智慧城市背景下城建檔案管理研究

文/廈門(mén)市城市建設(shè)檔案館 呂海清

進(jìn)入21世紀(jì)后，城市化建設(shè)呈現(xiàn)快速化發(fā)展態(tài)勢(shì)，而在城市建設(shè)事業(yè)飛速發(fā)展使人們生活質(zhì)量有效改善的同時(shí)，因過(guò)度生產(chǎn)所致的人口壓力問(wèn)題和資源環(huán)境問(wèn)題也愈發(fā)嚴(yán)重。在此背景下，依托于現(xiàn)代城市建設(shè)理念所提出的智慧城市概念越來(lái)越被各行各業(yè)所認(rèn)可并重視，但是，針對(duì)智慧城市背景下的實(shí)際城市建設(shè)工作，卻又存有城建檔案管理水平較低的普遍問(wèn)題，因此，如何創(chuàng)新當(dāng)前城建檔案管理模式，不僅是智慧城市理念推廣的必然需求，也是當(dāng)代城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、傳統(tǒng)城建檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）城建信息收集困難。伴隨著我國(guó)城市建設(shè)事業(yè)的深入發(fā)展，城市建設(shè)工作逐漸呈現(xiàn)多樣化和規(guī)模化發(fā)展趨勢(shì)，尤其是城市建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量的爆發(fā)式增長(zhǎng)，使得城建檔案管理工作難度與日俱增，在此背景下，若依舊沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，必然會(huì)給管理人員帶來(lái)較大的工作壓力，不僅不利于保障檔案管理的準(zhǔn)確性和合理性，同時(shí)還使得檔案管理工作陷入發(fā)展瓶頸。同時(shí)，基于量級(jí)化的城建檔案信息，原有檔案管理模式已經(jīng)不再適合，尤其是在檔案信息收集層面，越來(lái)越復(fù)雜的檔案信息使得收集過(guò)程更加困難，很不利于檔案管理人員保質(zhì)完成任務(wù)。

（二）檔案管理模式落后。在傳統(tǒng)城建檔案管理模式中，建檔、移交、歸檔、利用共同構(gòu)成了檔案管理的全過(guò)程，但是，伴隨著城建工作的規(guī)模化發(fā)展，想要城建檔案進(jìn)行統(tǒng)一化管理已經(jīng)不再可能，取而代之的則是更加符合現(xiàn)代管理理念的信息管理模式。然而，從目前信息化城建檔案管理模式推廣應(yīng)用情況來(lái)看，由于城建檔案部門(mén)對(duì)信息管理技術(shù)仍缺乏足夠認(rèn)識(shí)，使得電子檔案依舊面臨較大的技術(shù)漏洞，這一方面導(dǎo)致創(chuàng)新城建檔案管理工作受到嚴(yán)重限制，另一方面也出現(xiàn)了數(shù)據(jù)丟失、信息泄露等原有檔案管理模式中不曾存在的全新管理問(wèn)題，很不利于城建檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

二、智慧城市背景下城建檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）管理模式相互沖擊。在信息技術(shù)發(fā)展背景下，原有城建檔案管理模式勢(shì)必會(huì)與信息化城建檔案管理模式發(fā)生沖突，其中，基于智慧城市概念的提出，不僅城建檔案管理工作的管理方法和管理形式會(huì)發(fā)生明顯改變，同時(shí)檔案載體也會(huì)由紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案，這意味著城建檔案管理工作會(huì)面臨較大的變革風(fēng)險(xiǎn)，而如何引導(dǎo)其安全度過(guò)變革時(shí)期，是智慧城市背景下城建檔案管理工作創(chuàng)新面臨的主要問(wèn)題。

（二）信息載體無(wú)法共存。伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電力檔案勢(shì)必會(huì)成為城建檔案管理工作的主要信息載體，但是，并非所有檔案信息都完全可交付給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行處理，雖然電力檔案擁有紙質(zhì)檔案所不具備的諸多優(yōu)點(diǎn)，但想要短期內(nèi)將紙質(zhì)檔案完全替換為電子檔案并不可能。在此基礎(chǔ)上，電力檔案與紙質(zhì)檔案的共存會(huì)成為事實(shí)，而如何處理二者之間關(guān)系，是當(dāng)前階段城建檔案管理人員的主要難題。同時(shí)，由于目前電力檔案技術(shù)還處于相對(duì)起步階段，因此是否能夠信賴電力檔案的安全性，仍是一件需要商榷的問(wèn)題。

（三）管理隊(duì)伍水平較低。管理手段的進(jìn)步必須依賴更加優(yōu)秀的管理隊(duì)伍，但從目前我國(guó)城建檔案管理工作情況來(lái)看，以管理人員信息素養(yǎng)較低、管理意識(shí)較差為主的問(wèn)題依舊存在，同時(shí)，在智慧城市背景下，人們對(duì)于城建工作科學(xué)性和公開(kāi)性的要求更高，因此如何處理城建檔案管理人員素質(zhì)較差問(wèn)題，是當(dāng)前階段城建檔案管理事業(yè)謀求創(chuàng)新發(fā)展的首要面對(duì)課題。此外，伴隨著智慧城市概念的深入推廣以及現(xiàn)代檔案管理手段的不斷發(fā)展，如何就現(xiàn)有檔案服務(wù)水平進(jìn)行提高，同樣也十分重要。

三、智慧城市背景下城建檔案管理的價(jià)值

（一）有助于改善檔案管理效率。在傳統(tǒng)城建檔案管理模式中，由于尚不具備先進(jìn)的信息管理手段，因此所有管理工作需受到管理人員自身素質(zhì)的限制，這就意味著管理過(guò)程極易受到人為影響而出現(xiàn)錯(cuò)誤。而基于智慧城市背景下的信息化檔案管理模式，城建檔案管理工作效率會(huì)得到有效改善，因人為失誤所致的信息錯(cuò)誤問(wèn)題將徹底解決。

（二）有助于保障城建工作穩(wěn)定。基于城建檔案管理工作，一直以來(lái)其對(duì)于城建工作最大的價(jià)值在于保障城建工作的規(guī)范性和科學(xué)性，言外之意，城建檔案管理工作與城建設(shè)計(jì)工作共同構(gòu)成了城建工作前提。在此背景下，智慧城市概念使得信息化檔案管理理念得到有效推廣，這一方面使城建檔案管理的重要性更加凸顯，另一方面也在一定程度上為城建工作提供了更加有力的科學(xué)保障。

（三）有助于提高城建經(jīng)濟(jì)效益。在現(xiàn)代城建檔案管理理念要求下，檔案管理工作已經(jīng)不再是單一的施工過(guò)程信息管理，而是更加強(qiáng)調(diào)對(duì)城建工作進(jìn)行預(yù)測(cè)和控制，其中，包括成本管理在內(nèi)的諸多管理層面將兼具科學(xué)性和長(zhǎng)遠(yuǎn)性，不僅有助于保障城建工作長(zhǎng)期健康發(fā)展，同時(shí)還能夠從根本上幫助城建人員規(guī)避建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，降低企業(yè)不必要的人力物力成本。

四、智慧城市背景下城建檔案管理工作的創(chuàng)新方法

（一）加大信息投入力度，構(gòu)建現(xiàn)代管理系統(tǒng)。基于智慧城市背景下對(duì)于信息化城建檔案管理技術(shù)的重視，應(yīng)逐步加大信息技術(shù)投入力度，盡快建成集檔案存儲(chǔ)、檔案查詢、信息預(yù)測(cè)等功能為一體的現(xiàn)代城建檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理人員提供最便捷的管理工具。同時(shí)，應(yīng)依托于國(guó)家制定的信息化管理制度，不斷就智慧城市背景下的全新城建檔案管理機(jī)制進(jìn)行健全，其中，除了應(yīng)落實(shí)網(wǎng)絡(luò)信息安全保障機(jī)制以解決電子檔案安全性問(wèn)題外，還應(yīng)盡可能營(yíng)造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為改善在線城建檔案服務(wù)水平奠定基礎(chǔ)。

（二）完善信息管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)信息人才培養(yǎng)。為確保智慧城市背景下城建檔案管理工作開(kāi)展的科學(xué)性和合理性，應(yīng)盡快完善信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并逐步在整個(gè)城建檔案管理行業(yè)內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一，同時(shí)，在日常城建檔案管理過(guò)程中，應(yīng)秉承統(tǒng)一化和原則化的管理原則，充分發(fā)揮強(qiáng)制性法律法規(guī)管理能效，確保管理工作始終處于良好運(yùn)行狀態(tài)。此外，基于智慧城市背景下城建檔案管理工作對(duì)于現(xiàn)代高素質(zhì)信息管理人才的迫切需求，除了需進(jìn)一步落實(shí)人才選拔機(jī)制、加快人才隊(duì)伍建設(shè)外，還應(yīng)借助定期的內(nèi)部宣傳教育有效挖掘已有城建檔案管理人員的主觀學(xué)習(xí)意識(shí)，使其不斷為提升自身信息素養(yǎng)而付出努力。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上，本文基于智慧城市背景下的城建檔案管理工作，詳細(xì)分析了當(dāng)前階段城建檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和存在的價(jià)值，同時(shí)也結(jié)合智慧城市背景下城建工作的特點(diǎn)分析了城建檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的具體方法，其中，面對(duì)智慧城市理念對(duì)于城建檔案管理工作要求逐漸提高的現(xiàn)狀，城建檔案管理人員只有進(jìn)一步深化認(rèn)識(shí)，并借助更加先進(jìn)的硬件技術(shù)構(gòu)建更加完整的信息化檔案管理系統(tǒng)，才能有效提高城建檔案管理水平，才能推動(dòng)智慧城市理念以及現(xiàn)代城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。