淺談高職院校會計檔案管理中存在的問題及措施

周宗相

【摘 要】本文針對目前我國高職院校檔案管理工作的現狀，分析了高職院校對會計檔案管理存在問題的探討，為保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。找到了解決問題的正確方法，加強高職院校檔案管理建設的需要，闡述了高職院校對會計檔案管理的相應措施。

【關鍵詞】高職院校;會計檔案;管理;問題措施

中圖分類號： G717.24文獻標識碼： A文章編號： 2095-2457（2019）26-0170-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.26.083

0 引言

近幾年來高職院校的招生規模逐步擴大，辦學形式多樣化。國家檔案管理機構對各高職院校開展了各種層次的檔案管理評估。對檔案專業人員進行了各種培訓，也對檔案管理的創新和新時代社會利用檔案的需要進行了講述。高職院校會計檔案是高職院校檔案管理的重要組成部分，是由會計核算的銀行回單、發票、稅票等會計資料歸檔形成的。即使這些會計資料沒有歸檔移交給學校檔案管理部門，也屬于會計檔案的范疇。會計資料涉及學校教學、科研、實訓實習、設備采購、資產公司（駕校、招待所、賓館酒店）等的經費開支。由學校財務部門統籌管理。含通過計算機等電子設備形成、傳輸和儲存的電子會計檔案。應建立良好的會計檔案運行平臺，學校具有獨立法人資格的單位和財務部門應把會計資料歸檔形成的會計檔案，都應按法規和程序移交到學校檔案館（室）統一保管保存。是提高職院校財務部門對會計資料歸檔管理能力的體現。因此，高職院校會計檔案對學校檔案管理的建設及檔案評估起著主體、核心和重點作用。

1 學校會計檔案管理現狀及問題分析

1）人員配備、崗位設置不合理：有些高職院校的財務部門未按法規向學校組織人事部門申報所需要人員、崗位的設置需求，導致人員配備不齊、崗位受限的現象。造成財務部門會計資料歸檔管理存在缺陷。如：會計資料歸檔的專（兼）職檔案人員，有些是由報帳員、會計人員或設備管理人員（兼）擔任，由于他們綜合管理工作任務繁重，從而不能按時完成會計資料歸檔形成會計檔案的工作。即便是現有的財務人員，也沒有完全通過正式培訓上崗，對《檔案法》與《會計檔案管理辦法》的理解不夠深入，于是出現對職責不清的現象，只能按流程推行日常會計事務工作。這就是給高職院校會計檔案歸檔工作帶來滯后的原因。

2）設備配置落實不到位：有些高職院校財務部門設備的配置沒落實到位。比如財務軟件、服務器的購置配備問題，有些設備還處于嚴重老化（如：掃描儀、計算機、刻錄機移動磁盤等）沒有及時更新，沒配齊庫架的狀態。

3）存在安全隱患、檔案意識不強：有些高職院校的財務部門辦公室和庫房沒有配置配齊滅火器、殺蟲藥劑，網絡、電線線路老化的現象。對會計資料的保管力度不夠、存在隨意堆放現象，因為沒把會計檔案按規定移交到學校檔案館（室）保管。所以，存在安全隱患。檔案意識不強：有些單位財務部門存在報賬過程中出現、出納人員只按報帳員打（制）印出來的報帳憑證上面的數據進行付款給來報帳的人的現象，忽略了對此筆憑證附件資料的仔細清點核對。有少數報帳的人員在此筆報帳憑證打（制）印完后，把附件（購單、入庫單、清單）取出作為自己保存資料或備查的依據，認為只要有正式發票就可以了。然后，該人員就將此筆憑證交于出納，把款領了或轉賬，就算完成了報帳的所有手續。

4）會計檔案存在以下不規范的現象

（1）紙質會計資料歸檔不規范：

會計憑證資料不齊。如：發票，銀行回單、對賬單，消費清單，總、明細、日記賬，月、季、半年度、年度財務會計報表，折舊的資料、所得稅的資料等有不齊全的現象。往來單據，附件有的資料是復印件、存在沒蓋鮮章的現象。

（2）電子會計資料歸檔不規范：

①形成的電子會計資料來源不夠真實，②會計核算系統不能準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，③電子檔案管理系統不能有效接收、管理、利用。④電子會計檔案有被篡改的漏洞。⑤未建立備份制度。

（3）會計檔案接收不規范

在接收紙質、電子會計檔案時，未按要求進行檢測。未確保所接收會計檔案的準確、完整、安全性;存在不符合要求接收的現象。

（4）會計檔案鑒定不規范

沒有定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定;仍需繼續保存的，沒有重新劃定保管期限;對無保存價值的也未銷毀。

（5）會計檔案銷毀不規范

①銷毀時間、內容登記不詳細。②沒在銷毀清冊上簽署意見。③沒有成立銷毀工作的組織，未與管理機構共同派員監銷。

（6）會計檔案保管不規范

①有些學校合并后，未由合并后的單位統一保管。②有隨意對外借出、不按時歸還的現象。在利用、運輸過程中出現紙質的原始會計憑證有損壞（少數憑證脫散、玷污，撕破票據）的現象。在借（查）閱的報告中內容不詳細、只寫了簡單事項，時間段沒寫明（舉例：2003年1月至2018年12月30日）。經辦（手）人拿著領導審批的報告就會出現特權，就會有擴大借（查）閱的范圍，想怎么查就怎么查的現象。由于各利用經辦（手）人保存不善、責任心不強，出現復印、拍照的會計憑證找不到、要的項目數據不準的現象。一次報告出現多次到學校檔案館（室）進行辦理，重復借（查）閱的現象，有可能會發生泄密事故。無意增大了學校檔案館（室）的工作量。利用者應在借閱（查）閱的報告中應寫清楚時間段（舉例：學校下屬;駕校、酒店、公司等單位名稱，某X年某X月至某X年某X月某X日止）。才能有效防止擴大借（查）閱范圍，杜絕泄密事故發生，若出現遺失時也便于查找。因此，要嚴格按法規、程序辦理借（查）閱會計檔案，才能有效保障會計檔案的安全。③未按保管期限進行分類、立卷，編制保管清冊。④有裝訂成冊保管不合理，裝訂線預留不夠，有用鐵釘裝訂的現象，易生銹造成損壞。⑤會計憑證內附件粘貼不夠規范。

（7）會計檔案移交不規范

有些學校會計管理機構在辦理會計檔案移交時，編制的移交清單不詳細。有些工程建設單位沒有在辦理竣工財務決算后及時移交，雙方經辦人和監督人沒有按規定位置在移交清冊上簽名或蓋章。推遲移交的，沒有經學校檔案館（室）同意。

2 學校會計檔案管理的基本措施

高職院校會計檔案管理的特點是由學校檔案館（室）和財務部門對會計資料歸檔管理過程。根據會計資料歸檔要求，從一次會計資料收集的程序、凝練出具有前瞻性的學校檔案管理及財務部門對會計資料歸檔。財務部門應加強會計資料歸檔管理工作：明確各崗位職責、理清管理思路、完善工作流程、制定規范的管理制度。

1）完善人員、崗位配置：高職院校的財務部門要按照法規和實際的需要、按照程序向學校組織人事部門申報;所需人員、崗位，具體多少個人員、崗位都應配齊。財務部門的整個管理應達到預期的目標、做到有序有效。從而要按時保質保量完成會計資料歸檔形成會計檔案。應對各崗位的財務人員，實行完全通過正式培訓上崗，對《檔案法》與《會計檔案管理辦法》正確深入理解。財務部門要按法規明確會計人員、出納人員等崗位職責，正確履行崗位職責。要按規定流程推行會計事務工作。才能使高職院校會計檔案管理工作得到進一步提升和鞏固。

2）完善設備的配置：學校應進一步把財務部門所需的各種設備按標準配置落實到位。比如財務軟件、服務器的配置到位;將老化的設備及時更新（如計算機、高拍攝、移動磁盤等）。要把使用的庫房、柜架配齊，到達最佳使用效果和作用。

3）完善安全保障、增強檔案意識：安全保障，學校應加大向財務部門的辦公室、庫房、資料室等配置配齊滅火器、殺蟲的藥劑。對老化已損的電線線路要及時清理更換。加強對會計資料的保管力度，對隨意堆放現象、要及時規范整理。按法規、程序把會計檔案定時移交到學校檔案館（室）保管。制定安全措施、及時排除安全隱患。增強檔案意識：平時學校要加強《檔案法》與《會計檔案管理辦法》等法規的宣傳，進行對教職員工、學生的宣講;對財務部門的人員要定期進行業務理論知識的學習、操作訓練、技能競賽;提升全校人員的檔案意識。

4）會計檔案從以下幾個方面進行規范

（1）規范紙質會計資料歸檔：

①原始憑證的內容：憑證的名稱，填制日期，填制單位名稱和填制人姓名，經辦人的簽名或蓋章。②記賬憑證的內容：填制日期，憑證編號，摘要，科目，金額，附件張數，制單、稽核、記賬、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章。如果是收款和付款記賬憑證還應當由出納人員簽名或者蓋章。

（2）規范電子會計資料歸檔：

按照電子檔案管理辦法進行歸檔。如：發票，銀行回單、對賬單，消費清單等。對電子會計資料的真實性、接收、管理、利用、備份、保管期限等要認真檢測。電子形成歸檔保存，防止被篡改;防止自然災害、防止人為破壞。制定電子備份制度，按《電子簽名法》的規定執行。

（3）規范會計檔案的接收

學校檔案館（室）在接收紙質、電子會計檔案時，要對紙質、電子會計檔案進行檢查檢測，確保所接收會計檔案的準確、完整、可用、安全性;對不符合要求的不予接收。

（4）規范會計檔案的鑒定

應由學校檔館（室）牽頭，組織學校會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行鑒定。

（5）規范會計檔案銷毀

①學校要成立以檔案館（室）牽頭的銷毀機構。②由學校檔案館（室）牽頭要編制銷毀清冊。③對紙質會計檔案要按照國家有關會計檔案法規銷毀的規定執行，進行清理、篩查后，共同派員監銷。④對電子會計檔案要按照國家有關電子檔案的規定執行，應由學校檔案、會計、信息系統管理機構共同派員監銷。

（6）規范會計檔案的保管

①學校合并后，會計檔案要由合并后的單位統一保管。②利用者借出憑證應按規定辦理相關手續，并在規定時間內歸還。③對保管期滿但未結清的會計檔案，保管須按國家檔案管理的有關規定執行，并在鑒定意見書、銷毀清冊、會計檔案保管清冊中列明。④會計憑證、賬簿、各種報表的保管：要防止被抽換。應注明所屬憑證、報表、賬本的日期、編號和種類，注明“附件另頁”。會計憑證、報表、賬本等，在年度終了的第一天算起可暫由學校財務部門保管一年，期滿之后;移交學校檔案館（室）保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經學校檔案館（室）同意，最長不超過三年。要嚴格遵守保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。

（7）規范會計檔案的移交

應按法規執行，會計檔案的移交從接收源頭仔細檢查檢測：①檢查紙質會計檔案的原始會計憑證、賬本、報表等封面上要寫明：全宗名稱、卷（冊）數、起止時間、保管期限，應有學校法人、財務部門負責人、會計主管、出納等簽字，并蓋單位印章;裝訂要規范。②檢測電子會計檔案要符合國家有關電子檔案的規定才能接收。③學校財務部門要編制移交清單，會計檔案移交、接收經辦人要在移交清單上面簽字，寫明時間。并認真清點實物數據相符，防止錯誤發生。規范接收會計檔案。

總之：高職院校財務部門對會計資料歸檔管理工作是自然規律，應嚴格遵守《檔案法》與《會計檔案管理辦法》和財務部門會計資料歸檔工作的基本原則，統籌規劃，精心整理，才能實現學校檔案管理機構及財務部門對會計資料歸檔管理工作達到管理的目的。切實解決高職院校會計檔案在管理過程中存在的問題和矛盾，使高職院校的檔案管理工作上新臺階。

【參考文獻】

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