新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法

文/聊城市婦幼保健院 宋瑩慧

檔案管理為醫(yī)院最重要的工作之一。醫(yī)院檔案是指對醫(yī)院的日常工作及發(fā)展建設進行記錄，以方便相關工作人員查詢，檔案管理工作一直是醫(yī)院里最重要的存在之一。有序、合理的檔案管理不僅可為臨床醫(yī)師治療工作提供有效的病例資料，幫助醫(yī)師掌握全面的疾病史、藥物史、手術史等，也有利于我國在人口質量及各類疾病方面的統(tǒng)計。但目前醫(yī)院檔案形式多種多樣，且工作人員工作量較重，雖說近年來，多數醫(yī)院不斷對檔案管理工作加以重視，并采取相關管理措施，但部分醫(yī)院檔案管理工作仍存在較多問題，常見如檔案混亂、檔案丟失、檔案重復等。這些問題直接對醫(yī)院的日常運營造成了影響，不僅無法充分發(fā)揮患者檔案在臨床治療的優(yōu)點，也增加了檔案管理難度，為此，醫(yī)院務必要對自身檔案管理存在的問題進行分析，并提出相關改進對策。

一、新醫(yī)改背景下完善檔案管理工作的意義

眾所周知，醫(yī)院對于我國人民的身體健康和生命安全而言有著尤為重要的意義。因此在醫(yī)院中，保持良好的工作狀態(tài)成了提升我國人體健康水平的重要條件。而對于醫(yī)院的日常工作而言，檔案管理是重要組成部分。醫(yī)院不僅僅需要做好對患者的診療護理工作，更是需要將日常工作中的各類檔案進行有效管理。對檔案進行標準化、規(guī)范化的管理，可以提升醫(yī)院日常工作效率和質量。而新醫(yī)改也為醫(yī)院檔案管理工作提出了新要求，指出檔案管理工作是醫(yī)院日常工作中的重點，只有將檔案管理工作進一步加強，提高患者檔案質量，才能進一步體現檔案價值，充分發(fā)揮檔案在現代醫(yī)學診療工作中的優(yōu)勢，減輕臨床醫(yī)師診療任務，提高臨床治療效果，為醫(yī)院服務質量提高提供有力保障。由此可見，完善檔案管理工作，在新醫(yī)改背景下有著重要意義。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）部分醫(yī)院未對檔案管理工作引起重視，導致檔案管理混亂。隨著我國醫(yī)療技術的不斷發(fā)展，很多醫(yī)院對于檔案管理工作均采取了一定管理措施，以使檔案管理工作井井有條。但部分醫(yī)院仍舊對檔案管理重視程度不夠，并沒有加以管理措施，導致檔案存檔混亂。再加之部分工作人員綜合素養(yǎng)較低，其認為檔案管理工作并不會對醫(yī)院的整體運營與盈利造成影響，從而工作態(tài)度懶散，對自身工作不負責，且缺乏相關管理人才，使醫(yī)院檔案無法進行有效管理。

（二）醫(yī)院檔案管理相關設備過于老化，缺乏相關工作管理規(guī)章制度。由于部分醫(yī)院經費不足，導致醫(yī)院在實際的檔案管理過程中，所需使用的技術設備過于老化，且工作人員并沒有定時對計算機、空調、打印機等技術設備定期進行維護與保養(yǎng)，極易導致設備在工作過程中出現問題，這在一定程度上，對新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的推行造成了阻礙。除上述情況，很多醫(yī)院并沒有建立一套工作管理規(guī)章制度，并沒有對工作人員的工作質量及態(tài)度起到約束作用，導致檔案管理工作效果較差。

（三）醫(yī)院電子檔案管理方法不完善。隨信息化時代到來，電子檔案的應用越來越普及，但在醫(yī)院電子檔案的建立工作中依然存在較多問題，如一個醫(yī)院HIS系統(tǒng)內存在多套患者電子檔案，且檔案內容重復率較高，無效內容較多，加重了臨床醫(yī)師提取檔案使用的難度，此外醫(yī)院系統(tǒng)防御不完善，易被黑客攻擊，導致患者檔案信息外流。

三、醫(yī)院檔案管理工作相關改進對策

（一）加強對檔案管理工作的重視程度，提高工作人員的綜合素養(yǎng)。為提高醫(yī)院的總體工作質量及發(fā)展水平，醫(yī)院務必要對檔案管理工作加以重視，在進行檔案管理招聘工作時，可適當將招聘門檻及入職后待遇提高，以吸引更多社會人才。定期對工作人員進行培訓工作，在進行培訓工作時，應告知其醫(yī)院檔案工作管理的重要性，以提高其對自身工作的認知程度，培訓完畢后，應根據培訓內容進行考核，以提高其總體業(yè)務水平及綜合素養(yǎng)，使檔案管理工作更加嚴謹、專業(yè)。

（二）根據自身情況適當投入資金，并定制相關管理工作規(guī)章管理制度。如醫(yī)院在檔案管理期間，出現設備老化等問題，醫(yī)院可根據自身情況適當加大資金投入力度，提升計算機系統(tǒng)，同時，工作人員應定期對電腦運行情況、空調、滅火器等設備進行評估與維護，以避免其在使用過程中出現問題。檔案管理工作人員應定期對自身工作進行總結，并加強與同事之間的溝通，以互相吸取經驗。管理層對于工作能力及態(tài)度較好的工作人員應進行表揚，并適當采取獎勵手段，反之，對于工作能力及態(tài)度較差的工作人員，應進行懲罰，如工作人員情節(jié)較為嚴重，可適當考慮辭退，以提升工作人員對檔案管理工作的積極性與工作責任心。除此之外，醫(yī)院可請專業(yè)技術人員，根據醫(yī)院自身運營情況，設立一套計算機檔案管理工作流程，以減輕工作人員的工作量。但醫(yī)院檔案管理工作較為隱私，在使用計算機進行操作時，應加強安全防控，定期更新計算機殺毒軟件，以避免病毒入侵，提高整體檔案管理工作的安全性。

（三）完善電子檔案管理方案方法。針對目前一個醫(yī)院系統(tǒng)存在同一個患者多套檔案的情況，通過推行身份證建檔方式，要求患者入院治療時提供身份證，將患者的所有診療檔案、疾病史、檢查報告等歸納在一個身份證號下，避免多套重復檔案出現，并定期整理患者檔案信息，實時更新其檔案資料，對以往已無效的檔案進行清理，比如部分已死亡患者的檔案，針對患者的詳細住院檔案進行簡化，縮小檔案數據量，提取有效信息如每次診斷結果，患者入院檢查結果等。強化HIS系統(tǒng)的網絡防火墻減少，提高系統(tǒng)安全性，禁止非院內工作登入系統(tǒng)，提高患者電子檔案安全性。此外，有效利用電子檔案的優(yōu)勢，在同地區(qū)醫(yī)院間建立檔案共享機制，明確患者電子檔案的共享途徑，便于患者轉院治療時本地醫(yī)院可迅速獲取患者詳細的電子檔案，實現跨院資源共享。

四、結論

近年來，我國醫(yī)療技術正在不斷改革，對檔案管理工作也正不斷引起重視，并根據自身檔案管理工作出現的問題，采取相關解決措施，以為醫(yī)院的日常運轉及盈利情況奠定豐厚基礎。但就目前來看，醫(yī)院檔案管理工作中仍存在著部分醫(yī)院未對檔案管理工作引起重視、醫(yī)院檔案管理相關設備過于老化、缺乏相關工作管理規(guī)章制度等問題。對于上述問題，應及時采取相關解決對策，本文通過加強對檔案管理工作的重視程度、提高工作人員的綜合素養(yǎng)、根據自身情況適當投入資金、定制相關管理工作規(guī)章管理制度等措施，可將出現的問題合理解決，以充分發(fā)揮檔案管理工作的重要性。此外，充分利用信息技術發(fā)展帶來的優(yōu)勢，在電子檔案管理工作中合理整合電子檔案信息，進一步提高電子檔案質量及使用價值，總之，通過一些檔案管理措施，促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展和我國人民的健康水平。