新時期如何做好醫院人事檔案管理工作

文/巴中市中心醫院 呂丹

隨著近年來科學技術的不斷發展、醫療技術治療不斷更新、醫療改革縱深推進，公立醫院的管理經營模式需要不斷完善。醫院發展改革創新需要人才，在人才競爭越來越激烈的今天，醫院的人力資源管理已經到了一個非常關鍵和重要的地位，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求。但是由于目前很多公立醫院的管理者對人事檔案的管理并不那么重視，使得在醫院人事檔案管理的過程當中不斷出現問題。所以，在新時期我們一定要做好醫院的人事檔案管理工作，通過總結醫院在人事檔案管理工作中所存在的問題，去分析問題產生的原因，并采取措施去解決這些問題，使醫院人事檔案管理工作落后的情況得到改善，同時也通過對加強檔案管理的認識來提高醫院檔案管理人員的綜合素質，使醫院的人事檔案管理工作走上規范化和科學化的道路。

一、網絡信息對醫院人事檔案管理的好處

（一）有利于提高管理人員的工作效率。筆者所在的醫院的人員組成數量是巨大的，人員結構也是復雜的，加上在具體的工作過程中有很大部分都是重復性的工作，所以傳統的人事檔案管理工作就顯得很吃力了。而通過運用網絡信息化技術可以明顯地減少工作量，借助信息技術來取代一些重復性的工作，以最快的速度解決問題，從而有效地提高醫院人事檔案管理工作的工作效率。

（二）提高人事檔案信息的利用率。在傳統的人事檔案管理工作的實施過程中，通常大多都是以紙質的材料為主來進行信息的記錄和保存，這種實物保存的方法非常不方便攜帶，而且在傳遞的過程中也存在著很多問題，容易出現損壞或丟失等，并且使用查找檔案的時候效率很低。不過，通過借助網絡信息化，就能有效地解決這些問題，通過醫院人事檔案管理系統，我們可以構建出電子化的人事檔案信息，再加上備份等技術手段也不會出現丟失、損壞等情況，并且檢索、查找非常便捷高效，進而就能夠最大程度提高醫院人事檔案信息的利用率。

二、新時期如何做好醫院人事檔案管理工作

新時期公立醫院也應當順應時代發展，不斷完善檔案管理工作，加強檔案管理人員的網絡信息化管理意識，構建網絡信息化的人力資源系統。

（一）建立完善的人事檔案管理制度。在醫院日常的人事檔案工作中，建立健全并完善各種規章制度是檔案工作實行依法管理的基礎，只有具備健全的制度，才能真正為人事檔案信息化管理工作提供一個規范、安全、高效的工作環境，借助法律體系來對人事檔案管理資料進行保護，做到依法管理。結合我院實際，檔案管理制度主要包括：立卷歸檔、檔案保管、檔案保密、檔案利用、檔案人員崗位責任制等幾項工作制度，這些制度對檔案的收集、歸檔、安全保護和庫房、設備、保密措施、利用、檔案人員的職責等都做出了明確的要求，只要嚴格按照各項制度進行檔案管理，認真執行工作要求，人事檔案管理必定就能規范、有序進行。

（二）構建良好的網絡信息化人力資源信息系統。人力資源信息本就是人事檔案管理過程中的重要組成部分，其對人事檔案信息管理質量產生的影響也是非常大的。人事檔案工作應與人力資源部門日常工作緊密結合，在開展檔案管理、使用的工作過程中，要以人事檔案信息系統作為重點，通過數字化的具體管理對現有的人事檔案進行整合，來構建更為完善的人事檔案信息資源。

（三）不斷提高人事檔案管理人員的素質與水平。檔案是珍貴、有效的信息資源與載體，檔案管理人員肩負著管理、保護檔案的職責，人事檔案管理人員綜合素質的高低直接影響著人事檔案業務工作的質量以及人事檔案的完整、安全和使用效果。1.人事檔案管理人員應加強政治素質。檔案尤其人事檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作，新時期開展檔案工作必須要保持正確的政治方向，檔案工作人員必須有堅定的政治立場。檔案工作人員應當關注黨和國家的工作大事，圍繞醫院的重點工作，熟悉相關業務知識，結合實際來開展檔案工作。2.人事檔案管理人員應具備良好的學習意識，不斷強化學習。檔案管理人員應該認真學習《檔案法》等有關法律法規，熟悉檔案業務工作，掌握檔案基礎理論知識和操作技能。人事檔案是醫院工作的重要見證、院領導決策的依據和掌握信息的重要來源，檔案的重要功能就是服務，服務于醫院發展。人事檔案涉及面寬，內容繁多，人事檔案工作人員須將各種文件材料經過篩選、整理，組成有機聯系的檔案資料，才能充分發揮其作用。在信息迅速發展的新形勢下，檔案工作人員應加強繼續教育，學習檔案管理的新理念、新技術、新方法，以促進其專業能力和綜合素質的提升；除了加強專業理論知識學習外，還要加大網絡知識、信息技術等學習，以適應新時期檔案工作的需要，進而真正做好醫院人事檔案管理工作。3.人事檔案工作人員應當有強烈的事業心和工作責任感，嚴格遵守檔案工作紀律，牢固樹立服務意識，并具備創新意識。檔案的重要功能即是服務，檔案工作人員就應該為醫院的發展做好服務工作。同時，新形勢下，應當注意提高自己的管理意識，突破傳統的思維模式，在實際的工作過程中將網絡信息技術合理地應用在人事檔案的管理中，促進人事檔案管理信息化技術水平的提高。4.重視人事檔案安全問題的管理。醫院的人事檔案記錄是人力資源的重要載體，一定程度上屬于醫院的工作機密。現在的網絡信息四通八達，面臨網絡開放性，這就要求醫院檔案管理人員不僅要意識到網絡信息化給我們帶來的高效、便捷，同時也要清醒地認識到其中的弊端。檔案管理應做到專人管理，醫院應定期和不定期對檔案管理人員進行保密工作和專業技能的培訓。檔案管理人員一定要強化安全意識，加強人事檔案信息安全管理，嚴格執行保密紀律，嚴格執行登記、審批、借閱、歸還等規定和程序，這樣就能在很大程度上避免醫院人事檔案信息資料出現丟失、泄密、損壞、篡改等現象，維護人事檔案的真實性，保證檔案的安全。檔案室應配備防盜、防火等裝置，檔案使用專用電腦，需加密管理、定期殺毒，重要資料一定要做好備份。除此之外，在實際管理過程中檔案管理人員本身也要養成良好的意識和素養，應結合醫院工作實際建立、修訂應急預案，做好應對各種突發問題的解決措施，進一步增強人事檔案信息化管理的安全性和規范性，進一步提高醫院人事檔案管理工作質量。

三、結語

在網絡信息不斷發展的環境下，要積極轉變觀念，加強對人事檔案管理的認識，將各種信息技術手段合理地應用在醫院人事檔案管理的過程中，順應網絡信息化的發展，主動做好醫院檔案管理工作服務，提高醫院的管理水平。還要對醫院檔案管理工作者進行素質培養，努力培養和造就一批高素質的醫院檔案工作人員隊伍，使醫院人事檔案工作發展適應未來信息社會發展的需要。