企業檔案管理的問題、對策與歸檔整理方法

文/武漢金檔科技有限公司 毛靜

現階段隨著我國信息技術的發展和網絡的盛行，信息數據對于企業的發展具有重要的意義，企業管理人員可以通過檔案管理，更好地掌握企業的各種情況，從而使經營決策更加準確。但是當前我國的企業在進行檔案管理的過程中還存在著各種問題，導致檔案信息作用的發揮受到影響。所以企業應該要做好相關問題的解決，并且采取合適的方式進行管理，從而更好地發揮企業經營發展中檔案數據的作用。

一、企業檔案管理過程中存在的問題

（一）對于檔案管理工作的重視程度比較低。相較于企業的其他部門，檔案管理部門并不能夠直接體現自身的價值，不能夠直接為企業帶來經濟效益。在經濟快速發展的時期，大部分企業領導人比較重視一些能夠為企業帶來經濟效益的部門，如業務部、產品部等，所以使得檔案管理部門一直都不能夠得到重視。人們對于檔案管理工作的認識還停留在抄寫、裝訂以及查閱的工作層次中。由于缺乏足夠的重視，對于檔案管理人員的工作態度也有著一定的影響，檔案管理工作的晉升空間比較低，并且缺乏上級領導的監督管理，所以導致大部分工作人員都不能夠認真地對待自身的工作內容，從而影響到檔案管理工作效率的提升，進而影響到檔案數據信息的完整性以及實效性。

（二）基礎環節缺乏規范性。由于企業在發展的過程中會經歷不同的階段，所以在不同的時期對于檔案管理工作的要求也就不一樣，在標準、制度、方法等方面存在著差異，這就導致檔案管理工作的基礎環節的工作中，出現一些混亂的局面。如：一般單位都是使用16開的辦公用紙為擬稿紙，而文件則是使用A4格式的紙張，所以在進行文件整理的過程中，就會導致紙張大小不一，使文檔視覺效果受到影響，同時對于查閱以及文檔編號等也會產生一定的影響。

（三）缺乏完善的軟硬件設施。檔案數據信息是在企業的發展過程中產生的數據資料，所以隨著企業不斷地發展壯大，導致檔案數量不斷地增加，特別是近些年，國家的經濟、社會、科技等都在快速的發展，檔案數量的驟增也給檔案管理工作帶來了一定的壓力，同時由于缺乏企業領導人員的重視程度，導致缺乏一些提升檔案管理工作的軟硬件設施，造成檔案管理工作效率越來越低。而有些企業的檔案室存在著狹小、潮濕等缺點，一些防范措施不能夠做到位，導致檔案數據資料的質量受到影響。

二、改善企業檔案管理的有效措施

（一）提高對于企業檔案管理工作的重視程度。作為影響企業發展的重要因素，企業的管理人員應該要重視檔案管理工作在企業發展中的重要因素，不能單純地以經濟錢的眼光看待檔案管理工作，要充分地認識到各種檔案數據信息對于企業運行和發展的重要性。如：人事檔案能夠全面地反映企業員工的工作經歷以及個人工作能力，會計檔案能夠反映企業的財務資金的運行情況，文書檔案能夠反映企業的發展歷史。要將檔案管理工作列入企業發展戰略中，并且通過會議召開等方式做好檔案管理工作的宣傳，提高檔案管理工作在企業中的地位。增加檔案管理的資金支持，從而更好地促進檔案管理工作的開展。

（二）做好公文制發工作。公文制發工作的效果對于公文本身的質量有著重要的影響，同時對于后期的檔案編制工作也有著對應的影響。是影響檔案質量的一個重要因素。所以這就要求我們的企業做好公文制發工作，具體的主要是要做好紙張的質量尺度要進行統一的規定，要做到簽發的手續要確保齊全，不存在漏少的現象，要確保字跡清晰、格式統一，落款、日期正確等。相應的檔案管理人員要做好監督管理工作，要能夠及時地發現相應的問題，并且及時修改，從而為檔案管理工作的規范化提供一定的條件。

（三）加強檔案管理的現代化建設。當前我國的科學技術不斷地發展進步，各種信息技術、計算機技術也在不斷地發展，所以當前我國的企業應該要積極引入先進的技術，進行檔案管理工作的信息化建設，提高檔案管理工作的信息化、自動化水平，以技術設備來提高數據信息的收集、整理速度，并且可以采用先進的技術搭建信息管理平臺以及檢索平臺，使企業員工能夠通過電腦就能夠查閱自身所需要的檔案數據資料。在引入先進技術的同時，還要加強管理人員的技術操作水平，提高管理人員對于先進技術的了解程度，優化管理人員的構架，引入一些技術性人才，從而更好地實現企業檔案管理的現代化建設。

三、歸檔整理的方法介紹

（一）文書檔案歸檔整理方法。文書檔案歸檔整理過程中主要是有四個步驟，分別是收集檔案資料、文件分類和排列、檔號編制以及文件裝訂。首先企業在收集檔案資料的過程中要重視檔案資料的完整性，在進行收集的過程中，要重視企業會議記錄材料以及人事變動材料以及相關的工作報表等材料的收集。其次在進行文件整理過程中，可以采用“誰形成、誰整理”的方式來約束文件整理，在進行分類時則是可以根據時間或者事由來進行分類。再次是檔號編制工作，檔案資料能夠按照一定的順利進行規范排列，采用什么方式進行編制并沒有具體的方式，管理人員可以采用數字、字母、符號等進行編號。最后就是做好相應的裝訂，裝訂工作應該要將同類型相關材料進行裝訂在一起，并且還應該要注意裝訂的厚度，盡可能地為了查閱方便控制好相應的厚度。

（二）工程檔案歸檔整理方法。工程檔案在進行數據信息收集的過程中，要做好全面收集的工作，同時還應該要避免出現重復收集的問題。首先在進行整理的過程中，工程文件還是由形成單位來進行相應的規定整理并且進行相應的管理。其次當項目工程結束之后，再上交主管領導進行審核審批，然后在交由檔案管理部門進行管理。再次就是工程檔案的文檔資料的線條、字跡、圖像要清晰明確，可以采用一些比較好質量比較好的紙張，要禁止使用鉛筆圓珠筆進行書寫。最后在歸檔的過程中，要規范的整理工程文件資料，做好歸檔目錄的編制工作。

四、小結

新時期，我國的企業想要獲得良好的生存和發展，就要充分地認識到檔案數據信息對于企業各項工作開展的重要性。當前大多數的企業領導人缺乏對于內部檔案管理工作的重視，導致檔案管理工作在開展的過程中存在著諸多的問題，如：缺乏相應的配套設施、基礎環節不規范等。所以企業管理人員應該加強對于檔案管理工作的重視程度，優化檔案管理工作，并且積極引入一些先進的技術設備，構建信息交流平臺，提升檔案管理工作的信息化水平，解放檔案管理勞動力。工作人員在進行檔案歸檔的過程中，還應該要嚴格地按照相應的標準來進行歸檔，要做到規范化標準化，從而確保檔案資料的質量，進而更好的發揮檔案數據在企業發展中的作用。