機關事業單位干部人事檔案管理研究

文/山西省忻州市紀委監委會黨紀教育中心 劉志凱

干部人事檔案中記載了干部職工個人參加各項學習活動及社會活動的詳細情況，并且是了解干部發展軌跡的重要信息資源，使用人才就必須加強對干部人事檔案的應用，挖掘檔案信息資源，用于衡量干部的才能及素質，確定干部適合哪些崗位及哪類工作，優化人力資源的分配。所以隨著近些年來人事管理制度及體制的改革，必須要優化機關單位的人事檔案管理現狀，切實將新技術和新方法應用到檔案管理中，提升人事檔案管理效率及發揮人事檔案的作用。

一、機關單位干部人事檔案管理存在的問題

隨著基層人事管理體制的改革不斷深化，機關事業單位干部人事管理愈加難以適應新的工作環境，需要實現管理體制、管理模式及管理技術上的調整，才能更好地適應新形勢的變化，達到人事管理對干部人事檔案管理的新工作要求。目前，機關事業單位干部人事檔案管理主要是存在以下問題：

（一）檔案管理人員整體素質偏低。素質不足，并不是體現在個人素質上，而是檔案管理人員缺乏對信息化管理的認識，工作觀念及行為上過于守舊，沒有隨著時代的變化革新傳統的管理方式及措施，以至于機關事業單位干部人事檔案管理效率低下，無法及時實現信息共享，在檔案調動及使用中無法跟上干部崗位變化，難以為人事管理提供充足的檔案信息支持。特別是檔案管理人員自身也缺乏對人事檔案管理創新的認識，沒有認識到檔案管理要求及形勢的變化，無法及時與實際發展接軌，以至于影響了人事檔案管理整體水平，不利于發揮人事檔案的作用。

（二）管理權限糾紛多。干部人事檔案管理權限上的問題，多數是體現在管理體制上。正常情況下，機關事業單位的管理都是以行政化為主導，部門之間會存在一定的級別差異，導致不同的人事檔案管理權限不一樣，整個部門的干部人事管理職責界限不明。但，實際上多數檔案都是由綜合檔案管理部門負責，導致很多檔案在管理中出現了卡殼的現象，不僅降低了人事檔案管理的效率，也難以實現檔案的規范性管理。一旦出現了權限矛盾，就會出現糾紛，出現人檔分離的情況，還會影響機關事業單位工作的照常運行。

（三）檔案管理重視度不高。機關事業單位的領導對干部人事檔案管理缺乏認識，比對其他類型的工作，無法直接展現出自身的活力，導致很多人都覺得干部人事檔案管理很刻板，沒有太大的作用，所以給出的待遇及福利也比較一般，很難吸引專業能力較強的人就職工作。導致機關單位人事檔案管理缺乏自主性，很少會有人主動參與到檔案管理中，影響了人事檔案管理的現代化發展。基于上述問題，機關事業單位應基于新的時代和工作需求，重新制定新的干部人事檔案管理措施，優化及規范人事檔案管理流程，加強對干部人事檔案管理的規劃及工作部署，以提升干部人事檔案管理的效率。

二、機關事業單位干部人事檔案管理的創新措施

為滿足基層事業單位的用人需求，必須要革新傳統的人事檔案管理體系，隨著人事管理體制的改革，提升干部人事檔案管理的效率，引進現代化技術與管理理念，創新檔案管理思想和轉變檔案管理模式，建立新的人事檔案管理模式。

（一）提升干部人事檔案管理的地位，引起領導層的重視。干部人事檔案管理應主動從臺后走向臺前，在人事管理及干部考察、審評中，主動聯系相關部門，提供完整的干部檔案，為人事工作的開展提供信息支持。其次，應完善干部人事檔案管理工作，在機關組織的人才競爭中，定期公布干部學習情況及評級考察情況，讓干部能及時了解自身的檔案信息變化，并將信息及時共享到各個部門中，逐步提升領導層對干部人事檔案管理的認識，以逐步提升干部人事檔案管理的地位。領導層能在人才挖掘及留住人才的過程，看到干部檔案管理工作的價值，自然會注重人事檔案管理工作，在人事檔案管理工作創新與改革中給予支持。鑒于此，機關事業單位干部人事檔案管理工作的創新，要先在機關事業單位的人才競爭中展現出人事檔案管理的價值，及時實現信息共享及交流，將以往被動的檔案管理行為轉變為主動信息共享，讓其他組織及部門能及時得到有效的檔案數據，以此改變干部人事檔案管理的地位。

（二）構建檔案管理系統，規范化實現檔案管理。干部人事檔案管理不能一味地沿用傳統的管理模式，要主動引進大數據技術、計算機技術以及信息技術，開發出符合機關事業單位特點的干部人事檔案管理系統，以提升檔案管理的實用性及使用效率。機關事業單位應通過現代化手段建立完善的檔案管理系統，負責進行單位人才信息收集、整合及反饋、跟蹤查詢等，建立數字檔案及多媒體檔案等，以解決現如今檔案管理效率低下及信息不完善等問題。一方面，單位要組織人事檔案管理人員學習現代信息技術，逐步將計算機技術及大數據技術等落實到檔案管理中，引進或是研發干部人事檔案管理軟件；另一方面，機關事業單位應完善檔案管理制度，明確規定干部人事檔案管理的范疇及流程，運用好電子信息技術實現檔案管理的信息化建設；實施責任到人制度，確保檔案管理各個環節都有專門的人員負責，確保檔案收取及整理來源及取向有跡可循；建立檔案數據庫以保證檔案保存到安全性，實現檔案的紙質化及電子化雙向保存，定期維修及更新管理系統，以優化干部人事檔案管理的效率及安全性。

（三）創新檔案管理方法，優化檔案組織體系。新時期要將新的管理理念應用到干部人事檔案管理中，可以借鑒和學習國外的管理理念及引進外來的管理體制，加強對內部檔案管理人員的培訓及考核，通過專業的理論指導及操作鍛煉，促使檔案管理人員能熟練地掌握新的檔案管理方法，革新傳統的檔案管理方式。為進一步緩解檔案管理的權限問題，加快干部人事檔案管理的現代化進程，應下設分立型檔案工作機構，便于與各部門進行聯系與交流，明確檔案歸屬，實現檔案的統一收集及分類規整，為各部門提供綜合性的信息。因此，機關事業單位，一是要完善干部人事檔案基礎設施建設，完善檔案信息化管理的軟硬件配置，做好檔案信息資源共享的設備配置工作。二是要明確人事檔案管理的目標及流程，統一檔案管理環節，建立規范的檔案系統工程，保證各部門之間的檔案信息共享無阻，能確保各部門能隨時調取相應的檔案，并做好調取記錄。三是要專門建立干部人事檔案檔案數據資源庫，并將檢索頁面設置在內部信息系統中，通過微信、賬號或是QQ登錄進行驗證，為不同級別的干部開放相應的檔案檢索權限，便于干部獲取檔案信息，享受檔案信息服務

三、結語

綜上所述，為了適應機關事業單位的新時期發展，干部人事檔案管理創新，要從體制、技術、方法及思想入手，轉變干部及領導對人事檔案管理的認識，增強全體干部人員對檔案管理的重視；提升干部人事檔案管理人員的專業能力及信息素養，樹立新的檔案管理理念；引進信息技術及大數據技術，實現干部人事檔案管理的現代化及數字化發展。