事業單位檔案管理創新思路探究

文/承德市市場監督管理局 吳巧玲

事業單位是我國政府領導的社會服務組織，檔案管理工作作為事業單位的重要組成部分，長期以來并沒有得到真正的重視，存在著諸多管理問題。為了能夠有效解決這些存在的弊端，必須要加以重視，積極進行創新。

一、事業單位檔案管理的原則

（一）制定制度和執行制度的原則。制度是保證執行的前提條件，檔案管理工作為了能夠提高自身的管理效率和質量，結合實際情況進行不斷的完善和創新，在進行制度實施的時候應該由領導和管理人員一同完成，制度得到明確之后，相關管理人員必須要熟練掌握相關規定和標準，并且將其靈活地運用到實際管理工作中，嚴格地按照相關規定和標準進行執行。不斷地改善和創新制度，嚴格的執行，才能夠不斷地規范檔案管理工作，最終保證了管理工作的高效和質量。

（二）確定職責和保護權益的原則。事業單位領導主要是指高層領導和部門領導，在進行檔案管理的時候應該要讓高層領導重視，并且對相應的部門進行授權，才能夠真正地落實管理工作，管理人員定期地向領導匯報實際工作。部門領導的主要責任就是明確整個檔案管理工作的各個環節責任，部門領導必須要做好整個檔案管理工作的統籌工作，并且要積極落實每項管理工作，工作的時候部門領導對管理人員的不當之處必須要及時地指出，并且給予相應的建議進行改進和完善，監督每個管理人員的工作執行情況。另外，在進行管理的時候應該堅持以人為本的基本原則，部門領導必須要重視和關心管理人員的工作情緒，保護每個管理人員的合法權益，最終保證檔案管理工作能夠得到正常的運行。

（三）靈活又規范的原則。我國對于事業單位具有一套管理方法，在進行檔案管理的時候必須要嚴格按照我國國家相關法律法規進行管理制度的完善和創新，不能隨意更改，我國事業單位本身的屬性就是非營利性質，并且在每個領域都具有事業單位，事業單位本身的性質具有較大的差異性，最終造成了事業單位的工作內容和特性具有一定的差異性，不能選擇同種的檔案管理制度，否則就會給事業單位的檔案管理工作帶來巨大的困難和阻礙，必須要結合自身的實際情況進行不斷的完善和創新，最終才能夠保證檔案管理工作既靈活又規范。

二、新時期事業單位檔案管理的現狀

（一）事業單位不夠重視檔案管理。大部分事業單位的領導并沒有真正的重視檔案管理工作，認為檔案管理工作的作用比較小，員工們在進行資料查找的時候才能夠應用到檔案，檔案管理意識的薄弱直接影響到檔案管理工作的效率和質量，最終導致資料和檔案查詢的時間比較長，影響到員工們的積極性和工作熱情。另外，檔案管理工作并沒有投入大量的人力以及財力等，最終導致資料管理十分的混亂，檔案管理理念的滯后導致檔案管理工作十分的枯燥、機械，最終不能直接應用資料，甚至領導還需要對資料進行一定的價值篩選，導致檔案管理工作并不是十分的規范，影響到檔案管理工作的保密性，無法實現管理理念的突破和創新。

（二）事業單位檔案管理手段落后。事業單位本身的檔案管理手段比較滯后，最終造成了硬件嚴重的不足，遠遠不能滿足新時代發展的基本需求，檔案管理工作由于沒有受到長期的重視，導致資金一直都很缺乏，檔案設施十分的落后，導致庫房存在著諸多易燃易爆的物品。檔案管理模式十分的落后，現代程度比較低，導致計算機信息技術的普及程度比較低，大部分的事業單位員工依然選擇了十分傳統的管理手段。檔案管理業務的基礎比較薄弱，大部分事業單位并沒有開展檔案鑒定工作，員工們往往會憑借自身的經驗管理檔案，從而埋下了安全隱患。

（三）事業單位檔案管理人員水平和素質偏低。事業單位在進行檔案管理人員招聘的時候并沒有嚴格的控制選拔制度，甚至對工作經驗等沒有要求，直接影響到我國事業單位檔案管理人員的綜合素質和專業技術水平，還會安排其他崗位的人員兼職檔案管理人員，降低了檔案管理效率。檔案管理人員自身的綜合素質比較低，其主要可以體現在耐心比較低以及責任心比較低，檔案收集和管理的時候沒有嚴謹，從而給其他部門帶來了一定的影響。

三、現階段事業單位檔案管理的創新思路

（一）創新管理理念。隨著新時代的快速發展，事業單位檔案管理工作必須要加強自身管理理念的創新步伐，才能夠緊跟時代發展的步伐，提高事業單位員工們的檔案管理意識，從而鼓勵員工們發表意見，提高員工們的參與度，同時還能夠調動員工們的積極性和工作熱情。必須要提高檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度，要求領導能夠充分地意識到每個員工的重要作用，并且給優秀的員工一定的獎勵，從而打造一個良好的工作氛圍，盡量地幫助每個員工們能夠在平凡的崗位上發光發熱，為社會的發展貢獻力量，促進事業單位的發展。必須要重視事業單位檔案管理的創新工作，積極引用比較優秀的經驗和案例，結合自身的實際情況進行有機的結合和創新，才能夠真正地提高事業單位檔案管理工作的效率。

（二）加大資金投入，引進先進的管理手段。新時代檔案管理工作的順利與否與其他部門的協助息息相關，應該積極的促使每個員工參與到檔案管理工作中，政府部門必須要不斷地增加資金的投入，不僅能夠幫助事業單位檔案管理引進全新的管理設備和工具，還能夠有效為事業單位檔案管理人員提供更多的實踐經驗和交流機會，全方面地開展檔案管理工作。所以，必須要重視工具的創新工作，也是創新管理和模式的主要途徑之一，對于檔案管理人員來講具有較高的要求，不僅需要掌握基礎的計算機技術知識，還必須要不斷地提高自身的計算機操作經驗和能力，才能夠高效率完成檔案管理工作。通過多元化管理方式的綜合運用能夠進一步提高檔案管理效率和水平，對于比較重要的檔案必須要做好雙重保障工作，即進行紙質與電子文檔的雙重保管，并且將責任應該落實到固定員工身上，才能夠有效保證檔案的鑒定工作。對于檔案工作的保密工作應該加以重視，積極地做好檔案信息資源的開發工作，充分利用網絡技術和信息技術實現檔案管理工作模式和方式的創新，最終保證信息的高效性、準確性和真實性。

（三）完善和創新事業單位檔案管理機制。事業檔案管理工作作為整個事業單位運行的基礎條件之一，必須要進行不斷的完善和創新，結合自身的實際情況選擇比較先進、適合的檔案管理模式，結合自身的實際情況不斷地完善和創新管理制度，不僅需要做好內部員工的約束工作，還應該能夠起到約束領導的作用，避免任人唯親的現象發生。事業單位檔案管理制度必須要符合大部分員工們的利益需求，應該組織員工們開展討論工作，將意見提交給檔案管理部門。檔案管理機制的完善和創新必須要落實到每個環節，不僅要包括十分具體的細節，比如工作準則、管理要求以及人性化懲罰措施等，還應該加強檔案管理人員的警惕性，做好保密工作和保存工作，才能夠從根本上降低檔案管理工作的風險和安全。檔案管理制度必須要重視檔案信息安全的基礎上進行建設，當今時代作為信息時代，信息資料的安全受到了社會各界的廣泛關注和重視，在進行網絡技術和信息技術應用的同時難免受到網絡病毒的攻擊和入侵，安全制度顯得尤為重要，必須要做好電子檔案的保護和保管工作，通過多樣化的安全手段保證檔案信息資料的安全。

四、結束語

事業單位作為社會發展的重要組成部分，檔案管理工作應該予以重視，充分地發揮出檔案資料的作用和價值，才能夠保證事業單位的發展，不斷地進行創新，加強檔案管理工作的效率和水平，最終促進社會的發展。