淺議如何提升高校新進初級行政管理人員的工作效率

屈鵬

摘 要：俄國著名教育學家提到，行政管理是實現高校教育和研究的基礎，發揮好高校中行政管理的服務功能，能體現出一所高校的整體水平。初級行政人員作為高校處理行政事務的第一線工作者，提高其工作效率，則是能提高高校行政管理服務的具體表現之一。

關鍵詞：高校行政管理;高等教育;效率;初級行政管理

高等學校里初級行政管理人員作為高校行政體系中的基層人員，在實際的行政事務管理執行及處理上，起著至關重要的作用。對高校的單位內部來講，初級行政人員是直接處理單位內部事務的直接操作人員，其一是要聽從上級領導的意見并根據指示逐一完成單位內部的具體事務，其二是在面對高校學生、教師系列、實驗系列、工勤系列人員時，要根據他們的申請項目和事務要求辦理不同種類的行政事務。對單位外部來說，初級行政管理人員一是需要接收各類校級行政單位分配的具體任務并按照要求進行處理，此外也需要跟平行單位進行事務的溝通。對于一些初級行政管理人員來說，因為崗位的要求，還要與校外的單位乃至市級、省部級的部門進行溝通以處理相關的事務。由此看來，高校的初級行政管理人員要處理的事務繁雜，千頭萬緒，而初級行政人員作為處理事務的一線人員，在完成高校的各項行政任務中起到十分重要的作用。

那么如何提高初級行政管理人員，特別是新進人員的工作效率，就顯得尤為重要了。俄國著名的教育學家康士坦丁·德米特利耶維奇·烏申斯基提出，要實現高校的教育和研究，行政管理是其基礎，必須要發揮好行政管理在高校中的服務功能。高校行政管理效率的高低體現了一所高校的服務水平，也直接反映高校的對外形象。發揮好行政管理在高校中的服務功能，是體現高校綜合能力的重要方面，那么提高行政管理人員的工作效率則是提高綜合能力的具體表現。

如何才能提高初級行政人員在行政工作中的效率呢，可以從以下幾點出發：

一、處理事務前進行合理歸類

雖然高校的初級行政管理人員在不同的崗位負責固有部分行政事務，例如人事秘書、科研秘書、教學秘書等，但在具體的工作中，并不會僅僅處理同一類別的事務，而是在自己的崗位范圍內出現大量多類別事務，其中不乏與其他崗位存在交叉。拿人事秘書舉例，日常不單是掌握單位人事信息、處理各類人事項目、負責各類招聘事務等等，可能還會存在處理與外事相關的外籍教師事務、與科研和教學相關的學科申報事務等，其他的崗位也是如此。那么在具體的工作中，一定要將不同類型的事務進行梳理及歸類，按照類別編輯文檔，切忌將所有的工作混為一談。在處理事務的時候，一定要按照類別辦事，不同的工作對口于不同的上級部門或平行辦公室，那么在之后的工作中遇到同類的工作，就可以非常快速的做出反應，更高效的處理工作。

二、抓住重點工作，分清輕重緩急

初級人員在自己的崗位工作中，常常會面對許多繁雜的事務，有自己負責的崗位任務，有辦公室的集體任務，有上級領導交代的任務等等，對于新入職的行政人員來說，常常分不清楚工作的輕重緩急，一般是來什么工作就開始急于去做，往往有時會因此耽誤重要的工作。那么在面對一堆工作前應該先捋清楚，什么工作是最重要最急需完成的工作，什么工作是可以先放緩不急于立刻做的。在分清楚工作的緩急之后，以重要工作為重點處理，然后同時再去處理其他的工作。例如接到一個需要在極短時間內完成的工作，那么就算目前正在處理其他事務，也需要先放緩，來緊急處理這項工作。新進行政人員要鍛煉自己能在短時間內分清楚輕重緩急，并能夠在第一時間做出反應，才能更好的處理好繁雜的工作任務。

三、善于總結，能夠舉一反三的做好工作

行政人員的工作許多是需要積累經驗的，一個效率高的行政人員能在面對一項工作時，迅速的反應出要如何安排和處理這項工作，那么能做到掌握這種能力，就需要在日常的事務中多多總結工作規律。第一，要總結工作步驟，同一類的工作其完成的步驟往往類似，將同一類事務的工作要求、處理方式、溝通對象、匯報方法能夠一一進行總結，那么日后在處理這類工作的時候自然是能高效率辦好。第二，要總結工作中出現的問題。新進行政人員在工作中肯定會犯各類的錯誤，那么能夠及時做好總結，并能積極進行改正，肯定會進一步提高工作效率。

四、提高同時處理多項事務的能力

能夠同時處理多項事務是一個行政人員必須具備的能力。在現實行政工作中，如果先完成一項工作之后再來處理下一個工作，那會嚴重拉低工作效率，甚至會影響到單位的整體進度，因此提高工作效率必須能夠同時處理好不同事務。能掌握這項能力，就需要行政人員做到之前提到的三項，要能夠清楚的知道工作的條理，面對工作能夠迅速反應拿出處理方法，就能夠在同一時段做好多項工作，從而進一步提高自己的工作效率。

高校行政管理人員，特別是初級人員，是高校建設發展中不可缺少的力量，歸類事務、抓住工作重點、善于總結、提高同時處理多項事務的能力能夠有效的提高這類人員的工作效率，更能進一步提高高校的服務水平，增強高校的綜合實力。

參考文獻：

[1].烏申斯基教育文選[M].第2版.北京：人民教育出版社，2007.