信息化建設(shè)應(yīng)建立一套與業(yè)務(wù)流程相對(duì)應(yīng)的，能夠適應(yīng)未來(lái)發(fā)展需要的信息化管理制度。信息化管理部門應(yīng)該從信息化本身，建立起健全的，可操作的管理制度，如信息化用戶權(quán)限管理、關(guān)鍵用戶培訓(xùn)制度、軟件操作手冊(cè)，常見(jiàn)問(wèn)題的解決辦法等等。同時(shí)，信息化管理部門應(yīng)該定期召集所有部門反饋運(yùn)行中遇到的問(wèn)題，商討解決方案，形成一系列行之有效的管理機(jī)制。

公司應(yīng)進(jìn)一步完善和建立科學(xué)、統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，在全公司、甚至上級(jí)公司做到標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化。同時(shí)，對(duì)各信息管理制度也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷的進(jìn)行更新和補(bǔ)充，以適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)流程。

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